Trong ngành dịch vụ catering, sự khác biệt giữa lời và lỗ không nằm ở những món ăn đặc sắc, mà nằm ở khả năng kiểm soát khẩu phần và chi phí từng món ăn một cách chi tiết và chính xác. Thiết kế thực đơn đẹp là một việc, nhưng đảm bảo khẩu phần hợp lý và cost nằm trong giới hạn tài chính cho phép mới là yếu tố quyết định tính bền vững của doanh nghiệp catering. Bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng nền tảng kiểm soát khẩu phần và chi phí hiệu quả – từ cách định lượng đến công cụ tính toán và mẫu biểu kiểm soát.
1. Vì sao khẩu phần và định lượng là yếu tố sống còn
Nếu khẩu phần quá ít, khách cảm thấy thiếu hụt, thất vọng, ảnh hưởng đến cảm nhận và thương hiệu. Ngược lại, nếu khẩu phần quá nhiều, không chỉ gây lãng phí mà còn ảnh hưởng đến tốc độ phục vụ, chất lượng món và chi phí nguyên vật liệu.
Khẩu phần hợp lý giúp:
-
Đảm bảo đủ dinh dưỡng và cảm giác no phù hợp
-
Tạo sự đồng đều giữa các khách mời trong cùng sự kiện
-
Giúp đầu bếp chủ động chuẩn bị theo số lượng khách
-
Hạn chế lãng phí thực phẩm và chi phí phát sinh
Việc định lượng theo cảm tính sẽ dẫn đến sai lệch lớn trong các sự kiện đông người, đặc biệt khi phải phục vụ từ 100 – 500 khách trở lên.
2. Cách xây dựng bảng định mức khẩu phần chuẩn
Bảng định mức khẩu phần là công cụ giúp đội ngũ bếp biết chính xác lượng nguyên liệu cần chuẩn bị cho mỗi món, trên mỗi khách mời. Một số nguyên tắc cơ bản:
-
Phân chia theo từng loại món: món chính, món phụ, món tráng miệng
-
Xác định khẩu phần tiêu chuẩn theo gram (g), ml hoặc khẩu phần ăn (portion)
-
Điều chỉnh theo nhóm khách: người lớn, trẻ em, người ăn chay, người già
-
Tính dư 5–10% cho món được ưa chuộng hoặc món có xu hướng dùng nhiều
Ví dụ khẩu phần món chính có thể gồm: 150g protein + 100g tinh bột + 50g rau. Với buffet, cần xác định tổng thực phẩm theo số người, sau đó chia ra tỷ lệ từng nhóm món.
3. Công thức tính cost món ăn và xác lập giá bán
Tính cost đúng là tiền đề để định giá bán và đảm bảo lợi nhuận. Công thức phổ biến:
Food Cost (%) = (Chi phí nguyên liệu / Giá bán) x 100
Từ đó, muốn xác lập giá bán, dùng công thức:
Giá bán = Chi phí nguyên liệu / Food Cost mong muốn
Ví dụ: món ăn có chi phí nguyên liệu là 45.000 VNĐ, và bạn muốn food cost dưới 30%, thì giá bán phải tối thiểu là 150.000 VNĐ.
Khi xây dựng menu catering, cần tính cost từng món riêng và cả combo/gói dịch vụ để đảm bảo tổng cost không vượt giới hạn ngân sách của sự kiện.
4. Gợi ý mẫu bảng cost control theo sự kiện và theo quý
Một bảng cost control cơ bản gồm các cột sau:
-
Tên món ăn
-
Nguyên liệu chính
-
Định lượng mỗi nguyên liệu
-
Đơn giá từng nguyên liệu
-
Tổng cost món
-
Giá bán dự kiến
-
Food cost %
-
Ghi chú (dự phòng, nguyên liệu thay thế, lưu ý vận chuyển)
Ngoài việc lập bảng cho từng sự kiện, nên tổng hợp theo tháng hoặc theo quý để đánh giá:
-
Món nào có cost cao nhất – lợi nhuận thấp
-
Món nào được chọn nhiều nhất – cần tối ưu khẩu phần
-
Tỷ lệ food cost toàn bộ dịch vụ có nằm trong giới hạn kế hoạch hay không
Phân tích theo thời gian giúp xây dựng chiến lược giá linh hoạt và cải thiện hiệu quả tài chính toàn hệ thống.
Kết luận
Kiểm soát khẩu phần và cost control là kỹ năng bắt buộc với bất kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ catering chuyên nghiệp nào. Chỉ cần sai lệch 10–15% định lượng trong một sự kiện cũng có thể gây ảnh hưởng hàng chục triệu đồng, chưa kể đến trải nghiệm khách hàng. Do đó, quản trị bằng số liệu, mẫu biểu và quy trình rõ ràng là chìa khóa để duy trì chất lượng đồng đều, kiểm soát ngân sách và tăng trưởng bền vững. Bài viết tiếp theo sẽ tập trung vào các yếu tố vận hành: chuẩn bị bếp, đóng gói, vận chuyển và setup onsite – các bước “hậu trường” quyết định thành bại của một thực đơn catering dù đã được lên kế hoạch kỹ lưỡng.