Vận hành Bếp #3: Lập phiếu đặt hàng và chuẩn bị kho nguyên liệu theo nhóm

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến bếp mất kiểm soát vận hành là việc đặt hàng và chuẩn bị nguyên liệu thiếu tổ chức. Khi nguyên liệu bị giao trễ, phân loại sai nhóm, nhập kho lộn xộn hoặc không rõ trách nhiệm, hệ quả là: bếp rối, ca làm chậm, món bị lỗi, đội cost tăng và ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Do đó, bên cạnh việc xây dựng thực đơn và dự toán nguyên liệu chính xác, người quản lý bếp cần chủ động hệ thống hóa quy trình đặt hàng và tổ chức kho nguyên liệu. Việc này không chỉ đảm bảo nguyên liệu đúng – đủ – đúng lúc mà còn giúp phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận: mua hàng, kho, sơ chế và sản xuất.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lập phiếu đặt hàng chuyên nghiệp theo nhóm nguyên liệu, lên kế hoạch nhập kho theo block thời gian sự kiện và tổ chức kho hợp lý theo từng trạm chế biến.

1. Hệ thống hóa quy trình đặt hàng giúp chủ động kiểm soát hàng hóa và tránh thiếu hụt

Một hệ thống đặt hàng chuẩn giúp:

• Tránh quên nguyên liệu do đặt thủ công hoặc ghi chú rời rạc

• Biết chính xác số lượng, đơn vị tính, thời gian giao và người chịu trách nhiệm nhận hàng

• Giao tiếp rõ ràng giữa bộ phận bếp – mua hàng – kho

• Tách bạch nhóm nguyên liệu dễ hư hỏng để ưu tiên nhập gần giờ sản xuất

• Chuẩn hóa thành biểu mẫu lặp lại cho các lần phục vụ khác nhau

Khi không có hệ thống đặt hàng chuẩn:

• Dễ đặt trùng, sai nhóm, sai đơn vị tính

• Nguyên liệu không được chuẩn bị đúng thứ tự xuất bếp

• Nhân viên không biết hàng nào đã có – hàng nào còn thiếu

2. Rủi ro khi phân nhóm nguyên liệu không đúng

Việc phân nhóm nguyên liệu không hợp lý sẽ kéo theo nhiều hệ quả nghiêm trọng:

• Đặt nguyên liệu đông sớm quá dẫn đến đầy kho lạnh, ảnh hưởng bảo quản

• Nhập nguyên liệu tươi quá trễ khiến sơ chế không kịp tiến độ

• Lẫn lộn nhóm gia vị khô – nước sốt – đồ đóng gói khiến nhân sự tìm hàng khó khăn

• Kho không bố trí đúng khu vực lưu trữ: khô – mát – đông – lạnh → giảm chất lượng

Vì vậy, mỗi nhóm nguyên liệu cần được phân rõ ràng ngay từ bước lập phiếu đặt hàng để:

• Giao đúng nhà cung cấp theo dòng sản phẩm

• Sắp xếp lịch giao hàng phù hợp theo từng khung giờ/ca làm

• Chủ động sắp xếp kho, luân chuyển và kiểm kê chính xác

3. Hướng dẫn lập phiếu đặt hàng theo nhóm nguyên liệu (khô – tươi – đông – daily)

Mỗi phiếu đặt hàng cần được chia thành 4 nhóm nguyên liệu chính:

• Nguyên liệu khô:

  • Gạo, mì, đậu, đường, muối, bột, gia vị dạng hạt…

  • Thường đặt theo tuần, ít bị ảnh hưởng bởi điều kiện thời tiết

• Nguyên liệu tươi sống:

  • Rau củ, thịt cá, hải sản chưa sơ chế

  • Dễ hư, cần đặt sát giờ sơ chế và có phương án bảo quản tốt

• Nguyên liệu đông lạnh:

  • Món sơ chế sẵn, thịt đông, hải sản đông, nguyên liệu nhập khẩu

  • Cần tính thời gian rã đông, xếp kho và tiêu chuẩn bảo quản

• Nguyên liệu cần theo ngày (daily):

  • Hoa tươi, rau gia vị đặc thù, món ăn thử khách order đặc biệt

  • Cần phiếu riêng, đặt mỗi sáng hoặc theo block thời gian gấp

Cấu trúc phiếu đặt hàng tiêu chuẩn gồm:

• Tên nguyên liệu

• Đơn vị tính (kg, lít, bó, túi, thùng…)

• Số lượng cần đặt

• Nhà cung cấp

• Ngày giờ yêu cầu giao hàng

• Người xác nhận và người nhận hàng

Phiếu nên được lập bằng bảng Excel hoặc phần mềm quản lý kho có mã nguyên liệu, giúp trích xuất nhanh – dễ tổng hợp – kiểm soát lặp lại.

4. Kế hoạch nhập kho theo block thời gian sự kiện

Khi tổ chức bếp cho sự kiện lớn, cần chia lịch nhập nguyên liệu thành nhiều block, mỗi block tương ứng với một mốc thời gian cụ thể.

• Block 1 – 2 ngày trước sự kiện:

  • Nhập toàn bộ nguyên liệu khô

  • Một phần nguyên liệu đông cần rã đông trước

• Block 1 ngày trước:

  • Nhập nguyên liệu tươi phục vụ sơ chế sớm (rau, thịt, cá)

  • Bắt đầu phân bổ về từng trạm sơ chế

• Block sáng ngày phục vụ:

  • Nhập nguyên liệu cần giữ độ tươi: rau sống, topping, hoa trang trí

  • Kiểm tra tồn kho, xác nhận chốt nguyên liệu lần cuối

Việc chia block giúp:

• Tránh tắc nghẽn khi nhận hàng ồ ạt

• Bố trí đủ người nhận hàng và kiểm tra chất lượng

• Đảm bảo phân phối hợp lý, không gây quá tải khu sơ chế

5. Mẫu kế hoạch phân phối nguyên liệu theo trạm

Sau khi nguyên liệu được nhập kho và kiểm kê, bước tiếp theo là phân bổ về các trạm chế biến. Mỗi trạm (station) cần được cung cấp nguyên liệu đúng món – đúng số lượng – đúng thời điểm.

Các trạm thường gặp:

• Trạm nóng (main hot)

• Trạm salad (cold line)

• Trạm món chiên – nướng

• Trạm tráng miệng – topping

• Trạm gia vị – nước sốt

Cấu trúc kế hoạch phân phối gồm:

• Tên nguyên liệu

• Số lượng phân bổ

• Trạm sử dụng

• Thời gian giao về trạm

• Người nhận – người đối chiếu

Có thể thực hiện trên Google Sheet hoặc bảng phân công nội bộ in sẵn. Mỗi trạm nên có checklist kiểm hàng riêng, ký xác nhận để tránh thiếu sót và đối chiếu sau ca.

Kết luận

Lập phiếu đặt hàng và tổ chức kho nguyên liệu không phải là công việc hành chính, mà là một mắt xích chiến lược trong chuỗi vận hành bếp chuyên nghiệp. Khi bạn biết cách phân nhóm nguyên liệu, lên lịch nhập hàng khoa học và phân bổ về đúng trạm, toàn bộ hệ thống sẽ vận hành trơn tru, tránh thất thoát và tăng tính chủ động.

Đây cũng là cơ sở để chuẩn hóa mô hình bếp nếu bạn muốn mở rộng, nhượng quyền hoặc xây dựng SOP vận hành cho đội ngũ kế thừa. Một nhà bếp chuyên nghiệp bắt đầu từ bảng đặt hàng được viết bài bản.