Ẩm thực

Vận hành Bếp #2: Thiết lập thực đơn và dự toán nguyên liệu theo mô hình sự kiện

Trong mọi mô hình tổ chức bếp – từ nhà hàng đến khách sạn hay các dịch vụ tiệc lưu động – thực đơn chính là “bản thiết kế đầu tiên” cho toàn bộ hệ thống vận hành. Một thực đơn được xây dựng bài bản không chỉ giúp tối ưu quá trình chuẩn bị (mise-en-place), mà còn kiểm soát được năng lực sản xuất, thời gian phục vụ và đặc biệt là cost nguyên liệu.

Ngược lại, nếu thực đơn không được tính toán kỹ, có thể dẫn đến quá tải thiết bị, chồng chéo quy trình chế biến, đội chi phí nguyên liệu hoặc thậm chí làm chậm tiến độ ra món. Do đó, việc thiết kế thực đơn phải gắn liền với khả năng thực thi của bếp và có khả năng dự toán nguyên liệu cụ thể theo số lượng khách.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết kế thực đơn phù hợp với từng loại hình phục vụ và lập bảng dự toán nguyên liệu chuyên nghiệp, đảm bảo bếp hoạt động hiệu quả, đồng bộ và tiết kiệm.

1. Tác động của thực đơn đến hệ thống mise-en-place, năng lực bếp và cost

Một thực đơn không chỉ là danh sách món ăn. Nó chính là yếu tố chi phối toàn bộ:

  • Hệ thống chuẩn bị (mise-en-place):

    • Số lượng nguyên liệu cần sơ chế

    • Thời gian sơ chế và chuẩn bị topping, nước sốt, gia vị riêng

    • Số lượng người cần huy động để hoàn thành đúng thời điểm

  • Năng lực sản xuất bếp:

    • Số line cần hoạt động đồng thời

    • Loại thiết bị phải sử dụng (lò hấp, chiên, nướng, xào, lạnh…)

    • Tốc độ phục vụ và khả năng giữ nóng từng món

  • Chi phí nguyên liệu (cost):

    • Tỷ lệ hao hụt (loss) của từng loại nguyên liệu

    • Biến động giá thị trường nếu không dự báo đúng

    • Khả năng tận dụng chéo nguyên liệu để giảm thất thoát

Thiết lập thực đơn mà không tính toán kỹ ba yếu tố trên sẽ khiến bếp phải điều chỉnh “ngược” khi đã đến giai đoạn sản xuất, dẫn đến chậm tiến độ, căng thẳng nhân sự và đội chi phí không kiểm soát được.

2. Vai trò của yield control và định lượng theo số lượng khách

Yield control là việc kiểm soát chặt chẽ tỷ lệ hao hụt và giá trị sử dụng thực tế của nguyên liệu sau khi sơ chế. Đây là một kỹ năng bắt buộc trong lập kế hoạch nguyên liệu.

Ví dụ:

  • Một khối thịt bò 5kg có thể chỉ còn 4.2kg usable yield sau khi lọc mỡ và gân

  • Một bó rau 1kg chỉ còn 600g usable sau khi nhặt và rửa

Tỷ lệ này cần được xác lập rõ trong standard recipe và sử dụng để tính ngược lại tổng số lượng cần mua. Việc định lượng cũng cần tuân thủ theo quy chuẩn mỗi món và số lượng khách.

Ví dụ: Món salad cần 100g/khách. Phục vụ 150 khách
→ Tổng salad usable = 15kg
→ Với yield 85%, cần mua 17.65kg nguyên liệu tươi

Đây là cơ sở để bạn:

  • Dự toán chính xác lượng hàng cần đặt

  • Tránh mua thiếu (phải mua gấp giá cao) hoặc mua thừa (lãng phí)

  • Lập phiếu mua hàng và lịch nhận hàng đúng tiến độ

3. Thiết kế thực đơn phù hợp từng loại hình: event, nhà hàng, khách sạn

Mỗi loại hình phục vụ đòi hỏi một cấu trúc thực đơn và cách tổ chức sản xuất riêng.

  • Sự kiện ngoài trời (event catering):

    • Ưu tiên món dễ vận chuyển, dễ giữ nóng, không cần nhiều trình bày

    • Hạn chế số lượng line chế biến cùng lúc để phù hợp không gian

    • Tận dụng món có nguyên liệu trùng lặp để giảm áp lực chuẩn bị

  • Nhà hàng à la carte:

    • Thực đơn thường theo menu cố định, không cần tính số lượng khách trước

    • Mỗi món phải có thời gian chuẩn bị nhanh, tối đa 10–15 phút/món

    • Cần đầu tư nhiều vào phần topping, nước sốt, đồ trang trí

  • Khách sạn – banquet – buffet:

    • Chia thực đơn theo nhóm món (salad – soup – main – dessert)

    • Phải có block thời gian ra món và khả năng refill theo giờ

    • Mỗi món cần có số suất dự kiến và định lượng cụ thể

Lưu ý khi thiết kế thực đơn:

  • Tránh đưa quá nhiều món cần thiết bị giống nhau (gây quá tải)

  • Cân bằng món nóng – lạnh – khô – ướt

  • Tính toán thứ tự ra món để tối ưu flow ra pass

4. Tính toán nguyên liệu từ recipe – yield – loss

Quy trình tính toán nguyên liệu bắt đầu từ công thức chuẩn:

  • Standard recipe: Mỗi món ăn cần có công thức chuẩn với:

    • Nguyên liệu thô (raw weight)

    • Tỷ lệ hao hụt (yield %)

    • Khối lượng sử dụng thực tế (net weight)

    • Định lượng khẩu phần (per portion)

  • Tính toán tổng nguyên liệu cần cho sự kiện:

    • Lấy khẩu phần tiêu chuẩn × số lượng khách = tổng net weight

    • Dựa vào yield %, tính ngược ra raw weight để đặt hàng

Ví dụ món gà sốt tiêu đen:

  • Định lượng khẩu phần: 160g gà phi lê/khách

  • Số khách: 200 người

  • Yield sau sơ chế: 90%

→ Tổng net: 32kg
→ Tổng raw: 32 / 0.9 = 35.56kg

Áp dụng công thức này cho tất cả nguyên liệu trong thực đơn sẽ tạo thành một bảng tổng hợp nguyên liệu chi tiết, có thể giao cho bộ phận mua hàng, kho hoặc tổ sơ chế.

5. Mẫu file dự toán nguyên liệu chuẩn theo từng món

Một file dự toán chuẩn thường có cấu trúc sau:

  • Tên món ăn

  • Tên nguyên liệu

  • Đơn vị tính

  • Định lượng khẩu phần (g/khách)

  • Số khách

  • Tổng net weight

  • Yield %

  • Tổng raw weight cần mua

  • Ghi chú đặc biệt (thay thế, ưu tiên nhập trước, bảo quản riêng…)

Tệp này có thể lập trên Excel hoặc hệ thống ERP nội bộ. Khi đầy đủ, nó có thể:

  • Kết nối trực tiếp với phiếu mua hàng

  • Trích xuất nhanh các nguyên liệu cần sơ chế trước

  • Làm căn cứ để đối chiếu sau sự kiện (kiểm soát thất thoát)

Kết luận

Thiết lập thực đơn và dự toán nguyên liệu không chỉ là công việc của bếp trưởng mà là nền tảng để toàn bộ hệ thống bếp vận hành trơn tru, đúng công suất và đúng chi phí. Một thực đơn tốt là thực đơn không chỉ ngon mà còn phải dễ tổ chức – dễ sản xuất – dễ kiểm soát nguyên liệu.

Khi bạn biết cách tính toán từ standard recipe đến tổng nguyên liệu cần mua, bếp của bạn sẽ không còn phụ thuộc vào cảm tính hay kinh nghiệm cá nhân. Đây là bước bắt buộc nếu bạn muốn mở rộng quy mô, vận hành nhiều ca/ngày hoặc xây dựng hệ thống bếp có thể nhân bản và chuyển giao dễ dàng.

Blog liên quan