Xuất hóa đơn bán hàng qua Food App và OTA cho hộ kinh doanh từ năm 2026

1. Bối cảnh quản lý từ năm 2026

Từ năm 2026, quản lý thuế và hóa đơn đối với hộ kinh doanh bán hàng đa kênh bước sang giai đoạn minh bạch hóa cao hơn, đặc biệt trong hai lĩnh vực có tỷ trọng giao dịch nền tảng lớn là ẩm thực và lưu trú. Tuy nhiên, hướng dẫn chi tiết về cơ chế lập hóa đơn khi doanh thu phát sinh trên Food App và OTA vẫn chưa đầy đủ, khiến nhiều hộ kinh doanh gặp khó khăn trong việc chuẩn bị vận hành.

Đặc thù của mô hình kinh doanh nền tảng là dữ liệu giao dịch, thời điểm hoàn tất đơn hàng và dòng tiền thanh toán chủ yếu nằm trên hệ thống của nền tảng, trong khi nghĩa vụ lập hóa đơn vẫn thuộc về người bán. Khoảng cách giữa dữ liệu giao dịch và trách nhiệm hóa đơn chính là thách thức vận hành lớn nhất trong giai đoạn chuyển đổi.

2. Nguyên tắc pháp lý cốt lõi cần hiểu đúng

Trong hoạt động bán hàng qua nền tảng số, nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ hóa đơn là hai nghĩa vụ độc lập:

• Nền tảng có thể khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay theo cơ chế quản lý thuế nền tảng số.

• Người bán vẫn là chủ thể chịu trách nhiệm lập hóa đơn khi hoàn tất việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, trừ khi có thỏa thuận ủy nhiệm hợp pháp cho nền tảng lập hóa đơn thay.

Do đó, việc nền tảng nộp thuế thay không đồng nghĩa nghĩa vụ hóa đơn được chuyển giao cho nền tảng.

3. Vì sao cơ chế ủy nhiệm lập hóa đơn chưa khả thi trong thực tế

Mặc dù pháp luật cho phép cơ chế ủy nhiệm lập hóa đơn, việc triển khai đại trà trong thực tế vẫn gặp nhiều rào cản:

• Rủi ro pháp lý khi nền tảng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác hóa đơn.

• Khối lượng hợp đồng ủy nhiệm rất lớn do số lượng người bán nhiều.

• Chi phí phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử cho khối lượng giao dịch rất lớn mỗi ngày.

• Hóa đơn liên quan trực tiếp đến quyền sở hữu dịch vụ và xử lý tranh chấp nên nền tảng có xu hướng thận trọng khi triển khai.

Vì vậy, cơ chế ủy nhiệm hiện nay chủ yếu tồn tại trên phương diện pháp lý, còn khả năng triển khai đồng bộ trong vận hành vẫn còn hạn chế.

4. Thực trạng triển khai tại doanh nghiệp năm 2025

Trong thực tế năm 2025, mô hình triển khai hóa đơn liên quan đến giao dịch nền tảng đang được vận hành như sau.

Đối với doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp phát hành hóa đơn cho khách hàng theo giá bán thực tế.

• Food App phát hành hóa đơn cho phần chiết khấu hoặc phí dịch vụ để doanh nghiệp đưa vào chi phí hợp lệ.

• OTA quốc tế không phát hành hóa đơn tại Việt Nam, vì vậy doanh nghiệp muốn đưa khoản chiết khấu OTA vào chi phí cần kê khai thuế nhà thầu gồm thuế GTGT 5% và thuế TNDN 5% trên phần chiết khấu.

• Trường hợp OTA có pháp nhân tại Việt Nam và phát hành hóa đơn hợp lệ thì không phát sinh thuế nhà thầu.

Trong thực tế vận hành, nhiều doanh nghiệp tổ chức song song mô hình doanh nghiệp và hộ kinh doanh để thuận tiện trong việc bán hàng nền tảng và giảm áp lực xuất hóa đơn lẻ theo từng giao dịch, phản ánh khoảng trống hướng dẫn triển khai trong giai đoạn chuyển tiếp.

Đối với hộ kinh doanh:

• Phần lớn hộ kinh doanh vẫn thuộc diện hộ khoán nên chưa phát sinh yêu cầu xuất hóa đơn cho từng giao dịch.

• Doanh thu từ nền tảng được sử dụng làm căn cứ xác định doanh thu tính thuế phát sinh thêm.

5. Khoảng trống hướng dẫn quan trọng

Hiện vẫn tồn tại các khoảng trống hướng dẫn cần được hoàn thiện:

• Chưa có hướng dẫn cụ thể về cơ chế hộ kinh doanh lập hóa đơn khi doanh thu phát sinh trên Food App và OTA.

• Chưa có hướng dẫn chính thức về căn cứ xác định doanh thu dùng để xác định ngưỡng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo ngưỡng doanh thu từ 1 tỷ đồng.

• Chưa có hướng dẫn cụ thể về việc xác định doanh thu làm căn cứ chuyển sang phương pháp tính thuế theo thu nhập tính thuế khi doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên.

• Doanh thu dùng để xác định các ngưỡng quản lý phải là doanh thu cộng gộp từ tất cả các kênh bán hàng, bao gồm bán trực tiếp, Food App và OTA.

6. Nghĩa vụ thuế theo phương pháp kê khai trực tiếp trên doanh thu

Bảng cơ chế thuế với Hộ kinh doanh kê khai trực tiếp trên doanh thu

Đối với hộ kinh doanh kê khai trực tiếp trên doanh thu, chi phí chiết khấu nền tảng không có ý nghĩa trong kê khai thuế vì thuế được tính trực tiếp trên doanh thu. Khi chuyển sang phương pháp tính thuế theo thu nhập tính thuế, hộ kinh doanh sẽ xử lý doanh thu và chi phí tương tự doanh nghiệp, bao gồm cả chi phí chiết khấu nền tảng và nghĩa vụ thuế nhà thầu khi phát sinh.

7. Hướng vận hành phù hợp cho hộ kinh doanh ẩm thực

Hộ kinh doanh ẩm thực là nhóm chịu áp lực tuân thủ hóa đơn lớn nhất do đặc thù vận hành có mật độ giao dịch rất cao và tập trung trong các khung giờ cao điểm. Việc yêu cầu lập hóa đơn theo thời điểm hoàn tất giao dịch sẽ tạo áp lực lớn nếu quy trình bán hàng vẫn vận hành thủ công.

Giải pháp vận hành phù hợp cần được xây dựng theo ba nguyên tắc.

• Thứ nhất, tách rõ hai luồng doanh thu gồm doanh thu bán trực tiếp tại cửa hàng và doanh thu phát sinh trên Food App. Doanh thu bán trực tiếp cần được kết nối trực tiếp với hệ thống hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để hóa đơn được lập ngay tại thời điểm thanh toán, giúp loại bỏ hoàn toàn thao tác lập hóa đơn thủ công.
• Thứ hai, chuẩn hóa quy trình đối soát doanh thu nền tảng theo ngày và theo kỳ thanh toán, lưu trữ đầy đủ dữ liệu đơn hàng, doanh thu, chiết khấu nền tảng và số tiền thực nhận. Đây là cơ sở để cộng gộp doanh thu đa kênh và xác định chính xác các ngưỡng nghĩa vụ quản lý.
• Thứ ba, đầu tư vào tự động hóa hệ thống POS tích hợp hóa đơn điện tử thay vì tăng nhân sự kế toán. Trong môi trường vận hành có hàng trăm hoặc hàng nghìn giao dịch mỗi ngày, tự động hóa là điều kiện tiên quyết để bảo đảm tuân thủ bền vững.

8. Hướng vận hành phù hợp cho hộ kinh doanh lưu trú

Đối với lĩnh vực lưu trú, áp lực vận hành hóa đơn thấp hơn do số lượng giao dịch ít hơn và thường có bộ phận lễ tân hoặc kế toán chuyên trách. Tuy nhiên, đặc thù booking OTA khiến việc xác định doanh thu thực nhận và doanh thu bán phòng cần được quản lý chặt chẽ hơn.

Hướng vận hành hiệu quả cần dựa trên ba trụ cột.

• Thứ nhất, cơ sở lưu trú cần chủ động phát hành hóa đơn trực tiếp cho khách lưu trú theo giá bán thực tế khi hoàn tất dịch vụ. Điều này phù hợp với đặc thù khách lưu trú thường có nhu cầu hóa đơn cao hơn so với khách ẩm thực.
• Thứ hai, chuẩn hóa bộ hồ sơ đối soát OTA theo kỳ thanh toán, bao gồm danh sách booking, trạng thái lưu trú hoàn tất, giá bán, chiết khấu OTA, số tiền thực nhận và thời điểm thanh toán. Hồ sơ này giúp cơ sở lưu trú cộng gộp doanh thu đa kênh chính xác và xác định đúng nghĩa vụ thuế.
• Thứ ba, xử lý đúng chi phí chiết khấu OTA. Trường hợp OTA quốc tế không phát hành hóa đơn tại Việt Nam, cơ sở lưu trú cần thực hiện kê khai thuế nhà thầu để đưa khoản chiết khấu vào chi phí hợp lệ khi áp dụng phương pháp tính thuế theo thu nhập tính thuế. Việc chuẩn hóa quy trình này ngay từ đầu giúp tránh rủi ro chi phí không hợp lệ khi chuyển đổi phương pháp tính thuế.

Trong thực tế vận hành, lĩnh vực lưu trú có lợi thế lớn hơn ngành ẩm thực ở chỗ thời điểm hoàn tất dịch vụ được xác định rõ ràng và có nhân sự chuyên trách, do đó khả năng tuân thủ hóa đơn thường thuận lợi hơn nếu quy trình đối soát được chuẩn hóa.

9. Đôi dòng kết luận

Từ năm 2026, minh bạch hóa doanh thu và hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh bán đa kênh là xu hướng tất yếu. Trong khi hướng dẫn chi tiết về hóa đơn đối với doanh thu phát sinh trên Food App và OTA chưa hoàn thiện, giải pháp vận hành hiệu quả nhất đối với hộ kinh doanh ẩm thực và lưu trú là chuẩn hóa dữ liệu doanh thu đa kênh, triển khai hóa đơn điện tử tự động cho doanh thu bán trực tiếp và thiết lập quy trình đối soát nền tảng chặt chẽ, qua đó bảo đảm khả năng tuân thủ ổn định khi các quy định quản lý được triển khai đầy đủ.