Người quản lý khách sạn nhỏ đóng vai trò trung tâm trong việc duy trì hoạt động hiệu quả và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là kiểm soát nội bộ các hoạt động kinh doanh hàng ngày, bao gồm thu chi, bán hàng, kiểm kê và quản lý tài sản. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và tiêu chuẩn cụ thể để hỗ trợ người quản lý khách sạn thực hiện tốt các trách nhiệm này.
1. Những nhiệm vụ chính trong các hoạt động của khách sạn nhỏ
- Hướng dẫn:Kiểm soát nội bộ các hoạt động của khách sạn là trách nhiệm chính của người quản lý.
Tiêu chuẩn:
- Thu tiền mặt.
- Chi tiền mặt.
- Bán hàng.
- Trả lương.
- Công nợ.
- Hàng hoá tồn kho.
- Mua sắm.
- Tổng quát.
2. Danh mục những nhiệm vụ chính
Hướng dẫn:
Thu tiền mặt:
- Xem tất cả các thứ tự, liệt kê các phiếu thu và lưu một bản sao.
- Kiểm quỹ tiền mặt trong ngày với đối chiếu với số dư nội trong sổ kế toán.
- Đối chiếu phiếu thu với các tài khoản tiền mặt ghi nhận trong sổ.
Chi tiền mặt:
- Ký phiếu chi.
- Rà soát các chứng từ.
- Chỉ sử dụng các phiếu chi đã được đánh số trước và hạch toán vào tài khoản những phiếu chi đã được ký.
- Định kỳ tổng hợp các phiếu chi và đối chiếu với sổ kế toán.
Bán hàng:
- Cất giữ sổ kế toán trong tủ có khoá và gỡ bỏ cuộn hoá đơn bán lẻ khỏi máy tính khi không có nhu cầu sử dụng.
- Đối chiếu hoá đơn bán lẻ với tổng tiền trong tài khoản nội và tài khoản cổ.
Thanh toán tiền lương:
- Kiểm tra bảng lương (hay sổ lương) có ghi tên nhân viên, tổng tiền lương, số giờ làm việc, khoản khấu trừ và lương thực tế.
- Đối chiếu phần chi lương thực tế với quỹ lương phải trả.
- Phiếu chi lương.
Tài khoản thu:
- Rà soát tài khoản thu.
- Đối chiếu từng khoản nợ và gửi giấy báo nợ.
- Giải quyết các số dư tài khoản đang tranh chấp.
Kiểm kê:
- Giám sát định kỳ hoặc kiểm kê tài sản.
- Đối chiếu kết quả kiểm kê tài sản với sổ kiểm kê.
- Đối chiếu tổng giá trị hàng xuất kho với tổng giá vốn hàng bán ra trong từng tháng, kiểm tra sự chênh lệch và tỷ lệ hao hụt.
Mua sắm:
- Kiểm tra nguồn nhiên bảng chào giá đối với các hàng hoá đã mua và đã nhập kho.
- Sử dụng cơ chế và tài khoản riêng cho việc đặt mua hàng.
- Đối chiếu nguồn nhiên yêu cầu mua hàng với phiếu nhận hàng, hoá đơn với giấy báo nợ của người bán.
Tổng quát:
- Kiểm tra toàn bộ sổ kế toán.
- Tuyển nhân viên kế toán có năng lực và đáng tin cậy.
- Thuê công ty kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán định kỳ hàng năm, kiểm toán đột xuất tài khoản tiền mặt, kiểm kê và chứng từ thu.
Tiêu chuẩn:
- Xử lý chính xác tiền mặt, phiếu thu chi, và các báo cáo bán hàng.
- Đảm bảo toàn bộ các giao dịch lương và công nợ được đối chiếu và xác nhận.
- Minh bạch và chính xác trong các giao dịch mua hàng hóa, đảm bảo giá trị thực tế so với giấy tờ.
- Đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các số liệu kiểm kê tài sản và hàng hóa tồn kho.
- Đảm bảo sự minh bạch, chính xác và tuân thủ quy trình trong toàn bộ công tác kế toán nội bộ khách sạn.