1. Thu nhập (Income)
1.1 Thu nhập thu hồi chi phí (Cost Recovery Income)
Thu nhập được thu từ bên thứ ba cho việc thu hồi chi phí bảo trì khu vực chung (Common Area Maintenance – CAM) và các chi phí thực chi (out-of-pocket expenses), trong trường hợp cơ sở không kiếm lợi nhuận, được ghi nhận tại đây.
GAAP yêu cầu ghi nhận doanh thu đối với thu hồi chi phí (cost recovery), trong trường hợp đủ điều kiện ghi nhận theo phương pháp ghi nhận gộp (gross reporting) theo hướng dẫn gross so với net (gross versus net guidelines) (xem Phần V – Part V), bất kể cơ sở có kiếm lợi nhuận hay không.
Nếu cơ sở có kiếm lợi nhuận từ thu hồi chi phí của mình, khoản đó phải được báo cáo trong Bộ phận vận hành nhỏ (Minor Operated Departments) – Phụ biểu 3-xx (Sub-schedule 3-xx).
1.2 Thu nhập lãi (Interest Income)
Thu nhập lãi được tạo ra từ các khoản tiền gửi trong các tài khoản dự phòng (reserve accounts) hoặc tài khoản hạn chế (restricted accounts) có sinh lãi được ghi nhận tại đây.
1.3 Thu nhập khác (Other Income)
Thu nhập khác được tạo ra bởi cơ sở mà không liên quan đến hoạt động vận hành hoặc không được quản lý bởi đơn vị điều hành (operator) (ví dụ: ăng-ten, bảng quảng cáo và diện tích bán lẻ trong tòa nhà, thu hồi CAM đối với các diện tích do chủ sở hữu chỉ định và quản lý) được ghi nhận tại đây.
1.4 Tổng thu nhập (Total Income)
Tổng thu nhập được tính bằng cách cộng tất cả các khoản mục được liệt kê trong phần Thu nhập (Income).
Tỷ lệ phần trăm cho từng khoản mục chi phí cũng như Tổng thu nhập được tính bằng cách chia số tiền bằng đô la của khoản mục đó cho Tổng doanh thu hoạt động (Total Operating Revenue) của toàn bộ cơ sở.
Tổng thu nhập là số tiền xuất hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động tóm tắt (Summary Operating Statement) trong mục Thu nhập và chi phí ngoài hoạt động (Non-Operating Income and Expenses) – Thu nhập (Income).
Lưu ý: Vì dòng thu nhập này được lồng trong một nhóm chi phí, hãy bảo đảm ghi nhận theo cách để nó bù trừ cho các chi phí ngoài hoạt động (non-operating expenses).
2. Chi phí thuê (Rent)
Các chi phí liên quan đến việc cho thuê và thuê tài sản và thiết bị được hạch toán vào mục Chi phí thuê (Rent).
Chi phí thuê bao gồm thuê hoạt động (operating leases), tiền thuê đất (ground lease rent), và thuê tài sản và thiết bị, ngoại trừ những tài sản được thuê cho một chức năng hoặc sự kiện cụ thể như một buổi tiệc cụ thể hoặc tiệc đêm Giao thừa (New Year’s Eve party).
Việc thuê tài sản hoặc thiết bị cho một sự kiện cụ thể nói chung là ngắn hạn và các chi phí được hạch toán vào bộ phận phù hợp.
Ví dụ, bàn và ghế được thuê cho một tiệc cưới ngoài trời cho khách hàng của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống (Food and Beverage department) được hạch toán vào khoản mục hoặc tài khoản phù hợp trong Ẩm thực và Đồ uống – Phụ biểu 2 (Food and Beverage – Schedule 2).
Các chi phí liên quan đến những nội dung sau là ví dụ về thuê hoạt động và thuê được bao gồm trong Chi phí thuê: thuê đất và tòa nhà (land and building leases), hệ thống thông tin và viễn thông hoặc thiết bị nghe nhìn (information systems and telecommunications or audiovisual equipment), thuê xe (vehicle leases), máy photocopy (copiers), và các tài sản được thuê hoặc cho thuê khác ngoài những tài sản liên quan đến một chức năng cụ thể.
Các khoản thanh toán thuê đối với tài sản và thiết bị được tài trợ theo hình thức thuê tài chính (capital lease) theo định nghĩa của GAAP sẽ không được ghi nhận là chi phí trong mục này, mà thay vào đó phải được xử lý theo yêu cầu của GAAP.
2.1 Đất và tòa nhà (Land and Buildings)
Nếu cơ sở thuê đất (ground lease) hoặc được thuê theo hình thức thuê hoạt động (operating lease), khoản mục này được ghi nhận tiền thuê cơ bản cộng với bất kỳ khoản tiền thuê tham gia (participating rent) nào.
Điều này bao gồm thuê bất động sản cho một cơ sở hoặc khu phức hợp nhằm cung cấp nhà ở cho nhân viên.
Bất kỳ khoản trợ cấp nào cho chi phí thuê nhà do nhân viên chi trả sẽ được ghi có vào tài khoản này.
2.2 Tài sản và thiết bị khác (Other Property and Equipment)
Các khoản thuê khác bao gồm bất kỳ tài sản lớn nào khác (ví dụ: xe cộ, máy photocopy, và thiết bị thông tin hoặc viễn thông) mà nếu không được thuê thì sẽ được mua và vốn hóa như tài sản và thiết bị.
Tiền thuê kho ngoài (off-site storage) do hạn chế diện tích tại cơ sở (on-premises space limitations) và được quản lý bởi nhân viên khách sạn cũng được hạch toán tại đây.
Việc thuê thiết bị lặt vặt (máy photocopy, máy chiếu và thiết bị âm thanh) cho một chức năng cụ thể, chẳng hạn như một buổi tiệc hoặc chức năng tương tự, hoặc chỉ để đáp ứng nhu cầu cao điểm trong một khoảng thời gian ngắn, được hạch toán vào bộ phận phù hợp và không được xem là chi phí thuê được hạch toán vào khoản mục này.
2.3 Tổng chi phí thuê (Total Rent)
Tổng chi phí thuê được tính bằng cách cộng các khoản mục được liệt kê trong phần Chi phí thuê.
Tỷ lệ phần trăm cho từng khoản mục chi phí cũng như Tổng chi phí thuê được tính bằng cách chia số tiền bằng đô la của khoản mục đó cho Tổng doanh thu hoạt động của toàn bộ cơ sở.
Tổng chi phí thuê là số tiền xuất hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động tóm tắt trong mục Thu nhập và chi phí ngoài hoạt động – Chi phí thuê (Non-Operating Income and Expenses – Rent).
3. Thuế tài sản và các loại thuế khác (Property and Other Taxes)
3.1 Thuế kinh doanh và nghề nghiệp (Business and Occupation Taxes)
Các loại thuế như thuế doanh thu gộp (gross receipts tax) đối với việc bán phòng, thực phẩm và đồ uống mà không thể chuyển cho khách hàng được hạch toán vào khoản mục này.
3.2 Các loại thuế và khoản đánh giá khác (Other Taxes and Assessments)
Bất kỳ loại thuế hoặc khoản đánh giá nào khác ngoài thuế thu nhập (income), thuế tiền lương (payroll), hoặc những loại được liệt kê ở trên được hạch toán vào khoản mục này và được nhận diện riêng nếu trọng yếu (material) trong một phụ biểu (sub-schedule).
Khu cải thiện kinh doanh (Business Improvement District – BID) hoặc các khoản đánh giá cho cải thiện công cộng được bao gồm trong nhóm này.
Khoản mục này cũng bao gồm các khoản đánh giá bởi một tổ chức (ví dụ: hiệp hội, cơ quan phi chính phủ) trên cơ sở thường xuyên liên tục như một phần của số tiền phải trả hàng tháng hoặc hàng quý.
Nếu có các dịch vụ được xác định rõ ràng trong khoản đánh giá (ví dụ: dọn tuyết hoặc thu gom rác), thì các chi phí riêng lẻ này phải được ghi nhận trong khu vực chi phí tương ứng của Báo cáo kết quả hoạt động tóm tắt.
3.3 Thuế tài sản cá nhân (Personal Property Taxes)
Thuế đối với đồ nội thất, trang thiết bị và máy móc được hạch toán vào khoản mục này.
3.4 Thuế bất động sản (Real Estate Taxes)
Tài khoản này được hạch toán tất cả các loại thuế được đánh vào bất động sản bởi cơ quan chính phủ hoặc cơ quan công quyền.
Tài khoản này cũng bao gồm bất kỳ khoản phí chuyên môn nào phát sinh bởi cơ sở trong việc kháng nghị một quyết định đánh giá thuế.
Các khoản hoàn thuế nhận được do nộp thừa thuế được ghi nhận vào tài khoản này như một khoản ghi giảm (contra item).
3.5 Tổng thuế tài sản và các loại thuế khác (Total Property and Other Taxes)
Tổng thuế tài sản và các loại thuế khác được tính bằng cách cộng tất cả các khoản mục được liệt kê trong phần Thuế tài sản và các loại thuế khác.
Tỷ lệ phần trăm cho từng khoản mục chi phí cũng như Tổng thuế tài sản và các loại thuế khác được tính bằng cách chia số tiền của khoản mục đó cho Tổng doanh thu hoạt động của toàn bộ cơ sở.
Tổng thuế tài sản và các loại thuế khác là số tiền xuất hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động tóm tắt trong mục Thu nhập và chi phí ngoài hoạt động – Thuế tài sản và các loại thuế khác (Non-Operating Income and Expenses – Property and Other Taxes).
4. Bảo hiểm (Insurance)
4.1 Tòa nhà và tài sản bên trong (Building and Contents)
Chi phí bảo hiểm tòa nhà kinh doanh và tài sản bên trong của cơ sở chống lại thiệt hại hoặc hủy hoại do hỏa hoạn, thời tiết, rò rỉ hệ thống phun nước, khủng bố, lũ lụt, nổ nồi hơi, vỡ kính tấm, hoặc bất kỳ nguyên nhân nào khác được hạch toán vào tài khoản này, cũng như các chi phí phát sinh do bảo hiểm không đầy đủ (underinsurance), chẳng hạn như các chi phí phát sinh do đồng bảo hiểm (coinsurance) và các chi phí pháp lý hoặc chi phí dàn xếp.
4.2 Trách nhiệm pháp lý (Liability)
Các chi phí bảo hiểm chung, bao gồm phí bảo hiểm liên quan đến trách nhiệm pháp lý, bao gồm bảo hiểm trách nhiệm cho giám đốc và cán bộ quản lý (directors and officers coverage) và bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp khác nhau (miscellaneous professional liability coverage), bảo hiểm trách nhiệm về thực hành lao động (Employment Practices Liability Insurance – EPLI), bảo hiểm trung thực (fidelity), bảo hiểm vượt mức (umbrella), bảo hiểm xe cơ giới (automobile), bảo hiểm chủ cơ sở lưu trú (innkeepers), bảo hiểm rượu (liquor), bảo hiểm an ninh mạng (cyber) và bảo hiểm trộm cắp (theft coverage), được hạch toán vào tài khoản này.
Bảo hiểm liên quan đến tiền lương (bồi thường tai nạn lao động – workers’ compensation) được bao gồm trong Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits) trong phụ biểu bộ phận phù hợp mà tiền lương liên quan được hạch toán vào.
Các điều chỉnh phí bảo hiểm phát sinh từ việc kiểm toán các giả định thẩm định rủi ro (underwriting assumptions) đã nộp cho các công ty bảo hiểm được báo cáo tại đây, cũng như các chi phí dàn xếp pháp lý.
4.3 Mức khấu trừ (Deductible)
Tài khoản này bao gồm các khoản chi được thực hiện do các điều khoản mức khấu trừ của hợp đồng bảo hiểm và các khoản giữ lại tự bảo hiểm (self-insured retentions).
4.4 Tổng bảo hiểm (Total Insurance)
Tổng bảo hiểm được tính bằng cách cộng tất cả các khoản mục được liệt kê trong phần Bảo hiểm.
Tỷ lệ phần trăm cho từng khoản mục chi phí cũng như Tổng bảo hiểm được tính bằng cách chia số tiền bằng đô la của khoản mục đó cho Tổng doanh thu hoạt động của toàn bộ cơ sở.
Tổng bảo hiểm là số tiền xuất hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động tóm tắt (Summary Operating Statement) trong mục Thu nhập và chi phí ngoài hoạt động (Non-Operating Income and Expenses) – Bảo hiểm (Insurance).
5. Khác (Other)
5.1 Chi phí thu hồi chi phí (Cost Recovery Expense)
Các chi phí sẽ được cơ sở thu hồi từ bên thứ ba mà không có lợi nhuận được ghi nhận tại đây.
Thu nhập thu hồi chi phí (Cost Recovery Income) và chi phí thu hồi chi phí (Cost Recovery Expense) phải bù trừ về không (net to zero).
5.2 Lãi hoặc lỗ từ tài sản cố định (Gain/Loss on Fixed Assets)
Khoản này đại diện cho sự chênh lệch giữa giá trị sổ sách thuần (net book value) của một tài sản và số tiền nhận được khi thanh lý tài sản đó.
5.3 Chi phí của chủ sở hữu (Owner Expenses)
Các chi phí do chủ sở hữu chỉ đạo mà không liên quan đến hoạt động của khách sạn, ví dụ: phí quản lý tài sản (asset management fees), phí người tiếp quản theo quyết định tòa án (receiver fees), các nghiên cứu thị trường hoặc kiểm toán do chủ sở hữu chỉ định (owner directed market studies or audits), được hạch toán vào khoản mục này.
5.4 Lãi hoặc lỗ chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện (Unrealized Foreign Exchange Gains or Losses)
Lãi hoặc lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh khi các tài khoản ngoại tệ trên Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet) được đánh giá lại vào cuối kỳ kế toán là lãi hoặc lỗ chưa thực hiện.
Lãi và lỗ chưa thực hiện không có ảnh hưởng đến hoạt động bình thường và thông lệ của khách sạn và phải được ghi nhận tại đây.
Khi các tài sản hoặc nợ phải trả trên Bảng cân đối kế toán được sử dụng trong hoạt động của khách sạn, bất kỳ khoản lỗ hoặc lãi chênh lệch tỷ giá nào sẽ được ghi nhận trong Hành chính và Tổng hợp (Administrative and General) khi các chi phí đó được thực hiện.
Ví dụ về các tài khoản có lãi và lỗ chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện bao gồm việc đánh giá lại các tài khoản ngân hàng ngoại tệ, các tài khoản dự phòng Trang thiết bị, nội thất và thiết bị (Furniture, Fixtures and Equipment – FF&E reserve accounts), và các khoản nợ được định danh bằng ngoại tệ (foreign denominated debt).
5.5 Tổng mục Khác (Total Other)
Tổng mục Khác được tính bằng cách cộng tất cả các khoản mục được liệt kê trong phần Khác.
Tỷ lệ phần trăm cho từng khoản mục chi phí cũng như Tổng mục Khác được tính bằng cách chia số tiền bằng đô la của khoản mục đó cho Tổng doanh thu hoạt động của toàn bộ cơ sở.
Tổng mục Khác là số tiền xuất hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động tóm tắt (Summary Operating Statement) trong mục Thu nhập và chi phí ngoài hoạt động (Non-Operating Income and Expenses) – Khác (Other).
6. Tổng thu nhập và chi phí ngoài hoạt động (Total Non-Operating Income and Expenses)
Tổng thu nhập và chi phí ngoài hoạt động là tổng của các số tiền được trình bày cho Chi phí thuê (Rent), Thuế tài sản và các loại thuế khác (Property and Other Taxes), Bảo hiểm (Insurance), và các chi phí ngoài hoạt động khác, được bù trừ bởi số tiền Tổng thu nhập ngoài hoạt động (Total Income).
Tỷ lệ phần trăm của Thu nhập và chi phí ngoài hoạt động được tính bằng cách chia Thu nhập và chi phí ngoài hoạt động cho Tổng doanh thu hoạt động của toàn bộ cơ sở.
Tổng thu nhập và chi phí ngoài hoạt động là số tiền xuất hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động tóm tắt (Summary Operating Statement) trong mục Tổng thu nhập và chi phí ngoài hoạt động (Total Non-Operating Income and Expenses).