Trong quá trình thiết lập dịch vụ catering cho doanh nghiệp, việc đánh giá các hệ thống catering dựa trên yêu cầu và ràng buộc đã được thống nhất trong quá trình lập kế hoạch là điều thiết yếu. Phần này nhấn mạnh vai trò của tiêu chí lựa chọn chính (Key Selection Criteria - KSC), cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình đánh giá, đề cập đến các yếu tố cần xem xét khi đánh giá các tùy chọn hệ thống catering, đồng thời xác định khả năng cần phải thỏa hiệp.
1. Vai trò của KSC
Tiêu chí lựa chọn chính (Key Selection Criteria - KSC) phải là cơ sở cho tất cả các đánh giá. Điều này nhấn mạnh sự cần thiết phải:
- Xác lập đầy đủ các tiêu chí này ngay từ đầu trong quá trình nghiên cứu lựa chọn hệ thống catering để đảm bảo sự rõ ràng về yêu cầu.
- Hiểu và nắm vững các chi tiết cụ thể của các tiêu chí này.
- Giữ các tiêu chí KSC là trung tâm cho tất cả các xem xét và phân tích.
2. Quy trình đánh giá
Đánh giá là một quá trình so sánh. Quy trình đánh giá bao gồm ba yếu tố:
- So sánh những gì sẵn có với những gì cần thiết thông qua việc đặt ra một loạt câu hỏi liên quan.
- Đánh giá mức độ phù hợp giữa yêu cầu, ràng buộc và khả năng sẵn có.
- Xác định các lợi thế và bất lợi tương đối của các tùy chọn có sẵn.
Các yếu tố chính khi thực hiện đánh giá:
- Cân nhắc tất cả các yếu tố liên quan, không chỉ một hoặc hai yếu tố, hay phần lớn trong số đó.
- Dành đủ thời gian cho việc đánh giá, không nên vội vàng trong giai đoạn này.
- Sử dụng một nhóm người để tiến hành đánh giá thay vì tự thực hiện một mình.
- Ghi chép lại suy nghĩ và phát hiện của bạn, không nên chỉ dựa vào trí nhớ để làm cơ sở cho việc thảo luận và ra quyết định.
3. Các yếu tố cần xem xét
3.1 Bản chất của hoạt động
Liệu hệ thống có phù hợp với loại hình hoạt động đang được xem xét không:
- Tùy chọn này có hiệu quả trong bối cảnh mà nó được mong đợi để vận hành không?
- Khách hàng có chấp nhận nó không?
- Nó có giúp đạt được các mục tiêu vận hành và hiệu suất không?
- Các doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành có sử dụng tùy chọn này không?
- Hệ thống có mang lại tiềm năng mở rộng sang thị trường/ngách khác không?
Liệu hệ thống có phù hợp với vị thế thị trường của hoạt động không:
- Hệ thống có phù hợp với hình ảnh công chúng của doanh nghiệp không?
- Hệ thống có mang lại lợi thế cạnh tranh sẽ hữu ích trong tương lai không?
- Khách hàng nghĩ gì về hệ thống và sản phẩm mà nó tạo ra?
3.2 Thực đơn
- Liệu thực đơn dự định có thể được sản xuất không:
- Hệ thống có phù hợp với thực phẩm hoặc tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu không?
- Các món ăn đã xác định có thể được sản xuất và phục vụ bằng hệ thống không?
- Hệ thống có khả năng mở rộng để sản xuất các loại món ăn, kiểu nấu hoặc phương pháp nấu khác không?
- Có thể cung cấp các món ăn hoặc loại thực phẩm mới thông qua một hệ thống nhất định không?
3.3 Khối lượng sản xuất
- Liệu hệ thống có đủ công suất cần thiết không:
- Hệ thống có đáp ứng được nhu cầu cao điểm theo giờ, theo mùa hoặc hàng ngày không?
- Có khả năng bổ sung thiết bị để tăng công suất khi nhu cầu tăng không?
- Hệ thống có đáp ứng yêu cầu về sản lượng cho các sự kiện hay chức năng đặc biệt không?
- Hệ thống mang lại công suất mới hoặc bổ sung gì cho nhà bếp?
3.4 Khu vực dịch vụ/điểm phục vụ
- Liệu tiềm năng dịch vụ thực phẩm có đáp ứng yêu cầu không:
- Các món ăn có thể được phục vụ theo tiêu chuẩn và tại các điểm dịch vụ yêu cầu không?
- Có đáp ứng được số lượng dịch vụ cần thiết trong khoảng thời gian quy định không?
- Hệ thống có phản ánh sở thích dịch vụ của khách hàng không?
- Có sẵn cơ sở hoặc phương tiện vận chuyển thực phẩm để hỗ trợ hệ thống không?
- Hệ thống có mở ra các cơ hội mới cho các điểm phục vụ tươi sống không?
3.5 Lưu trữ và giữ hàng
Liệu lưu trữ trước khi sản xuất có đủ để đáp ứng nhu cầu không:
- Có đủ kho khô, phòng mát và tủ đông như yêu cầu không?
- Kích thước có đủ không?
- Vị trí có thuận tiện cho luồng hàng hóa trong khu vực sản xuất thực phẩm không?
- Hệ thống mới cung cấp thêm dung tích lưu trữ nào?
Liệu lưu trữ sau sản xuất có đủ để đáp ứng nhu cầu không:
- Có đủ dung tích để giữ thức ăn nóng và lạnh phục vụ không?
- Có đủ dung tích để trưng bày thức ăn nóng và lạnh không?
- Hệ thống mới hoặc thay thế mang lại khả năng lưu trữ gì thêm?
3.6 Yêu cầu về dinh dưỡng và chế độ ăn uống
Liệu thực phẩm sản xuất có đáp ứng được các hướng dẫn về hàm lượng dinh dưỡng không:
- Có chứng cứ gì cho thấy hàm lượng dinh dưỡng cần thiết có thể đạt được không?
- Có thể đạt được giá trị dinh dưỡng bổ sung nào thông qua hệ thống không?
- Dữ liệu này được thu thập như thế nào và ai là người tạo ra nó?
- Có thể thực hiện các kiểm tra thường xuyên nào để xác minh hàm lượng dinh dưỡng không?
Liệu hệ thống có cho phép sản xuất các món ăn đặc biệt cho các chế độ ăn uống cụ thể không:
- Có thể sản xuất các món ăn nào cho chế độ ăn đặc biệt?
- Các món ăn bổ sung nào có thể được sản xuất với hệ thống?
3.7 Không gian sẵn có
- Liệu hệ thống có phù hợp với không gian đã phân bổ không:
- Các giai đoạn sản xuất có phù hợp với không gian hiện có không?
- Cần thêm không gian nào?
- Đã tiết kiệm được bao nhiêu không gian?
3.8 Nguyên liệu mua sắm
- Liệu hệ thống có ảnh hưởng đến việc mua nguyên liệu không:
- Hệ thống ảnh hưởng thế nào đến việc đặt hàng?
- Có cần thêm thực phẩm tươi sống không?
- Có cần thêm thực phẩm chế biến sẵn không?
3.9 Thực tiễn và tiêu chuẩn doanh nghiệp
- Hệ thống có ảnh hưởng đến thực tiễn và tiêu chuẩn doanh nghiệp không:
- Có cần thay đổi quy trình SOP hiện có không? Nếu có, mức độ nào?
- Các tiêu chuẩn hiện có có cần thay đổi không? Nếu có, ở mức độ nào?
- Có cần áp dụng các tiêu chuẩn mới nào không?
3.10 Hậu cần
- Liệu hệ thống có khả thi và thực tế không:
- Nguyên liệu cần thiết có thể được giao đều đặn không?
- Có đủ nhân viên phù hợp để vận hành hệ thống không?
- Chi phí tiện ích có hợp lý không?
- Ai sẽ lắp đặt, vận hành hệ thống?
3.11 Ràng buộc tài chính
- Liệu hệ thống có phù hợp với các tham số tài chính không:
- Các tùy chọn chi phí thế nào?
- Có ưu đãi nào không?
- Hệ thống có sử dụng được thiết bị hiện có không?
3.12 Yêu cầu tuân thủ
- Hệ thống có đáp ứng được các yêu cầu tuân thủ không:
- Có tuân thủ an toàn thực phẩm không?
- Có hỗ trợ triển khai hệ thống HACCP không?
3.13 Giới hạn thời gian
- Liệu hệ thống được triển khai đúng thời hạn không:
- Tháo dỡ thiết bị cũ mất bao lâu?
- Cài đặt và vận hành mất bao lâu?
3.14 Chi phí vận hành
- Liệu hệ thống có khả thi về chi phí vận hành không:
- Chi phí đào tạo nhân viên thế nào?
- Chi phí bảo trì có hợp lý không?
- Mức tiêu hao năng lượng ra sao?
4. Khả năng cần phải thỏa hiệp
Trong thực tế, việc phải thỏa hiệp gần như là không thể tránh khỏi:
- Gia hạn thời gian lắp đặt vượt kế hoạch ban đầu.
- Chi nhiều hơn cho hệ thống chọn mua.
- Dùng nhiều không gian hơn dự định.
- Mua từ nhà cung cấp không mong muốn.
- Thay đổi chính sách hoặc quy trình.
Kết luận
Việc đánh giá yêu cầu doanh nghiệp so với các hệ thống catering không chỉ giúp doanh nghiệp chọn được giải pháp phù hợp mà còn hỗ trợ ra quyết định hiệu quả, đảm bảo sự vận hành mượt mà và tối ưu hóa nguồn lực. Mặc dù sự thỏa hiệp là điều khó tránh, nhưng việc tuân thủ tiêu chí lựa chọn chính (KSC) và các yếu tố đã nêu sẽ giúp hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả triển khai.