Triển khai dịch vụ catering không chỉ dừng lại ở việc lựa chọn hệ thống phù hợp mà còn đòi hỏi phải xem xét nhiều yếu tố bổ sung quan trọng để đảm bảo hiệu quả vận hành và tối ưu hóa chi phí. Đồng thời, quy trình đề xuất hệ thống catering đến ban quản lý cần được chuẩn bị kỹ lưỡng nhằm thuyết phục và đảm bảo sự đồng thuận từ các bên liên quan. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ các yếu tố cần cân nhắc và các bước triển khai đề xuất hệ thống hiệu quả.
1. Các yếu tố bổ sung cần xem xét
Bên cạnh việc phân tích ưu và nhược điểm của các hệ thống catering, doanh nghiệp cần lưu ý đến các yếu tố sau:
Tính toán và so sánh chi phí mua thiết bị so với các hình thức sở hữu khác (ví dụ: thuê thiết bị):
- Ảnh hưởng thuế.
- Tỷ lệ khấu hao.
- Dòng tiền.
- Phân tích chi phí - lợi ích.
Xây dựng chiến lược đối phó với sự cố thiết bị, bảo trì và nhu cầu sửa chữa:
- Hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp bên ngoài.
- Duy trì các thiết bị và phụ tùng thay thế.
- Thiết lập và duy trì bộ phận bảo trì nội bộ.
So sánh và đối chiếu giữa tình hình hiện tại với kỳ vọng:
- Đánh giá sự khác biệt giữa thực tế và mục tiêu đề ra.
Chi phí và thời gian liên quan đến:
- Tháo dỡ thiết bị hiện có.
- Lắp đặt thiết bị, hệ thống và công nghệ mới.
- Vận hành thử và kiểm tra hệ thống.
Thay đổi tổ chức cần thiết:
- Yêu cầu về việc cập nhật hoặc xây dựng mới:
- Chính sách và quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs).
- Tài liệu hỗ trợ hệ thống kiểm soát chất lượng và yêu cầu an toàn thực phẩm (FSP).
- Thực đơn.
- Thời gian phục vụ.
- Lịch làm việc của nhân viên.
- Quy trình đặt hàng và mua nguyên liệu.
- Quản lý tồn kho.
- Truyền thông nội bộ.
- Nhu cầu đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới hoặc hiện tại.
Thay đổi trong cách thức đo lường hiệu quả công việc:
- Xác định năng suất.
- Kiểm tra tỷ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
- Đảm bảo khả năng tiếp cận nguyên liệu và thành phẩm.
2. Các hoạt động có thể thực hiện trong quy trình đề xuất
Để đảm bảo đề xuất hệ thống catering được chấp thuận và triển khai hiệu quả, cần thực hiện các bước sau:
Xác định thời gian, địa điểm và hình thức trình bày đề xuất:
- Đảm bảo phù hợp với lịch trình của các bên liên quan.
Mời tất cả các bên liên quan tham dự buổi họp:
- Nhấn mạnh tầm quan trọng của cuộc họp để đảm bảo sự tham gia đầy đủ.
Gửi báo cáo bằng văn bản trước buổi họp:
- Giúp các bên đọc trước nội dung, chuẩn bị câu hỏi và nhận diện vấn đề.
Tổ chức tham quan thực tế tại địa điểm đang áp dụng hệ thống đề xuất:
- Để các bên có trải nghiệm thực tế về:
- Kiểm tra cơ sở vật chất và thiết bị.
- Quan sát quy trình di chuyển thực phẩm trong khu vực bếp.
- Theo dõi quy trình chuẩn bị và sản xuất thực phẩm.
- Xem trực tiếp quá trình phục vụ.
- Trải nghiệm món ăn được sản xuất từ hệ thống đề xuất.
Mời quản lý hoặc nhân viên vận hành từ đơn vị đang sử dụng hệ thống đến chia sẻ:
- Cung cấp góc nhìn khách quan và xác thực từ người sử dụng thực tế.
Mời nhà cung cấp hệ thống tham dự và hỗ trợ:
- Trình bày giải pháp.
- Cung cấp thêm thông tin liên quan đến đề xuất.
- Chiếu các video hoặc tài liệu hỗ trợ.