Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến khách hàng không hài lòng với dịch vụ Room Service chính là món ăn giao đến không đúng, thiếu món hoặc không đạt yêu cầu về chất lượng. Để ngăn ngừa điều này, khách sạn cần thiết lập quy trình nhận và kiểm tra món ăn trước khi vận chuyển một cách chặt chẽ và nhất quán.
Bài viết này hướng dẫn chi tiết các bước phối hợp với các bộ phận liên quan, kiểm tra món ăn và xử lý sự cố trước khi khay phục vụ được giao đến tay khách.
1. Phối hợp chặt chẽ với bếp, bar và housekeeping
-
Nhận đơn hàng đã được xác nhận từ nhân viên tiếp nhận order
-
Gửi đơn đến bếp, bar và theo dõi tiến độ chuẩn bị món ăn
-
Chủ động trao đổi khi có:
-
Món đặc biệt cần chuẩn bị riêng
-
Yêu cầu từ housekeeping về dụng cụ, vật phẩm kèm theo (khăn, bàn di động…)
-
-
Theo dõi thời gian ra món để gom đầy đủ, tránh món chờ lâu bị nguội
2. Rà soát kỹ món ăn trước khi xếp vào khay
-
Đối chiếu đơn hàng với từng món:
-
Số lượng món
-
Tên món chính xác
-
Món thay thế nếu khách đã đổi yêu cầu
-
-
Rà soát ghi chú đặc biệt như: không cay, ít muối, ăn chay, món trẻ em
-
Xác nhận từng món có đủ:
-
Món chính và món phụ đi kèm
-
Đồ uống đúng loại và đúng nhiệt độ
-
Tráng miệng hoặc món ăn kèm nếu có combo
-
3. Kiểm tra hình thức, nhiệt độ và trình bày món
-
Món ăn phải đảm bảo:
-
Trình bày đẹp mắt, đúng tiêu chuẩn nhà hàng
-
Không bị tràn, đổ, dính mép đĩa
-
Còn đủ nóng (với món nóng) hoặc mát (với món lạnh)
-
-
Đồ uống phải có nắp hoặc màng bảo vệ, không tràn
-
Dụng cụ ăn uống đi kèm cần được đặt đúng vị trí, tránh tiếp xúc trực tiếp với món ăn
4. Chuẩn bị và bổ sung vật dụng cần thiết theo yêu cầu
-
Đối chiếu lại danh sách vật dụng kèm theo:
-
Dao, nĩa, muỗng, ống hút, khăn giấy hoặc khăn ướt
-
Muối, tiêu, sốt đặc biệt nếu món cần
-
Nước lọc, khăn lạnh, giấy ăn thêm nếu phục vụ cho nhiều người
-
-
Đặt các vật dụng bổ sung ở khay riêng, ngăn riêng trên xe đẩy
-
Ghi chú đặc biệt trên tray card nếu có vật dụng khác thường (ví dụ: ly không đá, cần ống hút giấy…)
5. Cách xử lý khi thiếu món hoặc món không đạt chất lượng
-
Nếu thiếu món:
-
Dừng toàn bộ quá trình set-up, thông báo cho bếp ngay lập tức
-
Thông báo với cấp quản lý nếu thời gian phục vụ bị trễ
-
-
Nếu món không đạt chất lượng:
-
Không tự ý điều chỉnh món
-
Chuyển lại cho bếp xử lý, kèm mô tả lỗi rõ ràng
-
Cập nhật tình trạng món trên đơn để ghi nhận
-
-
Không bao giờ giao món khi chưa qua kiểm tra hoặc thiếu kiểm chứng
Việc nhận và kiểm tra món ăn trước khi vận chuyển là bước then chốt trong toàn bộ quy trình Room Service, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng và trải nghiệm của khách hàng. Một món ăn được chuẩn bị công phu nhưng bị giao sai, thiếu hoặc không đạt tiêu chuẩn nhiệt độ có thể khiến cả trải nghiệm trở nên tiêu cực.
Đào tạo đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm tra món một cách tỉ mỉ, phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan và xử lý linh hoạt khi có sự cố là điều kiện bắt buộc nếu khách sạn muốn duy trì dịch vụ Room Service chất lượng cao và đồng nhất trong mọi ca phục vụ.