Quy trình Đặt lịch Hẹn
Xác định nhu cầu của khách hàng
- Hỏi khách hàng về các dịch vụ họ muốn đặt lịch, thời gian và yêu cầu về kỹ thuật viên (nếu có).
- Nếu khách hàng đặt lịch massage, hỏi họ có muốn chọn kỹ thuật viên nam hay nữ và nhập thông tin này vào hệ thống.
Giải thích về dịch vụ
- Nhiều khách hàng chưa quen thuộc với các dịch vụ của spa. Lễ tân cần có khả năng giải thích rõ ràng về từng dịch vụ và phân biệt giữa các dịch vụ tương tự.
- Hỗ trợ khách hàng:
- Nếu khách hàng đang ở spa, cung cấp menu dịch vụ để họ tham khảo.
- Nếu khách hàng gọi điện đặt lịch, có thể gửi menu dịch vụ qua bưu điện hoặc giới thiệu họ truy cập trang web của spa (nếu có).
Thông tin cần thu thập khi đặt lịch
- Họ và tên đầy đủ của khách hàng.
- Số phòng (nếu khách lưu trú tại khách sạn) hoặc số thẻ tín dụng để giữ lịch hẹn.
- Tên người đứng tên phòng hoặc số điện thoại liên hệ.
- Các yêu cầu đặc biệt hoặc ghi chú quan trọng.
Ghi chép lịch hẹn trên bản cứng
- Điền lịch hẹn vào lịch giấy (hard copy) để dự phòng khi xảy ra sự cố mất điện hoặc lỗi hệ thống máy tính.
- Lịch giấy cũng hữu ích khi cần xử lý các sai sót hoặc lịch hẹn chưa được ghi nhận chính xác.
Hướng dẫn khách lần đầu đến spa
- Nếu khách hàng lần đầu sử dụng dịch vụ, hướng dẫn họ đến sớm 15 phút để điền các mẫu thông tin cần thiết.
Chính sách hủy lịch hẹn
- Thông báo cho khách về chính sách hủy lịch hẹn của spa:
- Giữ số thẻ tín dụng của khách để bảo đảm lịch hẹn.
- Cam kết rằng thẻ tín dụng chỉ bị tính phí nếu khách hàng không đến hoặc hủy lịch ngoài khung thời gian cho phép.
Dịch vụ sử dụng kèm với cơ sở vật chất của spa
- Nếu áp dụng, thông báo cho khách hàng rằng họ có thể sử dụng toàn bộ tiện ích của spa trong ngày, bao gồm phòng gym, khu vực thư giãn hoặc phòng xông hơi, trước hoặc sau liệu trình.
- Nếu khách hàng muốn sử dụng tiện ích trước liệu trình, yêu cầu họ làm thủ tục check-in và thanh toán trước khi sử dụng.
Xác nhận lại thông tin đặt lịch
- Kết thúc cuộc gọi bằng cách lặp lại toàn bộ thông tin: ngày, giờ, dịch vụ đã chọn và kỹ thuật viên (nếu có).
- Bước này giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo lịch hẹn chính xác.