An ninh và kiểm soát trong hoạt động lễ tân khách sạn không chỉ đảm bảo an toàn cho khách mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của khách sạn. Việc quản lý chia khóa và ứng phó hiệu quả với các tình huống khẩn cấp là yếu tố quan trọng giúp khách sạn xây dựng niềm tin và bảo vệ tài sản. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các bước thực hiện qua bài viết này.
1. Phòng chống gian lận và trộm cắp
- Cách làm:
- Bộ phận lễ tân phải thường xuyên kiểm tra các khu vực quan trọng, quản lý tài sản chặt chẽ và cập nhật đầy đủ sổ sách, giấy tờ.
- Đảm bảo theo dõi định kỳ các khoản thanh toán, kiểm tra lịch trình giao dịch, tránh các rủi ro thất thoát tài sản.
- Tiêu chuẩn:
- Kiểm tra và đảm bảo tất cả các khoản thanh toán được thực hiện đầy đủ, đúng cách.
- Thực hiện giám sát chặt chẽ việc thu nợ, đảm bảo minh bạch và rõ ràng.
2. Kiểm soát chia khóa
- Cách làm:
- Chia khóa khẩn cấp: Chỉ sử dụng khi cần thiết, phải có ghi nhận và được kiểm soát nghiêm ngặt.
- Chia khóa tổng: Cất giữ cẩn thận, chỉ sử dụng khi thật sự cần thiết và có sự đồng ý của cấp quản lý.
- Chia khóa phòng khách: Chỉ cấp phát cho khách đăng ký hợp lệ, ghi chép chi tiết thông tin nhận và trả khóa.
- Tiêu chuẩn:
- Tất cả các loại khóa phải được giám sát chặt chẽ, chỉ sử dụng đúng mục đích.
- Thời gian và mục đích sử dụng cần được ghi rõ trong sổ theo dõi.
3. Các tình huống khẩn cấp
- Cách làm:
- Lễ tân cần đóng vai trò trung tâm trong việc ứng phó với các tình huống như hỏa hoạn, mất trộm hoặc cứu hộ.
- Nhân viên cần am hiểu quy trình xử lý khẩn cấp, phối hợp với các bộ phận khác và sử dụng thông tin liên lạc khẩn cấp kịp thời.
- Tiêu chuẩn:
- Mỗi khách sạn cần có quy trình ứng phó khẩn cấp chi tiết và phổ biến cho toàn bộ nhân viên.
- Các số liên lạc khẩn cấp cần được đặt tại khu vực lễ tân và tổng đài.