Trong kinh doanh khách sạn, việc quản lý các kênh phân phối và đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa doanh thu và đảm bảo công suất phòng luôn đạt mức tối đa. Bài viết này sẽ cung cấp những tiêu chuẩn và cách thức tối ưu hóa hệ thống phân phối của khách sạn để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
1. Các kênh phân phối hoặc đại diện
Mô tả:
Những đối tác marketing, hay các công ty hoặc cá nhân ngoài khách sạn, những người có thể đại diện và bán buồng/dịch vụ của khách sạn cho các khách hàng (mới). Họ có thể xúc tiến và bán sản phẩm/dịch vụ giúp bạn.
Tiêu chuẩn:
- Cung cấp tờ rơi thông tin, bảng giá, bảng tin và địa chỉ để điều chỉnh các thông tin cập nhật (thư điện tử hoặc trang web) cho các kênh phân phối/đại diện của bạn.
- Ít nhất đến thăm khách sạn của bạn mỗi năm một lần.
- Giữ mối liên hệ thường xuyên với họ.
2. Marketing trực tiếp
Mô tả:
Nếu khách sạn của bạn đã thành lập từ lâu, bạn sẽ có thể đăng ký của những người khách trước kia đã ở khách sạn.
Danh sách thư tín của cá nhân bạn có thể bao gồm cơ quan chính phủ, báo chí, đối tác làm ăn, và bạn bè.
Tiêu chuẩn:
- Nên gửi cho khách những tập thông tin mới và thư mời họ trở lại khách sạn.
- Mỗi khách cần theo 3 hay 4 tập thông tin và bảng giá các sản phẩm và dịch vụ của khách sạn khi gửi thư.
- Mỗi phòng nên có tập thông tin mới và bảng giá cập nhật.
- Gửi thư cho những vị khách tới lại khách sạn và những khách hàng mua có khối lượng lớn ít nhất hai lần trong một năm.
3. Văn phòng du lịch
Mô tả:
Cả văn phòng trong nước lẫn nước ngoài phải nên có đủ số lượng tập thông tin và bảng giá của khách sạn bạn.
Tiêu chuẩn:
- Viết thư ít nhất hai lần một năm để yêu cầu họ kiểm kê tập thông tin và bảng giá.
- Yêu cầu họ cung cấp thông tin liên quan đến các chiến dịch cộng tác marketing, xúc tiến thương mại, triển lãm thương mại và FAM trip.
4. Đại diện của khách sạn
Mô tả:
Đại diện của khách sạn giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc đặt phòng và kiểm tra phòng còn trống, đồng thời cung cấp thông tin cho khách tiềm năng, các đại lý lữ hành và công ty cung cấp tour. Đó cũng là nơi thu tiền đặt cọc và tiền trả trước.
Tiêu chuẩn:
- Nhân viên đại diện phải luôn cập nhật thông tin về tình trạng phòng trống của khách sạn, giá cả, mức bán phòng dự kiến và thực tế.
- Nhân viên đại diện phải đến thăm khách sạn của bạn ít nhất hai lần một năm và phải có sổ lượng tập thông tin về sản phẩm của khách sạn.
- Phải liên hệ với nhân viên đại diện hàng tuần.
5. Đại lý lữ hành bán lẻ
Mô tả:
Đại lý lữ hành có thể bán sản phẩm và dịch vụ của khách sạn cho khách.
Họ có thể tiếp cận các nhóm khách lớn.
Ngày nay đặt buồng được thực hiện thông qua:
- Một đại diện của khách sạn.
- Đại lý điều hành tour bán buôn, nếu mua tour trọn gói.
- Qua gửi fax trực tiếp đến khách sạn.
- Thông qua những hãng hàng không có dịch vụ đặt buồng khách sạn như là dịch vụ đi kèm.
Tiêu chuẩn:
- Mỗi năm hai lần gửi 5 -10 bưu kiện tập thông tin và bảng giá cho họ.
- Xây dựng cơ chế tiền hoa hồng để thúc đẩy họ bán hàng và gửi khách đến khách sạn bạn (khoảng 10-20% giá thực).
- Luôn thông báo trước cho họ về những chiến dịch đặc biệt và ngày khóa sổ.
6. Hãng điều hành tour bán buôn
Mô tả:
Hãng điều hành tour bán buôn là những chuyên gia xúc tiến quảng bá sản phẩm bằng mọi phương tiện có sẵn tại những thị trường mục tiêu, có khả năng cung cấp thuộc tính, đặc tính của sản phẩm, đặc điểm của khu thắng cảnh, hình thức vận chuyển và những nhu cầu đặc biệt khác.
Tiêu chuẩn:
- Các dịch vụ trọn gói được công bố kết hợp với dịch vụ hàng không.
- Những gói dịch vụ này được các hãng điều hành tour bán buôn đưa đến khách hàng thông qua các nhân viên đại lý lữ hành bán lẻ và các quầy điều hành tour tại sân bay.
- Có thể dao động trong khoảng 20-40% giá buồng khách sạn.
- Kiểm tra kỹ những mục nào có thể bao gồm và những mục nào nên loại bỏ.
7. Trách nhiệm đối với việc đặt buồng quá tải
Mô tả:
Số lượng buồng bán vượt quá số buồng của khách sạn có trong một ngày hoặc trong một thời gian khiến bạn phải hủy bớt số khách đã đặt trước.
Tiêu chuẩn:
- Điều này rất nguy hiểm về mặt pháp lý cho khách sạn, đặc biệt trong kỷ nguyên tiêu dùng hiện nay, khi các cơ quan bảo vệ người tiêu dùng thực hiện nghiêm ngặt luật bảo vệ khách hàng và thường đứng về phía khách hàng.
- Thông báo cho khách hàng nếu khách sạn của bạn đã quá tải trong thời gian khách muốn thuê.
Kết luận
Việc xây dựng một hệ thống phân phối chặt chẽ và quản lý tốt các đại diện khách sạn là yếu tố then chốt trong việc phát triển kinh doanh. Hiểu rõ các tiêu chuẩn và phương thức tiếp cận khách hàng giúp khách sạn tận dụng tối đa lợi thế thị trường, đồng thời đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.