Phục vụ trà và cà phê trong giờ giải lao tại hội nghị và tiệc là một phần quan trọng giúp khách có thời gian thư giãn trước khi quay lại chương trình chính. Nhân viên phục vụ cần đảm bảo quy trình chuẩn, từ chuẩn bị bàn, pha chế đồ uống, phục vụ khách đến thu dọn gọn gàng sau khi khách sử dụng. Việc thực hiện đúng kỹ thuật giúp duy trì chất lượng dịch vụ và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
1. Chuẩn bị sẵn sàng
Phải sắp xếp một bàn tiệc với kích thước phù hợp tại khu vực quy định với đủ những thứ cần thiết.
- Sắp đặt đầy đủ trước giờ giải lao. Nếu phục vụ trong phòng họp, việc sắp xếp phải hoàn tất trước khi cuộc họp bắt đầu. Nếu ở bên ngoài, sắp xếp một cách yên lặng.
- Có đầy đủ tách, đĩa lót tách, thìa (que khuấy trong ly nếu cho phục vụ nước hoa quả) cho số lượng khách tham dự, tăng thêm 5%.
- Chuẩn bị đủ các loại đường.
- Đĩa nhỏ và khăn giấy nếu cần thiết.
- Phải trải khăn bàn và có thể gấp hoặc làm viền khăn.
- Tách và đĩa lót tách nên được sắp xếp một cách có tổ chức theo hàng lối trên mặt bàn, cầm tách và đĩa phải thẳng hàng. Tách và đĩa lót tách đặt chéo xếp đôi do 2 cái lên nhau nếu cần thiết.
- Phải kê bàn ở vị trí hạn chế tối đa việc làm tắc nghẽn lối đi.
2. Chuẩn bị đồ uống
Ngay trước khi giờ nghỉ giải lao sắp bắt đầu, phải pha trà và/hoặc cà phê ngay vào các ấm to.
Mang đến bàn phục vụ bằng xe đẩy.
- Phải tráng nóng ấm trước khi pha đồ uống (trà, nước sôi và cà phê).
- Phải pha trà trước và khi các gói trà (túi trà tự dùng cho tiệc) ngấm, lấy chúng ra khỏi ấm trà.
- Có thể phải chuẩn bị các túi trà/trà tháo mộc riêng cho một số người uống riêng.
- Nước hoa quả phải được rót vào bình.
- Phải để các ấm đựng đồ uống lên đĩa lót có lót khăn.
- Sửa/kem lấy ra từ tủ lạnh và để sẵn sàng phục vụ.
- Có đủ số lượng cần thiết các lát chanh trên đĩa dự phòng cùng với các que khuấy.
3. Phục vụ
Khi khách tiến đến bàn, hãy mời khách dùng đồ uống và rót đầy ¾ tách.
Mời khách dùng thêm sữa hoặc chanh nếu họ yêu cầu.
- Nhanh chóng rót đồ uống và trao cho khách.
- Không tốn quá nhiều thời gian cho một khách vì việc này cần phải làm trong thời gian ngắn nhất.
- Sự ưu tiên của khách là lấy đồ uống và nói chuyện, hơn là thưởng thức các đồ ăn uống.
4. Thu dọn
Khi các tách đã dùng xong, hãy thu hồi từng chiếc và xếp chúng sang một bên.
Khi cuộc họp tiếp tục, cần dọn hết các tách đĩa và các mẫu vụn thức ăn lên xe đẩy hoặc khay một cách nhanh chóng (và trật tự).
Chuyển mọi thứ đến khu vực chuẩn bị hoặc khu rửa bát.
- Việc thu dọn chỉ có thể thực hiện bằng tay khi khách vẫn còn ở đó.
- Chỉ có thể dùng khay hoặc xe đẩy khi không còn khách.
- Nếu phục vụ trong phòng họp, việc dọn dẹp cần phải thực hiện càng nhanh, càng trật tự và càng kín đáo càng tốt. Nếu làm phiền khách hoặc khách yêu cầu, phải để lại đến (bữa ăn) giờ giải lao tiếp theo mới được dọn.
Kết luận
Phục vụ trà và cà phê trong giờ giải lao tại hội nghị và tiệc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, thao tác nhanh chóng và thu dọn gọn gàng. Nhân viên cần tuân thủ quy trình tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng dịch vụ, tạo sự thoải mái cho khách hàng và duy trì môi trường chuyên nghiệp trong sự kiện.