Nhận đặt bàn qua điện thoại là một bước quan trọng trong dịch vụ khách hàng của nhà hàng, giúp đảm bảo quy trình vận hành suôn sẻ và tạo trải nghiệm chuyên nghiệp cho thực khách. Việc thực hiện đúng kỹ thuật không chỉ giúp khách hàng hài lòng mà còn nâng cao hình ảnh thương hiệu của nhà hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách nhận đặt bàn qua điện thoại đúng tiêu chuẩn.
1. Chuẩn bị
Sẵn sàng tập trung chú ý hoàn toàn vào quá trình đặt bàn của khách.
Cách làm:
- Đảm bảo rằng không có tiếng ồn quá mức ảnh hưởng đến cuộc trò chuyện.
- Có sẵn bút và sổ nhật ký đặt bàn.
- Cố định tư thế cầm điện thoại chuyên nghiệp.
Tiêu chuẩn:
- Thái độ và âm lượng của người phục vụ không được ảnh hưởng đến hình ảnh của nhà hàng.
2. Trả lời điện thoại
Nhấc điện thoại lên và trả lời cuộc gọi.
Cách làm:
- Giọng nói trong sáng, rõ ràng.
- Nói với giọng vui vẻ, tạo thiện cảm với khách.
- Chào theo quy định của nhà hàng, ví dụ: "Xin chào, đây là nhà hàng XYZ, tôi có thể giúp được gì cho quý khách?"
Tiêu chuẩn:
- Khách hàng nhận thấy sự chuyên nghiệp ngay từ lần liên hệ đầu tiên.
- Giọng nói rõ ràng, dễ nghe, không quá nhanh hoặc quá chậm.
3. Nhận đặt bàn
Lắng nghe người gọi, trả lời bằng cách nhắc lại yêu cầu. Kiểm tra bàn trống trong sổ nhật ký đặt bàn.
Cách làm:
- Nếu có bàn trống: "Vâng, chúng tôi có bàn cho quý khách."
- Nếu không có bàn: "Rất tiếc, tất cả các bàn đều đã được đặt trước rồi."
Tiêu chuẩn:
- Xác nhận bàn trống một cách chính xác.
- Tránh nhận bàn vượt quá công suất phục vụ của nhà hàng.
4. Ghi lại các chi tiết
Ghi lại các chi tiết của người gọi.
Cách làm:
- Ghi rõ tên, ngày đặt bàn, số người tham dự, số điện thoại hoặc thông tin liên lạc.
- Đánh dấu các chi tiết này ngay lập tức để tránh sai sót.
Tiêu chuẩn:
- Đảm bảo tất cả thông tin đều đầy đủ để có thể gọi lại khách nếu cần.
5. Kết thúc việc đặt bàn
Nhắc lại việc đặt bàn cho khách nghe và bày tỏ sự đánh giá cao cùng lời cảm ơn.
Cách làm:
- Nhắc lại chi tiết đặt bàn: "Như vậy là ngày thứ Năm tuần tới, ngày XX tháng YY, một bàn dành cho 4 người đến lúc 20 giờ. Rất cảm ơn quý khách đã đặt trước, rất mong được đón tiếp ông/bà."
Tiêu chuẩn:
- Xác nhận rõ ràng các chi tiết, tránh sai sót trong quá trình đặt bàn.
- Sử dụng giọng lịch sự, thân thiện, thể hiện sự chuyên nghiệp.
6. Liên lạc
Nếu thấy có điều gì bất thường trong quá trình đặt bàn, hãy liên lạc với người quản lý nhà hàng hoặc cấp trên.
Cách làm:
- Liên hệ trong các trường hợp đặc biệt như:
- Nhà hàng quá đông khách.
- Khách VIP.
- Khách quen.
- Khách có vấn đề đặc biệt như ăn kiêng, dị ứng thực phẩm.
- Bữa tiệc rất lớn, cần sự chuẩn bị đặc biệt.
Tiêu chuẩn:
- Đảm bảo nhà hàng có sự chuẩn bị kỹ càng để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Kết luận
Quy trình nhận đặt bàn qua điện thoại không chỉ giúp nhà hàng vận hành hiệu quả mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Việc thực hiện đúng các bước từ trả lời điện thoại, ghi chép chi tiết đến xác nhận đặt bàn giúp tạo sự chuyên nghiệp và tin tưởng cho thực khách.