Nhận yêu cầu phục vụ tại phòng là một quy trình quan trọng trong nghiệp vụ nhà hàng nhằm đảm bảo khách hàng có trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp và thuận tiện nhất. Từ việc tiếp nhận yêu cầu qua điện thoại, ghi nhận thông tin chính xác, đến việc truyền đạt yêu cầu đến bộ phận bếp, tất cả các bước cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
1. Chuẩn bị
- Có sẵn tại quầy tiếp nhận yêu cầu phục vụ tại phòng một bản sao thực đơn và các đồ uống, bút, phiếu ghi yêu cầu và danh mục các phòng khách nếu có thể.
- Phải có sẵn thực đơn phục vụ tại phòng đầy đủ. Có đủ phiếu ghi yêu cầu. Bút sử dụng tốt.
- Nếu hệ thống điện thoại không hiển thị số phòng và tên khách gọi đến thì phải có sẵn một danh sách phòng khách được cập nhật hàng ngày.
2. Trả lời điện thoại
- Nhấc điện thoại đang đổ chuông.
- Trong vòng 3 hồi chuông. Không được để tổng đài khách hoặc thực tập trung chuyển máy. Gọi tên khách, giới thiệu bộ phận tiếp nhận. Ví dụ: "Xin chào, đây là bộ phận phục vụ tại phòng, tôi có thể giúp gì được quý khách?"
- Ghi lại thời gian của cuộc gọi trên phiếu yêu cầu.
3. Tiếp nhận yêu cầu
- Lắng nghe yêu cầu của khách và ghi lại trên phiếu yêu cầu.
- Nhắc lại các món khách đã gọi một cách ngắn gọn cho khách hàng đã nghe rõ.
4. Nhắc lại và các thông tin bổ sung
- Đọc lại cho khách nghe nội dung của phiếu yêu cầu và gợi ý các món khác nếu thấy phù hợp. Yêu cầu thêm các thông tin khác từ khách.
- Nếu khách có quên một món nào đó, gợi ý cho khách một cách lịch sự. Hiểu rõ quy trình chế biến hoặc nước sốt của món ăn.
- Đảm bảo rằng số phòng của khách được ghi lại vào lúc này. Cảm ơn khách vì đã gọi món và thông báo cho họ biết khoảng thời gian chuẩn bị và mang thức ăn đến phòng và ghi lại vào cuối phiếu ghi yêu cầu.
- Gác máy điện thoại sau khi khách đã gác máy.
5. Chuyển yêu cầu
- Chuyển yêu cầu đến nhà bếp.
- Thông báo bằng miệng (trừ khi sử dụng hệ thống điện tử) cho nhà bếp về việc chuẩn bị món ăn mới và khẳng định thời gian dự kiến hoàn thành.
Kết luận, quy trình nhận yêu cầu phục vụ tại phòng trong nhà hàng yêu cầu sự chính xác, nhanh chóng và chuyên nghiệp. Nhân viên cần nắm vững các bước để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, đồng thời tạo nên một trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.