Trong quá trình lưu trú tại khách sạn, khách có thể phát sinh nhu cầu gia hạn thời gian ở thêm. Việc xử lý yêu cầu này không chỉ đảm bảo sự hài lòng của khách mà còn giúp khách sạn tối ưu công suất phòng. Tuy nhiên, gia hạn lưu trú cần được thực hiện đúng quy trình để tránh ảnh hưởng đến công tác đặt phòng và vận hành khách sạn. Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý gia hạn lưu trú để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả.
1. Kiểm tra phòng trống
Kiểm tra trong hệ thống PMS xem còn phòng trống cho thời gian gia hạn hay không.
- Kiểm tra phòng khách đang ở xem có khách đặt tiếp theo không.
- Kiểm tra tình trạng phòng trống trong khách sạn.
- Kiểm tra loại phòng còn trống.
- Nếu không còn phòng trống, hãy liên hệ với người giám sát.
Đảm bảo rằng còn phòng trống cho thời gian yêu cầu của khách. Nếu phòng đã có khách đặt tiếp theo, cần xem xét phương án thay thế hoặc thông báo rõ ràng cho khách về tình trạng phòng.
2. Kiểm tra số dư
Kiểm tra dư nợ của khách trên hồ sơ để xác nhận khả năng thanh toán.
- Khi đồng ý cho khách ở thêm, khách sạn phải chắc chắn rằng số dư tín dụng của khách đủ để thanh toán thời gian ở thêm.
Nếu khách chưa đặt cọc hoặc hạn mức tín dụng không đủ, khách sạn cần yêu cầu thanh toán thêm để đảm bảo các chi phí phát sinh được chi trả đầy đủ.
3. Thông báo cho bộ phận phòng và các bộ phận khác có liên quan
Gọi cho giám sát viên bộ phận phòng, thông báo cho họ biết có khách gia hạn lưu trú.
- Thông báo cho bộ phận phòng.
- Thông báo cho các bộ phận khác có liên quan.
Bộ phận phòng cần biết khách sẽ ở thêm để sắp xếp dọn dẹp hoặc dịch vụ bổ sung. Đồng thời, các bộ phận khác như nhà hàng, spa, lễ tân cần được cập nhật để đảm bảo dịch vụ tiếp tục diễn ra suôn sẻ.
4. Hoàn thành việc gia hạn lưu trú
Cấp thẻ chìa khóa mới và hoàn thành việc ghi chép vào hồ sơ.
- Cấp thẻ chìa khóa mới.
- Gia hạn lưu trú phải được ghi chép vào hệ thống với các thông tin:
- Tên khách.
- Số phòng.
- Ngày trả phòng theo lịch cũ.
- Ngày trả phòng theo lịch mới.
Thẻ chìa khóa cũ của khách sẽ hết hiệu lực vào ngày trả phòng cũ, do đó cần cấp thẻ mới để khách tiếp tục sử dụng phòng. Việc ghi chép thông tin đầy đủ giúp các nhân viên lễ tân khác nắm bắt tình trạng khách lưu trú chính xác.
Kết luận
Gia hạn lưu trú là một phần quan trọng trong nghiệp vụ lễ tân khách sạn, giúp khách sạn tối ưu công suất phòng và đảm bảo dịch vụ không bị gián đoạn. Việc kiểm tra phòng trống, xác minh số dư, thông báo cho các bộ phận liên quan và cập nhật hệ thống PMS là những bước quan trọng cần thực hiện để đảm bảo quá trình gia hạn diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.