Trong ngành khách sạn, việc cập nhật chính xác tình trạng phòng là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt nhất và tối ưu hóa công suất phòng. Tuy nhiên, do sự phối hợp giữa bộ phận lễ tân và bộ phận buồng chưa chặt chẽ, có thể xảy ra sai lệch thông tin về tình trạng phòng. Bài viết này hướng dẫn cách kiểm tra và xử lý các trường hợp sai lệch để đảm bảo hệ thống luôn phản ánh đúng thực tế.
1. Kiểm tra sự sai lệch thông tin về tình trạng phòng
Tìm ra danh sách những phòng có sai lệch tình trạng trong hệ thống PMS.
- Việc này phải được thực hiện ít nhất 3 lần trong ngày, thường xuyên hơn nếu khách ra vào liên tục.
Việc kiểm tra thường xuyên giúp đảm bảo tình trạng phòng trong hệ thống PMS chính xác, tránh tình trạng phòng có khách nhưng bị đánh dấu trống hoặc ngược lại.
2. Xử lý các phòng trống giả tạo (Skippers)
Xác nhận với bộ phận buồng rằng phòng đó thực sự trống.
- Bộ phận buồng phải kiểm tra kỹ xem có dấu hiệu của khách hay không.
- Bộ phận lễ tân cần xác định rõ các chi tiết hóa đơn.
Có thể do khách đã du lịch vội và rời đi mà không báo trước. Nếu thanh toán của khách chưa hoàn tất nhưng phòng bị đánh dấu trống, bộ phận lễ tân cần xử lý ngay.
Nếu hóa đơn chưa thanh toán, hãy báo ngay cho người giám sát để xử lý kịp thời.
3. Xử lý các phòng có khách giả tạo (Sleepers)
Xác nhận với bộ phận buồng xem phòng đó thực sự có khách không.
- Bộ phận buồng nên kiểm tra kỹ xem thực tế có ai đang ở trong phòng không.
- Nếu có người đang ở phòng, cần phải xác định xem đó là ai (việc này thường được thực hiện cùng bộ phận an ninh).
Có thể do phòng đó vẫn còn bận từ ngày hôm trước, hoặc khách chưa được làm thủ tục nhập phòng vào hệ thống PMS. Điều này có thể dẫn đến sai sót trong hệ thống đặt phòng.
4. Điều chỉnh chính xác tình trạng phòng
Bộ phận buồng hoặc bộ phận lễ tân phải thay đổi tình trạng phòng trong hệ thống.
- Không được có sự khác biệt về tình trạng phòng sau khi đã kiểm tra toàn bộ các phòng trong danh sách.
Điều này giúp tình trạng phòng giữa bộ phận buồng và lễ tân luôn khớp nhau, tránh sai sót trong hệ thống PMS và thực tế.
Kết luận
Xử lý sai lệch thông tin về tình trạng phòng là một nhiệm vụ quan trọng trong nghiệp vụ lễ tân. Việc kiểm tra và xác nhận chính xác thông tin giữa bộ phận lễ tân và bộ phận buồng giúp hạn chế tình trạng phòng trống giả hoặc khách giả tạo, đảm bảo hệ thống quản lý khách sạn hoạt động trơn tru. Nhờ đó, doanh thu và trải nghiệm khách hàng cũng được tối ưu hóa, giúp khách sạn vận hành hiệu quả hơn.