Thanh toán công nợ trong khách sạn là một quy trình quan trọng đối với các khách hàng doanh nghiệp hoặc khách hàng đặt phòng qua các đại lý du lịch. Để tránh sai sót trong tài chính và đảm bảo giao dịch minh bạch, lễ tân cần thực hiện các bước kiểm tra và xác nhận chính xác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để đảm bảo quy trình thanh toán công nợ diễn ra đúng chuẩn.
1. Xác định việc thanh toán bằng phương thức ghi sổ nợ công ty
Hãy nói với khách: “Tôi nhận được thông báo rằng hóa đơn của ông/bà (các chi tiết hóa đơn) có thể được gửi đến công ty của ông/bà, đúng vậy không, thưa ông/bà (TÊN KHÁCH)?”
- Xác nhận với khách rằng phần chi phí sẽ chuyển về công ty thanh toán.
- Gọi tên khách để đảm bảo đúng danh tính.
- Khẳng định với khách về trách nhiệm thanh toán các khoản phụ trội.
- Kiểm tra và xác nhận phiếu xác nhận thanh toán phải đúng với đặt phòng.
- Đối với các đại lý du lịch, chỉ thanh toán phần số tổng, không bao gồm giá buồng lẻ.
2. Xác định việc thanh toán các khoản phụ trội
- Hỏi khách về phương thức thanh toán các khoản phụ trội (minibar, giặt ủi, dịch vụ nhà hàng…).
- Thu nhận thông tin về phương thức thanh toán cho các khoản phụ trội.
- Tiêu chuẩn thanh toán phụ trội có thể khác nhau tùy thuộc vào thỏa thuận với công ty hoặc đại lý du lịch.
- Kiểm tra hóa đơn đã được lập trong PMS để đảm bảo chính xác.
3. Tiếp tục quy trình làm thủ tục nhận buồng khách sạn
Sau khi hoàn tất xác nhận công nợ và xử lý các khoản thanh toán phụ trội, tiếp tục quy trình làm thủ tục nhận phòng cho khách một cách chuyên nghiệp, đảm bảo trải nghiệm lưu trú thuận lợi.
Kết luận
Thanh toán công nợ trong khách sạn là một quy trình quan trọng giúp khách sạn duy trì sự minh bạch tài chính, tránh thất thoát và bảo đảm quyền lợi cho cả khách hàng và khách sạn. Lễ tân cần tuân thủ các bước kiểm tra, xác nhận thông tin để đảm bảo giao dịch chính xác, tránh rủi ro công nợ và sai sót tài chính.