Trong hoạt động vận hành khách sạn, kiểm soát tài khoản có dư nợ cao là một nhiệm vụ quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro về thanh toán. Nếu không kiểm tra kịp thời, khách có thể vượt quá hạn mức tín dụng, gây khó khăn cho quá trình thanh toán và ảnh hưởng đến doanh thu khách sạn. Bài viết này hướng dẫn các bước kiểm tra và xử lý tài khoản có dư nợ cao để đảm bảo tài chính khách sạn luôn được kiểm soát chặt chẽ.
1. Kiểm tra báo cáo dư nợ cao
In báo cáo dư nợ cao và kiểm tra chi tiết từng khách có tên trong báo cáo này.
- Kiểm tra trong ngăn tủ hồ sơ về các chi tiết thanh toán.
Việc kiểm tra kỹ giúp phát hiện các chi tiết thanh toán nhập vào hệ thống PMS có thể không chính xác, từ đó tránh sai sót trong quá trình xử lý thanh toán.
2. Liên lạc với khách
Để lại lời nhắn cho khách, đề nghị khách liên lạc với bộ phận lễ tân.
- Liên lạc với từng khách có dư nợ cao vượt quá hạn mức cho phép.
- Yêu cầu thanh toán bổ sung theo hình thức:
- Đặt cọc.
- Xin ngân hàng cấp phép cho thẻ tín dụng thanh toán bằng thẻ tín dụng cao hạn.
- Chứng thực thanh toán qua công ty.
- Nếu không có thanh toán bổ sung nào được bảo đảm, hãy thông báo ngay cho người giám sát.
Việc thanh toán bổ sung giúp đảm bảo khách không nợ quá hạn và giảm thiểu rủi ro cho khách sạn. Nếu khách không thể thanh toán, các biện pháp thích hợp như yêu cầu đặt cọc bổ sung hoặc giới hạn dịch vụ có thể được áp dụng.
3. Điều chỉnh PMS
Nhập các chi tiết thanh toán mới vào PMS.
- PMS phải phản ánh đúng các khoản thanh toán được cập nhật của tất cả các khách.
Việc cập nhật PMS giúp hệ thống phản ánh chính xác tình trạng thanh toán của khách, giảm thiểu sai sót trong việc quản lý tài khoản. Điều này cũng giúp hạn chế việc phải liên lạc nhiều lần với khách về các vấn đề liên quan đến thanh toán.
Kết luận
Kiểm tra tài khoản có dư nợ cao là một phần quan trọng trong nghiệp vụ lễ tân khách sạn, giúp giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo thanh toán đúng hạn. Việc kiểm tra báo cáo dư nợ, liên lạc với khách để yêu cầu thanh toán bổ sung, và cập nhật PMS chính xác sẽ giúp khách sạn vận hành hiệu quả hơn. Tuân thủ quy trình này giúp đảm bảo tài chính ổn định và mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng.