Nghiệp vụ kiểm toán đêm là một phần quan trọng trong quy trình vận hành của bộ phận lễ tân khách sạn. Việc thực hiện kiểm toán đêm giúp đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch tài chính, tối ưu hóa quy trình kế toán và quản lý doanh thu. Dưới đây là các bước thực hiện kiểm toán đêm theo tiêu chuẩn nghiệp vụ lễ tân.
1. Chuẩn bị khu vực làm việc
Kiểm tra quầy làm việc cho sạch sẽ và có tổ chức, sẵn sàng cho ca làm việc của bạn.
Tiêu chuẩn
- Đảm bảo rằng bạn có đủ số văn phòng phẩm:
- Kẹp hồ sơ.
- Bút.
- Dập ghim có ghim.
- Giấy cho máy quét thẻ tín dụng.
- Nhận quỹ dự phòng.
- Đảm bảo rằng bạn có đủ tiền lẻ trong quỹ dự phòng.
2. Chuẩn bị cho bản thân
Đọc sổ ghi chép và chú ý các báo cáo vắn tắt hoặc giao ca.
Tiêu chuẩn
- Đọc sổ ghi chép của các ngày bạn không đi làm.
- Hiểu rõ các vấn đề nổi bật từ các ca trước.
3. Cân đối các khoản thanh toán
Thu thập các khoản thanh toán do bộ phận Lễ tân nhận được trong ba ca.
Tiêu chuẩn
- Kiểm tra các khoản chi phí của khách đã được nhập trong ngày để tránh sai sót.
- Sắp xếp các chứng từ liên quan theo đúng thứ tự.
4. Nhập doanh thu
Nhập và kiểm tra doanh thu của tất cả các bộ phận.
Tiêu chuẩn
- Kiểm tra ký các giao dịch để tránh sai sót.
- Tập hợp mọi khoản thu.
5. Xem xét báo cáo khác biệt về giá
Kiểm tra các sai sót trong báo cáo khác biệt về giá phòng.
Tiêu chuẩn
- Kiểm tra tất cả các chi tiết, tối thiểu là:
- Giá thuê phòng.
- Số khách trong phòng.
- Quy định về lắp đặt.
- Các chi tiết thanh toán.
- Thông tin thị trường.
6. Chạy chức năng "nhập giá phòng và thuế"
Theo các hướng dẫn trong PMS.
Tiêu chuẩn
- Tất cả các sai sót phải được chỉnh sửa trước khi bắt đầu quy trình này.
- Tất cả giá thuê phòng sẽ được tự động tính vào từng phòng khách khi chạy quy trình này.
7. Bắt đầu quy trình công việc đóng ngày
Theo các hướng dẫn trong PMS.
Tiêu chuẩn
- Sao lưu các báo cáo phòng khi cần sử dụng.
- PMS sẽ không thể truy cập được sau một thời gian nhất định.
8. Chuẩn bị báo cáo cho người quản lý
Soạn các thống kê cần thiết và nộp chúng cho người có thẩm quyền.
Tiêu chuẩn
- Báo cáo cho người quản lý bao gồm:
- Các thống kê về lễ tân.
- Doanh thu của từng bộ phận.
- Dự báo.
- Thông tin về các đoàn và các hội nghị.
- Tất cả các bộ phận cũng đều phải được nhận một bản sao báo cáo.
9. In các báo cáo
In lần lượt các báo cáo cho các bộ phận khác nhau.
Tiêu chuẩn
- Mọi bộ phận đều cần nhận được báo cáo để bắt đầu một ngày làm việc.
- Phân phát các báo cáo này theo hướng dẫn.
10. Kiểm tra các ngăn hồ sơ
Kiểm tra tất cả các ô xem chúng có chứa đúng các thông tin chính xác không.
Tiêu chuẩn
- Kiểm tra từ hồ sơ, mỗi ô phải có (theo cùng thứ tự):
- Phiếu đăng ký.
- Phiếu in dập thẻ tín dụng hoặc giấy xác nhận ghi nợ kèm theo (nếu có).
- Phiếu đăng ký sử dụng két an toàn (nếu có).
- Các chứng từ từ các bộ phận khác, hỗ trợ cho việc tính tiền vào hóa đơn của khách.
Kết luận
Quy trình kiểm toán đêm là một phần quan trọng trong nghiệp vụ lễ tân khách sạn, giúp đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch tài chính và sổ sách kế toán. Thực hiện đầy đủ và chính xác các bước này không chỉ giúp tránh sai sót mà còn tối ưu hóa vận hành khách sạn, giúp lễ tân có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn vào ngày hôm sau.