Trong hoạt động của khách sạn, việc kết thúc thu ngân là một bước quan trọng trong quy trình tài chính. Nhân viên lễ tân cần đảm bảo các khoản thanh toán được ghi nhận chính xác, kiểm tra chứng từ đầy đủ, chuẩn bị tiền mặt hợp lý và hoàn thành các thủ tục cần thiết để đảm bảo hoạt động khách sạn diễn ra suôn sẻ.
1. In báo cáo kế toán cuối ca để đối chiếu
In báo cáo đúng từ PMS.
- Cùng với người giám sát xác nhận rằng bạn có thể kết thúc việc thu ngân.
2. Chuẩn bị đối chiếu/kiểm tra chứng từ
Tập hợp mọi tài liệu/chứng từ liên quan đến các giao dịch dưới mã truy cập của bạn.
- Mang theo toàn bộ chứng từ.
- Sắp xếp theo mã giao dịch:
- Các hóa đơn ghi nợ.
- Các hóa đơn trả bằng thẻ tín dụng xếp theo từng loại thẻ khác nhau.
- Các hóa đơn đưa tiền mặt cho khách.
- Các hóa đơn trả bằng tiền mặt.
- Các hóa đơn cho các khoản chi nhỏ.
- Cộng tổng số tiền theo mã giao dịch của bạn.
3. Cân đối các giao dịch
Đối chiếu số tiền đã nhập trong PMS với số tiền giao dịch thực tế.
- Giao dịch thực tế phải tương ứng với các giao dịch trong PMS.
- Tìm và khắc phục ngay bất cứ sự khác biệt nào.
- Thông báo cho người giám sát biết nếu vẫn còn sự khác biệt mà không tự giải quyết được.
4. Chuẩn bị tiền mặt
Lấy đúng số tiền mặt từ trong ngăn tiền của bạn.
- PMS sẽ tính toán đúng tổng số tiền.
- Để nội tệ riêng, ngoại tệ và séc du lịch riêng.
- Cho báo cáo tiền mặt vào trong phong bì (ghi rõ số tiền mặt trong phong bì).
- Niêm phong/dán phong bì cẩn thận và ký tất lên mép dán.
- Viết tên của bạn, ngày tháng và ca trực của bạn lên phong bì.
5. Nộp phong bì đựng tiền
Đặt vào nơi quy định (thường là trong két an toàn).
- Nộp phong bì tiền vào két.
- Ghi các chi tiết về phong bì tiền vào sổ, bao gồm:
- Ngày tháng.
- Tên bộ phận.
- Tên của bạn.
- Chữ ký tất của bạn.
- Đừng bao giờ để người khác cất tiền của bạn.
6. Cất hoặc bàn giao quỹ dự phòng
Đếm lại số tiền trong quỹ dự phòng và cất vào nơi quy định.
- Đếm lại số tiền trong quỹ dự phòng; cần có đủ số lượng tiền mặt cần thiết theo quy định của khách sạn về quỹ dự phòng.
- Nếu bạn bàn giao tiền trong quỹ dự phòng cho đồng nghiệp, hãy cùng người đó đếm lại số tiền này.
- Nếu bạn thấy “thừa” hoặc “thiếu” hãy báo ngay cho người giám sát.
- Đảm bảo bạn có đủ tiền lẻ trong quỹ dự phòng cho ca sau.
- Để tiền vào nơi quy định.
7. Đăng xuất khỏi PMS
Thoát mã truy nhập của bạn khỏi hệ thống.
- Mỗi người phải làm việc theo tên truy cập riêng của mình.
Kết luận
Việc hoàn tất quá trình thu ngân tại quầy lễ tân đòi hỏi sự chính xác, tổ chức và tuân thủ quy trình rõ ràng. Bằng cách thực hiện đúng các bước từ kiểm tra chứng từ, cân đối giao dịch, chuẩn bị và nộp tiền mặt, nhân viên lễ tân sẽ đảm bảo tính minh bạch tài chính và vận hành khách sạn một cách chuyên nghiệp.