Khách VIP (Very Important Person) là những khách hàng quan trọng của khách sạn, bao gồm các nhân vật có ảnh hưởng, lãnh đạo doanh nghiệp, đối tác chiến lược hoặc khách hàng thân thiết lâu năm. Quy trình đón tiếp khách VIP cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo khách có trải nghiệm đặc biệt và hài lòng cao nhất. Bài viết này hướng dẫn chi tiết các bước đón tiếp khách VIP đúng chuẩn nghiệp vụ lễ tân.
1. Biết về các khách VIP
- Kiểm tra báo cáo về khách VIP đến trong ngày.
- Biết danh sách khách VIP đang ở và sắp đến để sẵn sàng phục vụ.
- Đọc các chi tiết đặc biệt liên quan đến khách VIP (yêu cầu đặc biệt, sở thích, lịch trình…).
- Nhắc đến thông tin này trong giao ca để đảm bảo đội ngũ nhận biết khách.
2. Bố trí buồng
- Lựa chọn buồng phù hợp với yêu cầu của khách VIP.
- Thực hiện việc làm vệ sinh kỹ lưỡng trước khi khách đến.
- Đảm bảo buồng phải trong tình trạng hoàn hảo và sạch sẽ.
- Kiểm tra tất cả các đồ dùng trong buồng trước khi khách nhận phòng.
- Chú ý đến các tiện ích bổ sung theo yêu cầu của khách VIP.
3. Thông báo cho các bộ phận liên quan
- Chuyển báo cáo về khách VIP đến tất cả các bộ phận có liên quan như bộ phận Buồng, Ẩm thực…
- Bộ phận buồng cần kiểm tra kỹ tình trạng buồng để chuẩn bị sẵn sàng.
- Bộ phận Ẩm thực có thể sắp xếp dịch vụ đặc biệt nếu khách có nhu cầu.
4. Chuẩn bị các thủ tục nhận buồng khách sạn
- In sẵn phiếu đăng ký và chuẩn bị chìa khóa phòng trước khi khách đến.
- Điền đầy đủ thông tin khách VIP vào phiếu đăng ký để tiết kiệm thời gian.
- Chia khóa phòng phải được kiểm tra và sẵn sàng trước khi giao cho khách.
- Nếu khách là quan chức cấp cao hoặc doanh nhân, cần đảm bảo không có nhầm lẫn khi nhận phòng.
5. Thông báo cho người quản lý
- Thông báo cho đúng người phụ trách (Tổng Giám đốc, Giám đốc quan hệ khách hàng hoặc Giám đốc trực) để họ sẵn sàng tiếp đón khách VIP.
- Đảm bảo các bước chuẩn bị phải hoàn tất trước khi khách đến.
- Tiến hành làm thủ tục nhận phòng cho khách VIP một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Kết luận
Đón tiếp khách VIP là một phần quan trọng trong quy trình vận hành khách sạn, góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài với những khách hàng quan trọng. Việc phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và chuẩn bị chu đáo sẽ giúp khách VIP có một trải nghiệm tuyệt vời, tạo ấn tượng tích cực về chất lượng dịch vụ khách sạn.