Việc đón các đoàn khách lớn nói chung thường do Giám sát viên bộ phận lễ tân thực hiện. Bạn phải làm quen với các quy trình chung và có thể được yêu cầu hỗ trợ người giám sát trong việc làm thủ tục nhận buồng khách sạn. Nhóm khách thế nào được xem là khách đoàn tùy thuộc vào từng khách sạn, nhưng nhìn chung các nhóm khách sử dụng từ 10 buồng trở lên thì được xem là khách đoàn.
1. Biết chi tiết về đoàn khách
Hãy đọc kỹ các chỉ dẫn về đoàn khách trên phiếu thông tin về đoàn và kiểm tra các chi tiết trong PMS.
Tối thiểu bạn phải có các thông tin sau:
- Danh sách xếp buồng.
- Giờ đến.
- Các khách VIP.
- Loại buồng đã đặt.
- Yêu cầu đặc biệt.
- Khách đến cùng nhau hay lẻ tẻ.
- Tên trưởng đoàn.
- Họ đi theo hành trình hay chỉ ở lại một nơi.
2. Bố trí buồng
Bố trí buồng cho đoàn và thông báo cho Bộ phận Buồng.
Tiêu chuẩn bố trí buồng:
- Buồng được bố trí theo thông tin đặt buồng đã có.
- Buồng nên gần nhau (cùng tầng).
- Nếu được phải xếp những loại buồng khác nhau, hãy bố trí sao cho các buồng có diện tích tương đồng.
3. Chuẩn bị làm thủ tục nhận buồng khách sạn
In các phiếu đăng ký và chuẩn bị chia khóa.
Tiêu chuẩn chuẩn bị:
- Chuẩn bị khu vực riêng để làm thủ tục (ví dụ tại quầy riêng biệt).
- In tất cả các phiếu đăng ký và xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
- Chuẩn bị chia khóa và thẻ chia khóa, phiếu ăn sáng.
- Bổ sung bảng thông tin về khách sạn.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan.
4. Làm thủ tục
Tuân thủ theo hướng dẫn từ người giám sát.
Những vấn đề dưới đây phải được kiểm tra trước khi làm thủ tục:
- Thông tin liên hệ của đoàn.
- Trưởng đoàn và/hoặc hướng dẫn viên.
- Tất cả các khách đều hài lòng với loại buồng được bố trí.
- Hướng dẫn lập hóa đơn có đúng không?
- Có yêu cầu gọi báo thức không?
- Yêu cầu để mang hành lý.
- Giờ ăn tối và ăn sáng.
- Giờ khởi hành.
- Các yêu cầu đặc biệt.
Việc làm thủ tục cần phải kết thúc nhanh.
Kết luận
Quy trình đón khách đoàn là một phần quan trọng trong nghiệp vụ lễ tân, giúp đảm bảo sự hài lòng của khách và nâng cao chất lượng phục vụ. Nhân viên lễ tân cần thực hiện theo đúng quy trình để đảm bảo hiệu quả và tránh sai sót trong quá trình làm thủ tục nhận buồng cho đoàn khách.