Thanh toán tiền mặt là một phần quan trọng trong quy trình làm thủ tục nhận phòng tại khách sạn. Đảm bảo quy trình này diễn ra chính xác và minh bạch giúp tránh các tranh chấp về sau, đồng thời đảm bảo sự chuyên nghiệp trong vận hành. Dưới đây là các bước chi tiết giúp nhân viên lễ tân thực hiện thanh toán tiền mặt một cách chính xác và hiệu quả.
1. Tính toán số tiền đặt cọc tối thiểu
Tính toán số tiền yêu cầu đặt cọc.
- Số đêm lưu trú x giá thuê buồng.
- Cộng thêm một khoản XX cho các chi phí phụ trội.
2. Giải thích số tiền đó cho khách
Cho khách xem cách tính toán.
- Giải thích lý do cần có tiền đặt cọc.
- Giải thích cách khách thanh toán tiền đặt cọc này.
3. Xác định loại tiền tệ
Hỏi khách xem họ muốn thanh toán bằng loại tiền nào.
- Chỉ chấp nhận các loại tiền tệ theo quy định của khách sạn.
- Tuân theo quy trình về chuyển đổi ngoại tệ trước khi tiếp tục các bước tiếp theo.
4. Nhận khoản thanh toán
Yêu cầu khách đặt cọc.
- Đếm lại tiền trước mặt khách.
- Đếm chậm rãi.
5. Nhập thông tin về tiền đặt cọc
Nhập thông tin về số tiền đặt cọc vào tài khoản của khách, theo các chỉ dẫn về thu ngân.
- Chuyển đúng số tiền vào tài khoản.
- In giấy biên nhận.
- Chuyển một bản sao cho khách.
- Giải thích về giấy biên nhận, chỉ rõ số tiền.
6. Tiếp tục quy trình làm thủ tục nhận buồng khách sạn
Tiếp tục theo các bước làm thủ tục nhận phòng như đã quy định.
7. Các ngoại tệ
Hầu hết các khách sạn đều chấp nhận có giới hạn một số loại ngoại tệ phổ biến (như đô la Mỹ), để thanh toán hoặc cung cấp dịch vụ đổi ngoại tệ sang tiền đồng.
- Biết được khách sạn chấp nhận loại ngoại tệ nào.
- Biết nơi khách có thể đổi loại tiền mà khách sạn không chấp nhận.
8. Séc du lịch (TCs)
Hầu hết các khách sạn đều chấp nhận séc du lịch. Đây là một phương tiện truyền thống giúp khách hàng an tâm trong quá trình lưu trú.
- Biết được khách sạn chấp nhận thanh toán loại séc du lịch nào.
- Biết được chính sách của khách sạn về phí dịch vụ và thời gian xử lý.
- Chỉ ký mới này phải giống với chữ ký trên séc.
- Chỉ cung cấp dịch vụ này khi khách đã có tên đăng ký tại khách sạn.
- Cần kiểm tra số thứ tự trên séc của khách.
- So với chữ ký trên hộ chiếu để xác thực.
Kết luận
Đảm bảo thanh toán tiền mặt là một quy trình quan trọng giúp khách sạn vận hành trơn tru, hạn chế rủi ro về tài chính và tránh những tranh chấp không đáng có. Nhân viên lễ tân cần thực hiện theo quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp trong phục vụ khách hàng.