Thanh toán thẻ tín dụng là một trong những phương thức thanh toán phổ biến nhất trong ngành khách sạn, giúp tăng trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp và giảm rủi ro về tiền mặt. Tuy nhiên, để đảm bảo giao dịch an toàn và chính xác, nhân viên lễ tân cần tuân thủ chặt chẽ các bước từ kiểm tra thẻ, xin cấp phép, quẹt thẻ đến xử lý tình huống lỗi. Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình đảm bảo thanh toán thẻ tín dụng trong khách sạn.
1. Xác định loại thẻ tín dụng
Nhân viên lễ tân cần xác định loại thẻ mà khách sử dụng để đảm bảo khách sạn có thể chấp nhận thanh toán.
- Hỏi khách hàng về loại thẻ tín dụng họ muốn sử dụng. Ví dụ: “Ông/Bà muốn thanh toán bằng loại thẻ nào?”
- Kiểm tra thông tin trên thẻ để đảm bảo hợp lệ.
- Gọi tên khách để tạo sự chuyên nghiệp và tăng tính cá nhân hóa trong phục vụ.
2. Xin cấp phép thanh toán
Sau khi xác định loại thẻ, nhân viên tiến hành xin cấp phép từ hệ thống ngân hàng.
- Yêu cầu khách đưa thẻ tín dụng và quẹt trên máy POS.
- Kiểm tra:
- Tên trên thẻ có khớp với giấy tờ tùy thân không.
- Chữ ký trên thẻ có trùng với chữ ký trên phiếu đăng ký không.
- Ngày hết hạn của thẻ.
- Thực hiện yêu cầu cấp phép thanh toán.
- Giải thích cho khách nếu có yêu cầu bảo lưu hoặc thanh toán tạm ứng.
- Đính kèm phiếu giao dịch vào hồ sơ đăng ký của khách.
3. Quá trình xin cấp phép thanh toán
Nhập tất cả thông tin liên quan vào hệ thống quản lý khách sạn (PMS):
- Số thẻ tín dụng.
- Ngày hết hạn của thẻ.
- Mã số cấp phép thanh toán từ ngân hàng.
- Số tiền được cấp phép.
- Xác nhận với khách hàng về giao dịch đã thực hiện.
4. Tiếp tục quy trình làm thủ tục nhận buồng khách sạn
Sau khi xác nhận thanh toán thành công, nhân viên tiếp tục hỗ trợ khách hoàn tất quy trình nhận phòng.
5. Các loại thẻ tín dụng khách sạn chấp nhận
Hầu hết các khách sạn chấp nhận thanh toán bằng các loại thẻ tín dụng phổ biến sau:
- American Express: Số thẻ bắt đầu bằng 34 hoặc 37, có 15 chữ số.
- Visa Card: Số thẻ bắt đầu bằng số 4, có 16 chữ số.
- MasterCard: Số thẻ bắt đầu bằng số 51 đến 55, có 16 chữ số.
- Diners Club: Số thẻ bắt đầu bằng số 36, có 15 chữ số.
- JCB: Số thẻ bắt đầu bằng số 5, có 16 chữ số.
Nhân viên lễ tân cần nắm rõ thông tin này để nhanh chóng xác định thẻ khi tiếp nhận thanh toán.
6. Sử dụng máy quẹt thẻ tín dụng
Tại khách sạn, có hai loại máy quẹt thẻ phổ biến:
- Máy quẹt thẻ tự động: Kết nối trực tiếp với hệ thống PMS của khách sạn.
- Máy quẹt thẻ thủ công: Bảng cà thẻ bằng tay, dùng trong trường hợp hệ thống tự động gặp sự cố.
Quy trình quẹt thẻ:
- Kiểm tra kết nối của máy với ngân hàng.
- Quẹt thẻ theo hướng dẫn của thiết bị.
- Nhập số tiền cần thanh toán và xác nhận giao dịch.
- Chờ mã cấp phép từ ngân hàng.
- In biên lai thanh toán và yêu cầu khách ký xác nhận.
Kết luận
Đảm bảo thanh toán thẻ tín dụng đúng quy trình giúp khách sạn vận hành chuyên nghiệp, hạn chế rủi ro gian lận và đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Nhân viên lễ tân cần nắm rõ các bước từ xác minh thẻ, xin cấp phép đến quẹt thẻ và xử lý lỗi giao dịch để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách.