Phiếu thanh toán (voucher) là một trong những phương thức thanh toán phổ biến trong khách sạn, áp dụng cho khách doanh nghiệp, khách du lịch hoặc khách đặt phòng qua đại lý du lịch (OTA). Lễ tân cần đảm bảo quy trình kiểm tra, xác nhận và xử lý phiếu một cách chính xác để tránh sai sót và bảo vệ lợi ích tài chính của khách sạn. Bài viết này hướng dẫn đầy đủ các bước nghiệp vụ liên quan đến thanh toán bằng phiếu tại quầy lễ tân.
1. Các loại phiếu thanh toán và cách xác định
Phiếu thanh toán trong khách sạn có nhiều dạng khác nhau, bao gồm:
- Phiếu thanh toán từ đại lý du lịch (Travel Agency Voucher): Được cấp bởi các công ty du lịch, đại lý đặt phòng hoặc OTA (Booking.com, Expedia, Agoda…).
- Phiếu thanh toán của công ty (Corporate Voucher): Do các doanh nghiệp ký hợp đồng với khách sạn phát hành cho nhân viên sử dụng.
- Phiếu quà tặng (Gift Voucher): Được khách sạn phát hành trong các chương trình khuyến mãi hoặc hợp tác với đối tác.
- Phiếu thanh toán từ hãng hàng không (Airline Voucher): Áp dụng khi khách bị hoãn chuyến, hủy chuyến và hãng hàng không sắp xếp lưu trú tại khách sạn.
Cách xác định phiếu thanh toán hợp lệ:
- Hãy hỏi khách: “Tôi có thể xin phiếu thanh toán của ông/bà được không, thưa ông/bà (TÊN KHÁCH)?”
- Nhận phiếu thanh toán từ khách.
- Gọi tên khách để xác nhận.
2. Xem lại phiếu thanh toán
Kiểm tra kỹ các thông tin trên phiếu:
- Tên khách trên phiếu phải trùng khớp với thông tin đặt phòng.
- Ngày đến, ngày đi và loại buồng phù hợp với đặt phòng trước đó.
- Kiểm tra hạn sử dụng của phiếu.
- Kiểm tra dấu hiệu bảo mật để xác nhận phiếu không phải giả mạo.
3. Thanh toán bằng phiếu
Thực hiện các bước thanh toán:
- Đính phiếu thanh toán vào phiếu đăng ký khách sạn.
- Nhập số phiếu vào hệ thống PMS.
- Kiểm tra hóa đơn lập trong PMS để đảm bảo chính xác.
4. Xác định thanh toán các khoản phụ trội khác
Hãy hỏi khách: "Ông/bà có muốn thanh toán các khoản phụ trội như minibar, giặt ủi, nhà hàng bằng phương thức nào?"
- Xác định nếu phiếu thanh toán không đủ để chi trả toàn bộ hóa đơn.
- Thu nhận thông tin về phương thức thanh toán bổ sung.
- Đảm bảo hóa đơn trong PMS đã cập nhật chính xác.
5. Tiếp tục quy trình làm thủ tục nhận buồng khách sạn
Sau khi hoàn tất thanh toán bằng phiếu, tiếp tục quy trình nhận phòng cho khách theo quy định khách sạn, đảm bảo khách có trải nghiệm lưu trú thuận lợi.
Kết luận
Việc đảm bảo thanh toán bằng phiếu thanh toán là một phần quan trọng trong nghiệp vụ lễ tân nhằm hạn chế rủi ro tài chính và tối ưu hóa quy trình vận hành khách sạn. Lễ tân cần nắm vững các bước xác định, kiểm tra và xử lý phiếu thanh toán để tránh sai sót và đảm bảo quyền lợi cho cả khách sạn lẫn khách hàng.