Dịch vụ báo thức là một trong những dịch vụ quan trọng mà khách sạn cung cấp để giúp khách hàng thức dậy đúng giờ theo yêu cầu. Việc thực hiện cuộc gọi báo thức không chỉ đơn thuần là gọi điện mà còn cần đảm bảo tính chính xác, lịch sự và đúng quy trình để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Bài viết này hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện cuộc gọi báo thức chuyên nghiệp.
1. Xác định thời gian báo thức
Hãy hỏi khách: “Quý ông muốn nhận cuộc gọi báo thức vào lúc mấy giờ, thưa ông TÊN KHÁCH?”
- Ghi thời gian báo thức, dùng cách tính 24 giờ để tránh nhầm lẫn.
- Nhắc lại giờ và ngày báo thức cho khách.
- Xác định số phòng.
- Khẳng định số phòng và tên khách trong hệ thống PMS.
Dùng cách tính 24 giờ để tránh sai sót và đảm bảo khách đã hiểu đúng yêu cầu. Điều này giúp cuộc gọi báo thức được ghi nhận chính xác.
2. Kết thúc cuộc nói chuyện
Chúc khách ngủ ngon: “Chúc Quý ông ngủ ngon, thưa ông TÊN KHÁCH.”
- Gọi khách bằng tên riêng để thể hiện sự lịch sự.
- Chỉ cho đến khi khách đặt máy điện thoại xuống trước (trong trường hợp khách gọi điện thoại để đặt báo thức).
Việc gọi tên khách và đảm bảo phép lịch sự giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
3. Ghi lại cuộc gọi báo thức
Đặt chương trình vào trong hệ thống gọi báo thức hoặc ghi vào bảng gọi báo thức.
- Kiểm tra số phòng, xem số phòng có chính xác và được viết rõ ràng không.
Ghi nhận thông tin cẩn thận giúp giảm nguy cơ mắc sai lầm, đảm bảo khách nhận được cuộc gọi báo thức đúng như yêu cầu.
Kết luận
Dịch vụ báo thức không chỉ đơn thuần là một cuộc gọi mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của khách sạn trong việc chăm sóc khách hàng. Việc thực hiện đúng quy trình từ xác định thời gian báo thức, chúc khách ngủ ngon đến ghi nhận thông tin cẩn thận giúp hạn chế sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ. Một cuộc gọi báo thức chuẩn xác có thể giúp khách hàng có một khởi đầu ngày mới tốt đẹp và tạo ấn tượng tích cực về khách sạn.