Trong khách sạn, chìa khóa là yếu tố quan trọng đảm bảo an ninh và sự vận hành trơn tru của bộ phận Housekeeping. Việc quản lý, sử dụng và bảo quản chìa khóa đúng cách giúp nhân viên thực hiện công việc hiệu quả, đồng thời ngăn ngừa rủi ro mất mát hoặc sử dụng sai mục đích.
Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình nhận, sử dụng và bàn giao chìa khóa trong Housekeeping, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an ninh của khách sạn.
1. Quy trình nhận và sử dụng chìa khóa
1.1. Nhận chìa khóa khu vực hoặc thẻ chìa khóa
- Nhận chìa khóa tại văn phòng bộ phận Phòng theo quy trình khách sạn.
- Kiểm tra tình trạng hoạt động của chìa khóa.
Tiêu chuẩn:
- Chìa khóa có thể là chìa cơ, chìa thẻ điện tử hoặc chìa khóa tầng, khu vực.
- Đảm bảo chìa khóa không bị hỏng hoặc kẹt trong ổ khóa.
1.2. Ký nhận chìa khóa hoặc thẻ chìa khóa
- Ký vào phiếu nhận chìa khóa, ghi rõ tên, thời gian nhận và mã số chìa khóa.
- Kiểm tra chìa khóa có đúng với khu vực phụ trách.
Tiêu chuẩn:
- Luôn giữ chìa khóa bên mình, không đưa cho người khác.
- Chịu trách nhiệm về chìa khóa từ lúc nhận đến khi bàn giao.
1.3. Đeo chìa khóa vào đồng phục
- Sử dụng dây đeo chìa khóa phù hợp để tránh mất mát.
- Đảm bảo chìa khóa luôn ở vị trí thuận tiện khi làm việc.
Tiêu chuẩn:
- Dây đeo chắc chắn và có độ dài vừa đủ để mở cửa phòng dễ dàng.
- Giảm nguy cơ làm rơi hoặc thất lạc chìa khóa.
2. Báo cáo và bàn giao chìa khóa
2.1. Báo cáo khi chìa khóa bị mất hoặc thất lạc
- Gọi hoặc báo cáo ngay với Giám sát khi phát hiện chìa khóa bị mất.
- Nhớ lại lần cuối cùng sử dụng chìa khóa để hỗ trợ tìm kiếm.
Tiêu chuẩn:
- Nhân viên an ninh có thể hỗ trợ tìm lại chìa khóa nhanh chóng.
- Đảm bảo chìa khóa không bị lạm dụng bởi người khác.
2.2. Bàn giao chìa khóa khu vực cuối ca
- Vào cuối ca làm việc, ký vào cột bàn giao cạnh cột nhận chìa khóa.
- Ghi rõ tên, thời gian, mã chìa khóa và chữ ký người trả.
Tiêu chuẩn:
- Xác nhận chìa khóa đã được trả đúng quy trình.
- Sau khi bàn giao, nhân viên không còn trách nhiệm về chìa khóa.
Kết luận
Quản lý chìa khóa là một phần quan trọng trong nghiệp vụ Housekeeping. Nhân viên cần tuân thủ quy trình nhận, kiểm tra, sử dụng, báo cáo và bàn giao chìa khóa để đảm bảo an toàn và hiệu suất làm việc.
Việc thực hiện nghiêm túc các quy định giúp tránh rủi ro mất mát, đảm bảo vận hành trơn tru và góp phần duy trì tính bảo mật trong khách sạn.