Trong môi trường khách sạn, việc liên lạc nhanh chóng giữa nhân viên là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo dịch vụ vận hành suôn sẻ. Máy nhắn tin và bộ đàm là hai phương tiện liên lạc hiệu quả, giúp nhân viên phối hợp tốt trong công việc. Quy trình này hướng dẫn cách sử dụng thiết bị theo tiêu chuẩn khách sạn.
1. Máy nhắn tin
Máy nhắn tin là thiết bị nhỏ dùng để liên lạc với nhân viên bộ phận phòng trong ca làm việc thông qua tín hiệu âm thanh hoặc tin nhắn hiển thị trên màn hình. Máy nhắn tin được đeo vào thắt lưng hoặc bỏ túi quần để thuận tiện sử dụng.
2. Quy trình khi có đèn báo hoặc tiếng chuông
Lấy máy nhắn tin ra khỏi thắt lưng.
Tắt tiếng chuông để tránh ảnh hưởng đến môi trường xung quanh.
Đọc màn hình để xác định nội dung tin nhắn hoặc mã số cần liên hệ.
Đi đến điện thoại gần nhất và bấm số liên hệ.
Tự giới thiệu bộ phận phòng và tên nhân viên.
3. Bộ đàm
Bộ đàm là thiết bị vô tuyến nhỏ dùng để liên lạc hai chiều trong nội bộ khách sạn.
Nguyên tắc sử dụng tương tự máy nhắn tin.
Giữ âm lượng ở mức phù hợp để tránh làm phiền khách.
Chuyển sang đúng kênh liên lạc của bộ phận phòng khi sử dụng.
Kết luận
Việc sử dụng máy nhắn tin và bộ đàm trong bộ phận phòng giúp duy trì liên lạc hiệu quả, hỗ trợ xử lý tình huống nhanh chóng và đảm bảo vận hành khách sạn chuyên nghiệp. Tuân thủ quy trình sẽ nâng cao hiệu suất làm việc và hạn chế lỗi giao tiếp, mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.