Trong doanh nghiệp F&B, doanh thu cao chỉ là một nửa của câu chuyện. Nửa còn lại nằm ở khả năng giữ lại lợi nhuận sau mỗi món ăn, mỗi ly đồ uống và mỗi đơn hàng được bán ra.
Một nhà hàng có thể rất đông khách nhưng lợi nhuận vẫn thấp nếu giá vốn nguyên vật liệu bị rò rỉ. Một quán cafe có thể bán hàng trăm ly mỗi ngày nhưng cuối tháng vẫn không thấy tiền nếu định mức sai, kiểm kê sai và báo cáo giá vốn không phản ánh đúng thực tế. Một chuỗi F&B có thể mở rộng nhanh nhưng càng mở càng rối nếu mỗi cửa hàng dùng nguyên liệu, ghi nhận và kiểm kê theo một cách khác nhau.
Muốn kiểm soát giá vốn, doanh nghiệp không thể chỉ nhìn tổng tiền mua hàng trong tháng. Tổng tiền mua hàng chỉ cho biết doanh nghiệp đã chi bao nhiêu cho nguyên vật liệu, nhưng chưa cho biết số nguyên vật liệu đó có được sử dụng đúng hay không, hao hụt bao nhiêu, thất thoát ở đâu và món nào đang thật sự tạo ra lợi nhuận.
Trong vận hành F&B, có ba nền tảng quan trọng để nhìn đúng giá vốn:
Nếu thiếu định mức, doanh nghiệp không biết một món đáng lẽ phải tiêu hao bao nhiêu nguyên vật liệu.
Nếu kiểm kê không chính xác, doanh nghiệp không biết thực tế đã sử dụng bao nhiêu nguyên vật liệu.
Nếu không phân tích chênh lệch giá vốn, doanh nghiệp chỉ thấy chi phí tăng nhưng không biết nguyên nhân nằm ở đâu.
Đây là lý do định mức, kiểm kê và chênh lệch giá vốn không phải là việc kỹ thuật của kế toán hay kho. Đây là nền tảng sống còn để chủ doanh nghiệp F&B hiểu đúng lợi nhuận của mình.
1. Định mức món ăn là nền móng của quản lý giá vốn
1.1. Không có định mức, doanh nghiệp không biết món đang lời thật hay lỗ thật
Trong F&B, một món ăn hoặc đồ uống không chỉ được tạo ra từ nguyên liệu chính. Đằng sau một món bán ra là rất nhiều cấu phần nhỏ: nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ, gia vị, nước sốt, topping, đá, bao bì, vật tư đi kèm và tỷ lệ hao hụt trong quá trình sơ chế, chế biến hoặc pha chế.
Nếu không có định mức, doanh nghiệp chỉ biết món đó bán giá bao nhiêu, nhưng không biết chính xác để làm ra món đó đang tốn bao nhiêu chi phí nguyên vật liệu.
Ví dụ, một ly trà sữa bán giá 45.000 đồng. Nếu chỉ nhìn giá bán, nhiều người sẽ cho rằng đây là món có biên lợi nhuận tốt. Nhưng một ly trà sữa hoàn chỉnh có thể bao gồm:
Nếu chỉ tính trà, sữa và topping mà bỏ qua ly, nắp, ống hút, tem nhãn và túi mang đi, giá vốn của ly trà sữa sẽ bị thấp hơn thực tế. Khi đó, chủ quán tưởng món đang lời tốt, nhưng lợi nhuận thật có thể mỏng hơn nhiều.
Với nhà hàng cũng tương tự. Một món bò lúc lắc không chỉ có thịt bò. Món này còn có ớt chuông, hành tây, khoai tây, bơ, dầu ăn, nước sốt, gia vị, rau trang trí và hao hụt sau sơ chế. Nếu chỉ tính thịt bò mà không tính các thành phần còn lại, giá vốn món ăn sẽ không chính xác.
Định mức giúp doanh nghiệp trả lời một câu hỏi rất quan trọng: để bán một món, doanh nghiệp thật sự cần tiêu hao bao nhiêu nguyên vật liệu và chi phí tương ứng là bao nhiêu.
Không có định mức, doanh nghiệp đang định giá bằng cảm giác.
Có định mức, doanh nghiệp bắt đầu nhìn giá vốn bằng số liệu.
1.2. Định mức không làm mất cảm xúc món ăn, định mức bảo vệ sự ổn định
Trong nhiều nhà hàng, bếp hoặc bar có thể không thích định mức vì cho rằng định mức làm món ăn cứng nhắc. Đây là cách hiểu chưa đúng.
Định mức không giết chết sự sáng tạo. Định mức giúp sản phẩm ổn định.
Khách hàng quay lại một thương hiệu F&B vì họ kỳ vọng trải nghiệm hôm nay giống hoặc tốt hơn lần trước. Một ly cafe không thể hôm nay đậm, ngày mai nhạt. Một phần bò lúc lắc không thể hôm nay đầy, ngày mai ít. Một tô phở không thể hôm nay nhiều thịt, ngày mai giảm rõ rệt. Một ly trà trái cây không thể hôm nay đầy topping, ngày mai lại khác hẳn.
Trong vận hành chuyên nghiệp, sự ổn định quan trọng không kém sự ngon miệng.
Định mức giúp doanh nghiệp kiểm soát ba yếu tố cốt lõi:
Nếu không có định mức, mỗi nhân sự sẽ làm theo cảm giác. Người cho nhiều sữa, người cho nhiều sốt, người cho nhiều thịt, người cho nhiều topping. Từng phần dư nhìn riêng có thể nhỏ, nhưng khi nhân lên theo sản lượng bán mỗi ngày, chi phí sẽ tăng rất lớn.
Ví dụ, một quán bán 400 ly đồ uống mỗi ngày. Nếu mỗi ly chỉ dư 5ml syrup, một ngày dư 2 lít syrup. Một tháng khoảng 60 lít syrup. Nếu cộng thêm sữa, topping, trà, cafe, kem béo và bao bì, phần sai lệch sẽ trở thành một khoản chi phí đáng kể.
Định mức không phải là sự cứng nhắc. Định mức là ngôn ngữ chung giữa sản phẩm, vận hành và tài chính.
1.3. Định mức phải tính cả hao hụt, không chỉ tính phần nguyên liệu nằm trên món
Một lỗi rất phổ biến là doanh nghiệp xây dựng định mức dựa trên lượng nguyên liệu nhìn thấy trong món, nhưng không tính hao hụt trước đó.
Ví dụ, một món cá phi lê cần 180g cá thành phẩm. Nhưng nếu nhà hàng mua cá nguyên con, sau khi làm sạch chỉ còn 55% phần dùng được, thì để có 180g cá thành phẩm, lượng cá nguyên con cần mua sẽ cao hơn rất nhiều.
Nếu không tính hao hụt, giá vốn món cá sẽ bị thấp hơn thực tế.
Tương tự, một quán nước dùng trái cây tươi. Công thức một ly cần 80g trái cây thành phẩm. Nhưng trái cây sau khi gọt vỏ, bỏ hạt, loại bỏ phần dập và phần không đạt chuẩn có thể hao hụt 15% đến 30%. Nếu giá vốn chỉ tính trên 80g trái cây thành phẩm mà không tính hao hụt đầu vào, doanh nghiệp sẽ đánh giá sai lợi nhuận của món.
Các nhóm nguyên liệu thường có hao hụt cần theo dõi kỹ gồm:
Một định mức tốt không chỉ ghi “một món dùng bao nhiêu nguyên liệu”, mà phải trả lời được: để có phần nguyên liệu sử dụng được đó, thực tế doanh nghiệp phải mua vào bao nhiêu.
1.4. Định mức là cơ sở để quyết định giá bán và cơ cấu menu
Định mức không chỉ phục vụ kế toán. Định mức giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định về giá bán, cơ cấu menu và chiến lược bán hàng.
Khi có định mức, doanh nghiệp biết được:
Ví dụ, một món hải sản bán rất chạy nhưng giá vốn chiếm 55% giá bán. Trong khi đó, một món gà có giá bán thấp hơn nhưng giá vốn chỉ chiếm 28%. Nếu chỉ nhìn doanh thu, chủ doanh nghiệp có thể ưu tiên món hải sản. Nhưng nếu nhìn lợi nhuận gộp, món gà có thể là món đáng đẩy bán hơn.
Một menu tốt không chỉ có món ngon, món đẹp, món được khách thích. Menu tốt còn phải có cấu trúc giá vốn hợp lý. Trong đó có món tạo doanh thu, món tạo lợi nhuận, món dẫn khách, món bán kèm và món nâng trải nghiệm.
Không có định mức, doanh nghiệp đang thiết kế menu bằng cảm giác.
Có định mức, doanh nghiệp thiết kế menu bằng dữ liệu.
2. Kiểm kê tồn kho là nơi sự thật vận hành được phơi bày
2.1. Kiểm kê không phải để đếm hàng cho đủ thủ tục
Trong nhiều doanh nghiệp F&B, kiểm kê vẫn bị xem là việc cuối tháng. Nhân viên đếm hàng, nhập số vào file, điều chỉnh tồn kho cho khớp, rồi kết thúc. Cách làm này chỉ giúp biết còn bao nhiêu hàng, nhưng chưa giúp biết vì sao số liệu bị lệch.
Kiểm kê đúng phải trả lời được ba câu hỏi:
Ví dụ, phần mềm ghi nhận còn 25kg thịt bò, kiểm kê thực tế chỉ còn 21kg. Nếu chỉ điều chỉnh phần mềm từ 25kg xuống 21kg, doanh nghiệp đã bỏ qua câu hỏi quan trọng nhất: 4kg thịt bò đã đi đâu?
Có thể do nhập kho thiếu. Có thể do xuất kho không ghi nhận. Có thể do bếp dùng vượt định lượng. Có thể do hủy hàng không lập phiếu. Có thể do chia ca không bàn giao. Có thể do thất thoát thật. Cũng có thể do kỳ kiểm kê trước đã sai.
Kiểm kê không có phân tích nguyên nhân chỉ là hoạt động đếm hàng.
Kiểm kê có phân tích chênh lệch mới là công cụ kiểm soát giá vốn.
2.2. Tồn kho thực tế quyết định giá vốn thực tế
Để tính nguyên vật liệu đã sử dụng trong kỳ, doanh nghiệp cần có ba dữ liệu cơ bản:
Công thức nền tảng là:
Nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ
Nếu tồn cuối kỳ sai, nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ sẽ sai. Khi nguyên vật liệu sử dụng sai, giá vốn thực tế sẽ sai. Khi giá vốn thực tế sai, báo cáo lợi nhuận cũng sai.
Ví dụ, đầu tháng doanh nghiệp có 100 triệu đồng tồn kho. Trong tháng nhập thêm 500 triệu đồng. Cuối tháng kiểm kê ghi nhận còn 120 triệu đồng.
Nguyên vật liệu sử dụng trong tháng sẽ là:
100 triệu + 500 triệu - 120 triệu = 480 triệu đồng
Nhưng nếu kiểm kê cuối tháng sai, tồn thực tế đáng lẽ là 150 triệu đồng chứ không phải 120 triệu đồng, thì nguyên vật liệu sử dụng đúng phải là:
100 triệu + 500 triệu - 150 triệu = 450 triệu đồng
Chỉ một sai lệch tồn kho 30 triệu đồng đã làm giá vốn thực tế lệch 30 triệu đồng.
Vì vậy, kiểm kê không chính xác sẽ làm méo toàn bộ báo cáo giá vốn.
2.3. Không phải hàng nào cũng kiểm kê giống nhau
Một lỗi phổ biến là doanh nghiệp kiểm kê mọi nhóm hàng với cùng một tần suất. Cách làm này vừa tốn thời gian, vừa không tập trung vào nơi có rủi ro cao.
Trong F&B, mỗi nhóm hàng có đặc điểm khác nhau. Hàng có giá trị cao, dễ hư hỏng, dễ thất thoát, bán chạy hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cần được kiểm soát sát hơn.
Các nhóm hàng nên kiểm kê thường xuyên hơn gồm:
Các nhóm hàng có tốc độ luân chuyển chậm, ít rủi ro hơn có thể kiểm kê theo chu kỳ dài hơn, ví dụ gia vị khô, vật tư phụ hoặc hàng tiêu hao ít biến động.
Một doanh nghiệp kiểm kê tốt không phải là kiểm tất cả mọi thứ liên tục. Kiểm kê tốt là biết nhóm hàng nào cần kiểm sát, nhóm hàng nào kiểm theo chu kỳ và nhóm hàng nào cần cảnh báo khi phát sinh chênh lệch.
2.4. Kiểm kê phải gắn với trách nhiệm ca và trách nhiệm bộ phận
Kiểm kê cuối tháng thường quá muộn để xử lý vấn đề. Khi phát hiện chênh lệch sau 30 ngày, rất khó truy lại nguyên nhân. Người nhận hàng không nhớ. Người sơ chế không nhớ. Ca làm đã qua. Món hủy không còn bằng chứng. Hàng dùng nội bộ không ghi nhận. Nhà cung cấp cũng khó đối chiếu.
Với nhóm hàng quan trọng, doanh nghiệp cần gắn kiểm kê với trách nhiệm theo ca, theo ngày hoặc theo tuần.
Ví dụ, quán cafe có thể kiểm tồn cuối ngày với sữa, cafe, syrup và topping bán chạy.
Nhà hàng có thể kiểm nhóm thịt bò, hải sản, rượu vang theo ngày hoặc theo ca.
Bếp trung tâm có thể kiểm bán thành phẩm, nguyên liệu chính và thành phẩm giao đi theo từng lô sản xuất.
Khi kiểm kê gắn với ca làm, doanh nghiệp có thể phát hiện sai lệch nhanh hơn. Phát hiện càng nhanh, khả năng xử lý đúng nguyên nhân càng cao.
Một số điểm cần kiểm soát theo ca gồm:
Khi dữ liệu theo ca rõ, trách nhiệm rõ hơn. Khi trách nhiệm rõ, sai lệch giảm xuống.
3. Giá vốn lý thuyết, giá vốn thực tế và điểm rò rỉ lợi nhuận
3.1. Giá vốn lý thuyết là gì?
Giá vốn lý thuyết là chi phí nguyên vật liệu đáng lẽ phải tiêu hao theo định mức chuẩn và sản lượng bán thực tế.
Nói đơn giản, nếu doanh nghiệp bán 1.000 ly cafe sữa, mỗi ly theo định mức dùng 25g cafe và 30ml sữa đặc, thì hệ thống có thể tính được đáng lẽ doanh nghiệp phải dùng bao nhiêu cafe, bao nhiêu sữa đặc và chi phí tương ứng là bao nhiêu.
Giá vốn lý thuyết phụ thuộc vào ba yếu tố:
Nếu định mức đúng, POS ghi nhận đúng và đơn giá nguyên vật liệu đúng, giá vốn lý thuyết sẽ cho doanh nghiệp biết chi phí đáng lẽ phải xảy ra.
Đây là con số rất quan trọng vì nó tạo ra chuẩn để so sánh với thực tế.
3.2. Giá vốn thực tế là gì?
Giá vốn thực tế là chi phí nguyên vật liệu thật sự đã tiêu hao trong kỳ, thường được tính dựa trên tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
Công thức cơ bản:
Giá vốn thực tế = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ
Giá vốn thực tế cho biết doanh nghiệp đã thật sự sử dụng bao nhiêu nguyên vật liệu. Đây là con số phản ánh kết quả vận hành thực tế, bao gồm cả phần dùng đúng, dùng dư, hao hụt, hư hỏng, hủy hàng, thất thoát hoặc sai lệch ghi nhận.
Vấn đề nằm ở chỗ giá vốn thực tế tự nó chưa đủ để kết luận tốt hay xấu. Doanh nghiệp cần so sánh nó với giá vốn lý thuyết.
Nếu giá vốn thực tế cao hơn giá vốn lý thuyết, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân.
Nếu giá vốn thực tế thấp hơn giá vốn lý thuyết, cũng cần kiểm tra lại. Bởi điều đó có thể đến từ định mức sai, kiểm kê sai, nhập liệu sai, POS ghi nhận chưa đúng hoặc công thức món chưa cập nhật.
3.3. Chênh lệch giá vốn là tín hiệu cảnh báo
Chênh lệch giữa giá vốn lý thuyết và giá vốn thực tế chính là vùng cần phân tích kỹ nhất.
Ví dụ, trong tháng, theo định mức và sản lượng bán, quán cafe đáng lẽ sử dụng 80kg cafe. Nhưng kiểm kê cho thấy thực tế đã tiêu hao 92kg cafe. Chênh lệch 12kg cần được phân tích ngay.
Các nguyên nhân có thể gồm:
Một ví dụ khác, nhà hàng theo định mức cần dùng 300kg thịt bò trong tháng. Nhưng thực tế tiêu hao 345kg. Chênh lệch 45kg không thể xem là chuyện nhỏ. Nếu mỗi kg thịt bò có giá 250.000 đồng, phần chênh lệch tương đương 11,25 triệu đồng trong một tháng chỉ riêng một nhóm nguyên liệu.
Nếu nhiều nhóm hàng cùng lệch, tổng thất thoát có thể lớn hơn rất nhiều so với chủ doanh nghiệp nghĩ.
3.4. Không phân tích chênh lệch, doanh nghiệp sẽ xử lý sai vấn đề
Khi chi phí nguyên vật liệu tăng, phản ứng phổ biến là yêu cầu bếp tiết kiệm, đổi nhà cung cấp rẻ hơn hoặc tăng giá bán. Nhưng nếu chưa phân tích chênh lệch, những hành động này có thể không đúng nguyên nhân.
Ví dụ, chi phí sữa trong quán cafe tăng. Chủ quán cho rằng nhân viên pha chế dùng lãng phí nên yêu cầu giảm định lượng. Nhưng sau khi kiểm tra, nguyên nhân thật sự là chương trình mua 1 tặng 1 không được ghi nhận đúng trên POS. Ly tặng có dùng nguyên liệu nhưng hệ thống không ghi nhận sản lượng. Khi đó, giảm định lượng sẽ làm sản phẩm kém đi mà vẫn không giải quyết được gốc vấn đề.
Một ví dụ khác, chi phí thịt bò tăng. Chủ nhà hàng yêu cầu đổi sang nhà cung cấp rẻ hơn. Nhưng nguyên nhân thật sự là bếp sơ chế hao hụt cao vì nhân sự mới chưa được hướng dẫn kỹ. Nếu đổi nhà cung cấp trong tình huống này, chất lượng món có thể giảm, trong khi hao hụt vẫn không được kiểm soát.
Chênh lệch giá vốn là tín hiệu.
Phân tích nguyên nhân mới là hành động đúng.
3.5. Chênh lệch cần được đọc theo nhóm hàng, món, ca và cửa hàng
Nếu chỉ nhìn tổng chênh lệch nguyên vật liệu toàn nhà hàng, chủ doanh nghiệp rất khó biết vấn đề nằm ở đâu. Báo cáo cần được chia nhỏ để nhìn rõ hơn.
Doanh nghiệp nên phân tích chênh lệch theo các góc sau:
Ví dụ, một chuỗi cafe có 5 cửa hàng. Tổng tỷ lệ giá vốn toàn hệ thống là 34%, có vẻ vẫn nằm trong ngưỡng chấp nhận. Nhưng khi tách ra, cửa hàng A là 30%, cửa hàng B là 31%, cửa hàng C là 33%, cửa hàng D là 39%, cửa hàng E là 40%.
Nếu chỉ nhìn bình quân toàn hệ thống, vấn đề bị che mờ. Khi tách theo cửa hàng, doanh nghiệp thấy ngay hai điểm cần kiểm tra.
Báo cáo càng chi tiết, khả năng phát hiện điểm rò rỉ càng cao.
4. Những lỗi làm định mức, kiểm kê và giá vốn bị sai
4.1. Danh mục hàng hóa không chuẩn
Một lỗi rất phổ biến là cùng một nguyên vật liệu nhưng được nhập bằng nhiều tên khác nhau.
Ví dụ:
Nếu đây thực tế là cùng một mặt hàng nhưng bị nhập thành nhiều tên, phần mềm hoặc file quản lý sẽ hiểu thành nhiều mã hàng khác nhau. Kết quả là tồn kho bị phân tán, đơn giá bình quân sai và báo cáo giá vốn không đáng tin.
Danh mục hàng hóa phải được chuẩn hóa trước khi tính giá vốn. Mỗi nguyên vật liệu nên có một tên thống nhất, một mã hàng rõ ràng, một nhóm hàng phù hợp và một đơn vị tính chuẩn.
4.2. Đơn vị tính không đồng nhất
Đơn vị tính là một điểm nhỏ nhưng ảnh hưởng rất lớn đến giá vốn.
Doanh nghiệp có thể mua theo kg nhưng dùng theo gram. Mua theo lít nhưng dùng theo ml. Mua theo thùng nhưng xuất theo chai. Mua theo cây nhưng định mức theo gram. Nếu không có quy đổi chuẩn, giá vốn món sẽ sai.
Ví dụ, doanh nghiệp mua syrup theo chai 750ml, nhưng định mức mỗi ly dùng 20ml. Nếu hệ thống chỉ ghi nhận một chai mà không quy đổi ra ml, doanh nghiệp không thể tính đúng chi phí syrup trên từng ly.
Tương tự, mua phô mai theo cây 2kg nhưng bếp dùng theo gram. Nếu không quy đổi rõ 1 cây = 2.000g, định mức món sẽ không thể tính đúng.
Các đơn vị cần chuẩn hóa gồm:
Khi đơn vị tính sai, mọi báo cáo phía sau đều sai.
4.3. Công thức món thay đổi nhưng định mức không cập nhật
Trong thực tế, món ăn và đồ uống thường được điều chỉnh sau một thời gian vận hành. Bếp thêm sốt. Bar tăng lượng syrup. Chủ quán đổi ly lớn hơn. Menu thay topping mới. Nhà hàng thay quy cách thịt. Nhưng định mức trên file hoặc phần mềm vẫn giữ bản cũ.
Khi đó, hệ thống tính giá vốn theo công thức cũ, còn vận hành thực tế lại dùng công thức mới. Chênh lệch phát sinh là điều chắc chắn.
Ví dụ, một ly trà trái cây ban đầu dùng 80g trái cây. Sau khi khách góp ý, quán tăng lên 100g để ly nhìn đầy hơn. Nếu định mức không cập nhật, hệ thống vẫn tính giá vốn theo 80g. Mỗi ly bị lệch 20g trái cây. Bán càng nhiều, sai lệch càng lớn.
Mỗi lần thay đổi công thức, khẩu phần, bao bì, topping hoặc quy cách món, doanh nghiệp cần cập nhật định mức ngay.
Công thức thay đổi mà định mức không đổi là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến giá vốn báo cáo và giá vốn thực tế không khớp nhau.
4.4. POS ghi nhận sai sản lượng bán
Giá vốn lý thuyết phụ thuộc rất nhiều vào sản lượng bán trên POS. Nếu POS sai, giá vốn lý thuyết sai.
Các lỗi thường gặp gồm:
Ví dụ, nhà hàng có món “cơm gà sốt nấm” và “cơm gà sốt tiêu”. Hai món dùng nguyên liệu khác nhau. Nếu thu ngân chọn sai món, doanh thu vẫn có, khách vẫn được phục vụ, nhưng giá vốn lý thuyết sẽ lệch khỏi thực tế.
POS không chỉ phục vụ thu tiền. POS là nguồn dữ liệu đầu vào của giá vốn.
Nếu dữ liệu bán hàng sai, mọi phép tính giá vốn phía sau đều có nguy cơ sai.
4.5. Kiểm kê làm nhanh nhưng không đủ chính xác
Kiểm kê sai thường đến từ nhiều nguyên nhân:
Ví dụ, trong lúc kiểm kê cuối tháng, bếp vẫn đang xuất hàng để chế biến, kho vẫn nhận hàng mới, bar vẫn sử dụng nguyên liệu. Nếu không chốt thời điểm rõ, số liệu rất dễ lệch.
Một kỳ kiểm kê không chính xác có thể làm sai toàn bộ giá vốn tháng đó.
Vì vậy, kiểm kê không thể làm qua loa. Kiểm kê càng không nên chỉ giao cho một người tự đếm, tự nhập và tự điều chỉnh số liệu mà không có kiểm tra chéo.
5. Cách xây nền tảng quản lý giá vốn đúng
5.1. Chuẩn hóa danh mục hàng hóa trước
Trước khi nói đến phần mềm hay báo cáo phức tạp, doanh nghiệp cần chuẩn hóa danh mục hàng hóa.
Mỗi mặt hàng cần có tối thiểu các thông tin sau:
Danh mục hàng hóa là nền móng của toàn bộ hệ thống giá vốn. Danh mục sai thì định mức sai, nhập xuất tồn sai, kiểm kê sai và báo cáo sai.
5.2. Xây định mức cho nhóm món quan trọng trước
Doanh nghiệp không nhất thiết phải làm toàn bộ định mức ngay trong một lần. Cách thực tế hơn là ưu tiên nhóm món ảnh hưởng lớn đến doanh thu và lợi nhuận.
Nên làm định mức trước cho các nhóm sau:
Khi nhóm món quan trọng đã được kiểm soát, doanh nghiệp có thể mở rộng dần sang các món còn lại.
Định mức tốt cần có đủ:
Một định mức chỉ có tên nguyên liệu và số lượng là chưa đủ. Định mức phải đủ dữ liệu để tính được giá vốn, đối chiếu được tiêu hao và hỗ trợ được quyết định về giá bán.
5.3. Thiết lập kiểm kê theo nhóm rủi ro
Không nên kiểm kê bằng một lịch cứng cho mọi loại hàng. Doanh nghiệp cần phân nhóm rủi ro để xác định tần suất kiểm kê.
Ví dụ:
Cách làm này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào nơi có ảnh hưởng lớn đến giá vốn.
Kiểm kê hiệu quả không nằm ở việc đếm thật nhiều. Kiểm kê hiệu quả nằm ở việc đếm đúng nhóm hàng, đúng thời điểm, đúng phương pháp và phân tích được nguyên nhân chênh lệch.
5.4. Đối chiếu giá vốn lý thuyết và thực tế định kỳ
Đây là bước rất quan trọng.
Doanh nghiệp nên thiết lập báo cáo định kỳ để so sánh:
Không cần đợi cuối tháng mới xem. Với nhóm hàng quan trọng, doanh nghiệp nên theo dõi theo tuần, thậm chí theo ngày hoặc theo ca.
Chênh lệch càng được phát hiện sớm, khả năng xử lý đúng càng cao.
5.5. Gắn số liệu với đào tạo và kiểm tra vận hành
Giá vốn không thể cải thiện chỉ bằng báo cáo. Báo cáo chỉ chỉ ra vấn đề. Muốn giảm sai lệch, doanh nghiệp phải quay lại đào tạo và kiểm tra vận hành.
Nếu lệch do định lượng, cần đào tạo lại kỹ thuật cân đo, portion, công thức.
Nếu lệch do sơ chế, cần đào tạo lại kỹ thuật xử lý nguyên liệu.
Nếu lệch do nhận hàng, cần siết quy trình kiểm hàng.
Nếu lệch do POS, cần đào tạo thu ngân và thiết lập mã khuyến mãi, mã hủy, mã tặng rõ ràng.
Nếu lệch do kiểm kê, cần chuẩn hóa biểu mẫu và cách đếm.
Giá vốn không nằm trên báo cáo. Giá vốn nằm trong từng hành động nhỏ của nhân viên mỗi ngày.
Một ly pha dư, một phần chia sai, một lần nhận hàng thiếu, một lần hủy hàng không ghi nhận, một lần bán combo nhập sai, tất cả đều có thể trở thành chênh lệch giá vốn.
Do đó, quản lý giá vốn không chỉ là bài toán số liệu. Đó là bài toán kỷ luật vận hành.
6. Chủ doanh nghiệp cần đọc báo cáo giá vốn như thế nào?
6.1. Không chỉ nhìn tỷ lệ tổng
Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ nhìn một con số tổng: tháng này giá vốn nguyên vật liệu chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu. Đây là chỉ số quan trọng, nhưng chưa đủ.
Tỷ lệ tổng có thể che giấu nhiều vấn đề bên trong.
Ví dụ, tổng giá vốn toàn nhà hàng là 34%, nghe có vẻ chấp nhận được. Nhưng khi tách ra:
Nếu chỉ nhìn 34%, chủ doanh nghiệp có thể nghĩ mọi thứ ổn. Nhưng khi tách theo nhóm hàng, vấn đề nằm rất rõ ở nhóm bò và hải sản.
Vì vậy, báo cáo giá vốn phải được đọc theo nhiều lớp:
Càng đọc sâu, doanh nghiệp càng nhìn rõ điểm rò rỉ.
6.2. Không vội kết luận khi giá vốn tăng
Giá vốn tăng không phải lúc nào cũng xấu. Vấn đề là phải hiểu vì sao tăng.
Giá vốn có thể tăng do:
Nếu giá vốn tăng vì doanh nghiệp chủ động nâng chất lượng sản phẩm và giá bán cũng được điều chỉnh phù hợp, đó có thể là một quyết định hợp lý.
Nhưng nếu giá vốn tăng vì thất thoát, sai định lượng, hủy hàng, kiểm kê sai hoặc POS ghi nhận không đủ, đó là vấn đề cần xử lý ngay.
Một con số tăng không tự nói lên đúng hay sai. Phân tích nguyên nhân mới tạo ra quyết định đúng.
6.3. Báo cáo giá vốn phải dẫn đến hành động cụ thể
Báo cáo giá vốn không nên dừng lại ở việc biết số. Báo cáo tốt phải dẫn đến hành động.
Nếu nhóm thịt bò lệch cao, cần kiểm lại nhà cung cấp, tỷ lệ hao hụt sơ chế, định lượng món và kỹ thuật chia portion.
Nếu nhóm sữa lệch cao, cần kiểm lại công thức pha chế, chương trình khuyến mãi, món tặng và ghi nhận POS.
Nếu hàng hủy tăng, cần kiểm lại kế hoạch mua hàng, bảo quản, dự báo bán hàng và tốc độ luân chuyển tồn kho.
Nếu cửa hàng A có giá vốn cao hơn các cửa hàng khác, cần kiểm tra quy trình nhận hàng, sơ chế, bán hàng, kiểm kê và năng lực quản lý ca tại cửa hàng đó.
Nếu giá vốn lý thuyết thấp hơn bất thường, cần kiểm lại định mức, đơn vị tính và dữ liệu bán hàng.
Báo cáo không tạo ra giá trị nếu không dẫn đến điều chỉnh vận hành.
Quản lý giá vốn tốt là khi doanh nghiệp biến số liệu thành hành động cụ thể, đo lại kết quả và tiếp tục cải tiến.
Đôi dòng kết luận
Trong doanh nghiệp F&B, định mức, kiểm kê và chênh lệch giá vốn là ba nền tảng không thể tách rời.
Định mức cho doanh nghiệp biết một món đáng lẽ phải tiêu hao bao nhiêu nguyên vật liệu.
Kiểm kê cho doanh nghiệp biết thực tế còn bao nhiêu hàng và đã sử dụng bao nhiêu.
Chênh lệch giữa giá vốn lý thuyết và giá vốn thực tế cho doanh nghiệp biết lợi nhuận đang rò rỉ ở đâu.
Nếu không có định mức, doanh nghiệp không biết món nào lời thật, món nào lỗ thật.
Nếu kiểm kê không chính xác, doanh nghiệp không biết nguyên vật liệu đã sử dụng bao nhiêu.
Nếu không phân tích chênh lệch, doanh nghiệp chỉ thấy chi phí tăng nhưng không biết nguyên nhân.
Quản lý giá vốn không phải là việc cộng trừ cuối tháng. Đó là năng lực kiểm soát từng mắt xích trong vận hành: từ danh mục hàng hóa, đơn vị tính, công thức món, nhập xuất tồn, kiểm kê, POS đến báo cáo chênh lệch.
Doanh nghiệp F&B muốn phát triển bền vững không thể chỉ bán nhiều hơn. Phải biết mỗi món bán ra đang tạo ra bao nhiêu lợi nhuận thật.
Doanh thu cho thấy thị trường có mua hay không.
Giá vốn cho thấy doanh nghiệp có giữ được tiền hay không.
Và trong ngành ẩm thực, người chiến thắng không chỉ là người bán được nhiều món hơn, mà là người hiểu rõ từng đồng chi phí nằm trong mỗi món ăn, mỗi ly đồ uống và mỗi lần khách hàng thanh toán.