Trong nhiều doanh nghiệp F&B, khi chi phí nguyên vật liệu bắt đầu vượt chuẩn, tồn kho thường xuyên lệch, giá vốn món ăn không rõ ràng, dữ liệu mua hàng rối và báo cáo cuối tháng không đáng tin, phản ứng đầu tiên thường là: “Phải mua phần mềm”.
Đây là một phản ứng dễ hiểu.
Phần mềm giúp ghi nhận nhanh hơn, tổng hợp dữ liệu tốt hơn, giảm phụ thuộc vào file thủ công và tạo ra báo cáo trực quan hơn. Với nhà hàng, quán cafe, bếp trung tâm hay chuỗi F&B, phần mềm POS, phần mềm kho, phần mềm kế toán và hệ thống báo cáo là những công cụ rất cần thiết.
Nhưng có một sự thật cần nói thẳng: có phần mềm không đồng nghĩa với có số liệu đúng.
Rất nhiều doanh nghiệp đã triển khai phần mềm nhưng giá vốn vẫn sai. Tồn kho vẫn lệch. Định mức vẫn không dùng được. Báo cáo vẫn không khớp với thực tế. Kế toán, bếp, kho và cửa hàng vẫn tranh luận với nhau mỗi cuối tháng. Chủ doanh nghiệp vẫn không biết lợi nhuận thật nằm ở đâu.
Vấn đề không phải phần mềm vô dụng.
Vấn đề là phần mềm chỉ xử lý dữ liệu. Nếu dữ liệu đầu vào sai, quy trình nhập liệu sai, danh mục hàng hóa sai, đơn vị tính sai, định mức sai, kiểm kê sai và POS ghi nhận sai, phần mềm chỉ giúp doanh nghiệp tạo ra báo cáo sai nhanh hơn, đẹp hơn và khó phát hiện hơn.
Trong quản lý giá vốn F&B, phần mềm không phải điểm bắt đầu. Điểm bắt đầu phải là dữ liệu đúng, quy trình đúng và con người làm đúng.
1. Phần mềm không thay thế được nền tảng quản lý nguyên vật liệu
1.1. Phần mềm là công cụ, không phải lời giải tự động
Một sai lầm phổ biến là kỳ vọng phần mềm có thể tự động giải quyết toàn bộ vấn đề giá vốn. Doanh nghiệp mua phần mềm, nhập danh mục hàng hóa, cài định mức, kết nối POS, rồi kỳ vọng hệ thống sẽ cho ra báo cáo chính xác.
Thực tế không đơn giản như vậy.
Phần mềm không tự biết doanh nghiệp đang gọi một mặt hàng bằng nhiều tên khác nhau.
Phần mềm không tự biết 1 chai syrup 750ml phải quy đổi thành 750ml để tính định mức từng ly.
Phần mềm không tự biết món mới đã đổi công thức nhưng nhân viên chưa cập nhật.
Phần mềm không tự biết ly tặng trong chương trình khuyến mãi chưa được ghi nhận trên POS.
Phần mềm không tự biết kiểm kê cuối tháng đếm sai vì kho vẫn đang xuất hàng trong lúc kiểm.
Phần mềm không tự biết bếp đang dùng 180g thịt cho món đáng lẽ chỉ dùng 150g.
Phần mềm chỉ làm đúng khi doanh nghiệp cung cấp cho nó dữ liệu đúng và vận hành theo quy trình đúng.
Nếu dữ liệu nền chưa chuẩn, phần mềm sẽ không làm doanh nghiệp rõ hơn. Ngược lại, nó có thể làm doanh nghiệp rối hơn, vì số liệu sai được trình bày dưới dạng báo cáo có vẻ rất chuyên nghiệp.
1.2. Sai từ dữ liệu đầu vào thì báo cáo đầu ra chắc chắn sai
Trong F&B, báo cáo giá vốn phụ thuộc vào nhiều lớp dữ liệu liên kết với nhau:
Chỉ cần một lớp dữ liệu sai, báo cáo giá vốn sẽ lệch.
Ví dụ, phần mềm ghi nhận một món cafe sữa có định mức 25g cafe và 30ml sữa đặc. Nhưng thực tế nhân viên đang pha 30g cafe và 40ml sữa đặc vì công thức đã được điều chỉnh sau khi khách góp ý. Nếu định mức không cập nhật, giá vốn lý thuyết sẽ thấp hơn thực tế.
Một ví dụ khác, doanh nghiệp mua phô mai theo cây 2kg, nhưng phần mềm ghi nhận đơn vị là “cây” mà không quy đổi ra gram. Trong khi định mức món lại dùng 20g phô mai. Nếu đơn vị tính không được thiết lập đúng, giá vốn từng món sẽ sai.
Sai số trong phần mềm thường không đến từ công nghệ. Nó đến từ dữ liệu nền chưa được chuẩn hóa.
1.3. Phần mềm càng mạnh, dữ liệu sai càng nguy hiểm
Khi dùng file thủ công, sai lệch đôi khi dễ nhận ra vì người làm còn nhìn từng dòng dữ liệu. Nhưng khi dùng phần mềm, nhiều báo cáo được tự động tổng hợp. Nếu dữ liệu sai từ đầu, hệ thống sẽ tự động lan truyền sai lệch qua nhiều báo cáo khác nhau.
Một tên hàng nhập sai có thể làm lệch tồn kho.
Một đơn vị tính sai có thể làm lệch giá vốn món.
Một định mức sai có thể làm lệch giá vốn lý thuyết.
Một kiểm kê sai có thể làm lệch giá vốn thực tế.
Một POS ghi nhận sai có thể làm lệch sản lượng bán.
Khi tất cả các dữ liệu này được kết nối, một lỗi nhỏ có thể tạo ra chuỗi sai lệch lớn.
Ví dụ, doanh nghiệp nhập “sữa tươi không đường 1L” thành ba mã khác nhau: “sữa tươi”, “sữa không đường”, “sữa Dalat 1L”. Khi mua hàng, mỗi nhân viên chọn một mã khác nhau. Khi định mức món, bar lại chọn một mã khác. Cuối tháng, tồn kho bị phân tán ở ba mã hàng. Báo cáo nhìn có vẻ chi tiết, nhưng không phản ánh đúng lượng sữa thực tế.
Phần mềm không sai. Cách thiết lập dữ liệu sai.
Và khi dữ liệu sai được tự động hóa, doanh nghiệp có thể ra quyết định sai với tốc độ nhanh hơn.
2. Những lỗi phổ biến khi triển khai phần mềm quản lý nguyên vật liệu
2.1. Danh mục hàng hóa không chuẩn
Danh mục hàng hóa là nền móng của phần mềm quản lý nguyên vật liệu. Nhưng đây lại là nơi nhiều doanh nghiệp làm sai ngay từ đầu.
Các lỗi thường gặp gồm:
Ví dụ, cùng một loại sữa tươi không đường 1L nhưng trong phần mềm có nhiều tên:
Nếu đây là cùng một mặt hàng nhưng được tạo thành nhiều mã, tồn kho sẽ bị chia nhỏ. Khi nhập hàng dùng mã này, khi định mức dùng mã khác, khi kiểm kê lại chọn mã thứ ba, báo cáo giá vốn không thể đúng.
Danh mục hàng hóa không chuẩn là nguyên nhân gốc khiến nhiều phần mềm kho trở nên vô dụng trong thực tế.
2.2. Đơn vị tính và quy đổi không chính xác
F&B là ngành có đơn vị tính rất phức tạp. Doanh nghiệp có thể mua theo thùng, chai, lon, kg, túi, bao, cây, con, bó, khay hoặc lít. Nhưng khi đưa vào công thức món, nguyên liệu lại thường được dùng theo gram, ml, lát, phần, muỗng, shot hoặc portion.
Nếu không chuẩn hóa quy đổi, phần mềm không thể tính đúng giá vốn.
Ví dụ:
Nếu hệ thống không có đơn vị quy đổi đúng, giá vốn từng món sẽ sai.
Sai đơn vị tính thường tạo ra những báo cáo rất vô lý. Có món giá vốn thấp bất thường. Có món giá vốn cao bất thường. Có nguyên liệu tồn kho âm. Có nguyên liệu tồn kho rất lớn trên hệ thống nhưng thực tế đã hết.
Nhiều doanh nghiệp tưởng phần mềm lỗi. Nhưng thực tế là đơn vị tính và quy đổi đang sai.
2.3. Định mức nhập lên phần mềm nhưng không phản ánh thực tế vận hành
Nhiều doanh nghiệp có định mức trên phần mềm, nhưng định mức đó chỉ đẹp trên hệ thống, không đúng với thực tế bếp và bar đang làm.
Nguyên nhân thường gặp gồm:
Ví dụ, một ly trà đào trên phần mềm ghi 150ml trà nền, 20ml syrup, 2 miếng đào và 1 ly nhựa. Nhưng thực tế nhân viên đang dùng 180ml trà nền, 30ml syrup, 3 miếng đào vì ly mới lớn hơn và khách thích vị đậm hơn. Nếu định mức không cập nhật, phần mềm sẽ tính giá vốn thấp hơn thực tế.
Một ví dụ khác, nhà hàng tính định mức món bò theo 150g thành phẩm, nhưng không tính hao hụt từ bò nguyên khối sang phần dùng được. Khi đó, giá vốn báo cáo thấp hơn giá vốn thật.
Định mức sai nguy hiểm hơn không có định mức, vì nó tạo cảm giác doanh nghiệp đã kiểm soát được giá vốn trong khi thực tế chưa kiểm soát đúng.
2.4. POS ghi nhận sai sản lượng bán
Phần mềm kho và phần mềm giá vốn thường phụ thuộc vào dữ liệu bán hàng từ POS. Nếu POS ghi nhận sai, giá vốn lý thuyết sẽ sai.
Các lỗi thường gặp ở POS gồm:
Ví dụ, quán cafe chạy chương trình mua 1 tặng 1. Nếu ly tặng không được ghi nhận trên POS bằng mã khuyến mãi, hệ thống chỉ ghi nhận 1 ly bán ra nhưng nguyên vật liệu đã dùng cho 2 ly. Cuối kỳ, nguyên vật liệu bị hụt nhưng phần mềm không có sản lượng tương ứng để giải thích.
Một nhà hàng bán set lunch gồm món chính, soup, salad và nước. Nếu POS chỉ ghi nhận tên set nhưng phần mềm kho không được cấu hình để trừ đủ thành phần trong set, giá vốn lý thuyết sẽ bị thiếu.
POS không chỉ là công cụ thu tiền. POS là nguồn dữ liệu bán hàng để tính giá vốn.
POS sai, giá vốn sai từ gốc.
2.5. Kiểm kê thực tế không đồng bộ với phần mềm
Một doanh nghiệp có phần mềm kho tốt nhưng kiểm kê thực tế làm sai thì giá vốn vẫn sai.
Các lỗi kiểm kê phổ biến gồm:
Ví dụ, cuối tháng kho kiểm kê lúc 15h, nhưng bếp vẫn đang lấy hàng chế biến, bar vẫn dùng nguyên liệu, nhà cung cấp vẫn giao thêm hàng. Nếu không khóa giao dịch hoặc không chốt thời điểm kiểm kê rõ ràng, số liệu tồn kho chắc chắn dễ lệch.
Một kỳ kiểm kê sai sẽ làm sai giá vốn thực tế.
Phần mềm chỉ ghi nhận con số doanh nghiệp nhập vào. Nếu con số kiểm kê sai, báo cáo giá vốn vẫn sai dù hệ thống hiện đại đến đâu.
3. Vì sao nhiều doanh nghiệp số hóa nhưng vẫn không kiểm soát được giá vốn?
3.1. Triển khai phần mềm trước khi chuẩn hóa quy trình
Một trong những sai lầm lớn nhất là triển khai phần mềm khi quy trình vận hành chưa rõ.
Doanh nghiệp chưa rõ ai được quyền tạo mã hàng.
Chưa rõ ai duyệt mua hàng.
Chưa rõ ai nhận hàng.
Chưa rõ ai nhập kho.
Chưa rõ ai xuất kho.
Chưa rõ ai cập nhật định mức.
Chưa rõ ai kiểm kê.
Chưa rõ ai được quyền điều chỉnh tồn kho.
Chưa rõ ai chịu trách nhiệm khi số liệu lệch.
Khi quy trình chưa rõ, phần mềm chỉ chuyển sự rối từ giấy tờ hoặc file Excel lên hệ thống. Nhìn có vẻ chuyên nghiệp hơn, nhưng bản chất vẫn rối.
Ví dụ, nếu cửa hàng nào cũng được tự tạo mã hàng, sau vài tháng hệ thống sẽ có hàng trăm mã trùng lặp, sai tên, sai đơn vị tính. Nếu quản lý ca được tự điều chỉnh tồn kho mà không có lý do, số liệu tồn kho sẽ mất độ tin cậy. Nếu bếp thay công thức nhưng không có quy trình cập nhật định mức, giá vốn lý thuyết sẽ nhanh chóng sai.
Phần mềm cần quy trình làm nền. Không có quy trình, phần mềm không thể tạo ra kỷ luật vận hành.
3.2. Nhân sự không được đào tạo đủ
Phần mềm chỉ hiệu quả khi người sử dụng hiểu họ đang làm gì và vì sao việc đó quan trọng.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ đào tạo nhân viên cách bấm nút, nhưng không đào tạo tư duy dữ liệu phía sau.
Nhân viên biết cách nhập hàng, nhưng không hiểu vì sao phải chọn đúng mã hàng.
Nhân viên biết cách kiểm kê, nhưng không hiểu vì sao phải cân đo hàng lẻ.
Thu ngân biết cách bán hàng trên POS, nhưng không hiểu vì sao món tặng cũng phải ghi nhận.
Bếp biết công thức món, nhưng không hiểu vì sao thay đổi định lượng phải báo lại để cập nhật định mức.
Quản lý cửa hàng biết xem báo cáo, nhưng không hiểu cách đọc chênh lệch giá vốn.
Khi nhân sự không hiểu ý nghĩa của dữ liệu, họ sẽ nhập liệu cho xong. Và khi nhập liệu cho xong, phần mềm mất giá trị.
Ví dụ, nhân viên nhận hàng thấy “sữa tươi không đường 1L” nhưng trong phần mềm có nhiều mã gần giống nhau. Nếu không được đào tạo, họ chọn đại một mã. Một lần có thể nhỏ. Nhưng nhiều người chọn nhiều mã khác nhau trong nhiều tháng, tồn kho sẽ lệch nặng.
Đào tạo phần mềm không chỉ là hướng dẫn sử dụng. Đào tạo phần mềm phải giúp nhân sự hiểu mỗi thao tác của họ ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và lợi nhuận.
3.3. Không có người chịu trách nhiệm chất lượng dữ liệu
Trong nhiều doanh nghiệp, ai cũng nhập dữ liệu nhưng không ai chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng dữ liệu.
Kho nhập hàng.
Bếp báo định mức.
Bar điều chỉnh công thức.
Thu ngân ghi nhận bán hàng.
Kế toán đối chiếu số liệu.
Quản lý cửa hàng kiểm kê.
Nhưng khi báo cáo sai, tất cả cùng nói: “Phần mềm sai”.
Thực tế, phần mềm thường chỉ phản ánh đúng những gì con người đã nhập vào.
Doanh nghiệp cần có người chịu trách nhiệm kiểm soát dữ liệu gốc. Người này không nhất thiết phải là một vị trí riêng ngay từ đầu, nhưng chức năng phải rõ.
Cần có người kiểm tra:
Không có người giữ chất lượng dữ liệu, hệ thống sẽ xuống cấp rất nhanh.
3.4. Mỗi bộ phận nhìn phần mềm theo một mục tiêu khác nhau
Một khó khăn khác là mỗi bộ phận thường sử dụng phần mềm với một mục tiêu riêng.
Thu ngân quan tâm bán hàng nhanh.
Bếp quan tâm ra món nhanh.
Kho quan tâm nhập xuất thuận tiện.
Kế toán quan tâm chứng từ và số liệu cuối kỳ.
Quản lý cửa hàng quan tâm báo cáo ca.
Chủ doanh nghiệp quan tâm lợi nhuận và kiểm soát giá vốn.
Nếu không có cách thiết kế dữ liệu thống nhất, mỗi bộ phận sẽ tối ưu cho việc của mình nhưng làm hỏng bức tranh chung.
Ví dụ, thu ngân muốn thao tác nhanh nên gộp nhiều món vào một nút bán hàng. Điều này giúp bán nhanh hơn, nhưng nếu không tách cấu phần nguyên vật liệu phía sau, giá vốn lý thuyết sẽ sai.
Bếp muốn linh hoạt nên thay công thức theo tình hình nguyên liệu. Điều này có thể giúp phục vụ nhanh hơn, nhưng nếu không cập nhật định mức, phần mềm không phản ánh đúng thực tế.
Kho muốn nhập nhanh nên chọn mã gần đúng. Việc này tiết kiệm vài giây, nhưng làm sai tồn kho và đơn giá bình quân.
Vì vậy, triển khai phần mềm không chỉ là cài đặt hệ thống. Đó là việc thống nhất cách làm việc giữa các bộ phận.
4. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu cần kết nối những gì?
4.1. POS và sản lượng bán
POS là nguồn dữ liệu đầu tiên để tính giá vốn lý thuyết. Mỗi món bán ra trên POS cần liên kết được với định mức nguyên vật liệu phía sau.
Nếu POS không kết nối đúng với định mức, doanh nghiệp chỉ biết doanh thu, không biết nguyên vật liệu đáng lẽ đã tiêu hao bao nhiêu.
Một hệ thống POS tốt cho quản lý giá vốn cần ghi nhận rõ:
Đặc biệt, với combo và khuyến mãi, hệ thống phải ghi nhận đủ cấu phần sản phẩm. Nếu không, báo cáo giá vốn sẽ thiếu dữ liệu tiêu hao.
4.2. Inventory và nhập xuất tồn
Inventory là hệ thống quản lý hàng hóa, tồn kho, nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê và điều chỉnh tồn.
Một hệ thống inventory tốt cần giúp doanh nghiệp theo dõi:
Với F&B, inventory không chỉ là biết còn bao nhiêu hàng. Inventory phải giúp doanh nghiệp hiểu hàng hóa đang đi đâu, dùng vào đâu, lệch ở đâu và giá vốn thay đổi vì lý do gì.
4.3. Định mức món ăn và công thức sản phẩm
Phần mềm muốn tính giá vốn phải có định mức món ăn. Mỗi món bán ra cần liên kết với danh sách nguyên vật liệu tương ứng.
Một định mức trên hệ thống cần có:
Định mức cũng cần có cơ chế cập nhật phiên bản. Khi công thức thay đổi, doanh nghiệp cần biết thay đổi từ ngày nào, ai duyệt và áp dụng cho cửa hàng nào.
Nếu không có phiên bản định mức, doanh nghiệp sẽ rất khó phân tích vì sao giá vốn thay đổi theo thời gian.
4.4. Kế toán và chi phí thực tế
Dữ liệu kho cần liên kết với kế toán để đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng.
Kế toán cần kiểm tra:
Nếu kho ghi nhận một số, kế toán ghi nhận một số khác, báo cáo giá vốn sẽ khó đáng tin.
Với doanh nghiệp chuỗi, việc kết nối kho và kế toán càng quan trọng. Nếu mỗi cửa hàng nhập hàng khác nhau, ghi nhận khác nhau và kế toán tổng hợp thủ công, khả năng sai lệch rất cao.
4.5. Báo cáo quản lý và dashboard
Sau cùng, phần mềm cần tạo ra báo cáo giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định. Báo cáo không chỉ đẹp, mà phải trả lời được câu hỏi vận hành.
Một dashboard giá vốn tốt nên thể hiện:
Báo cáo tốt không chỉ cho biết con số. Báo cáo tốt phải chỉ ra nơi cần hành động.
Nếu dashboard chỉ đẹp nhưng không giúp chủ doanh nghiệp biết cần kiểm tra món nào, nhóm hàng nào, cửa hàng nào, ca nào, nhà cung cấp nào, thì dashboard đó chưa đủ giá trị.
5. Lộ trình ứng dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu cho doanh nghiệp F&B
5.1. Giai đoạn 1: Chuẩn hóa dữ liệu trước khi số hóa
Trước khi triển khai phần mềm, doanh nghiệp cần chuẩn hóa dữ liệu nền.
Những việc cần làm gồm:
Đây là giai đoạn rất quan trọng nhưng thường bị xem nhẹ. Nhiều doanh nghiệp muốn đi thẳng vào phần mềm mà không làm sạch dữ liệu. Kết quả là phần mềm vừa triển khai đã rối.
Muốn phần mềm chạy đúng, dữ liệu phải sạch trước.
5.2. Giai đoạn 2: Kết nối POS với định mức món bán
Sau khi dữ liệu nền đã tương đối ổn, doanh nghiệp cần đảm bảo POS và định mức món ăn liên kết với nhau.
Mỗi món trên POS cần có định mức tương ứng. Món combo cần tách được cấu phần. Món khuyến mãi, món tặng, món hủy, món nội bộ cần có mã ghi nhận riêng.
Các điểm cần kiểm tra gồm:
Nếu POS chỉ ghi nhận doanh thu mà không hỗ trợ tính sản lượng tiêu hao theo định mức, doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát giá vốn lý thuyết.
5.3. Giai đoạn 3: Quản lý nhập hàng, tồn kho và kiểm kê
Giai đoạn tiếp theo là đưa nhập hàng, xuất hàng, tồn kho và kiểm kê vào hệ thống.
Doanh nghiệp cần chuẩn hóa:
Mỗi điều chỉnh tồn kho phải có lý do. Mỗi lần hủy hàng phải có ghi nhận. Mỗi kỳ kiểm kê phải có thời điểm chốt rõ ràng. Mỗi phiếu nhập phải gắn với nhà cung cấp, số lượng, đơn giá và chứng từ.
Inventory chỉ có giá trị khi doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ dòng chảy của hàng hóa.
Nếu hàng vào không ghi nhận đúng, hàng ra không ghi nhận đúng, kiểm kê không làm đúng, thì tồn kho trên phần mềm sẽ nhanh chóng mất độ tin cậy.
5.4. Giai đoạn 4: Đối chiếu giá vốn lý thuyết và giá vốn thực tế
Khi POS, định mức và tồn kho đã có dữ liệu, doanh nghiệp cần bắt đầu đối chiếu giá vốn lý thuyết và giá vốn thực tế.
Báo cáo cần thể hiện:
Đây là giai đoạn phần mềm bắt đầu tạo ra giá trị thật. Không chỉ lưu dữ liệu, mà giúp doanh nghiệp phát hiện điểm rò rỉ lợi nhuận.
Ví dụ, nếu giá vốn lý thuyết của nhóm cafe là 80kg nhưng thực tế tiêu hao 92kg, hệ thống cần giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy chênh lệch 12kg này và kiểm tra nguyên nhân.
Nếu một cửa hàng có tỷ lệ giá vốn cao hơn các cửa hàng khác, hệ thống cần giúp tách số liệu để so sánh.
Nếu một món bán chạy nhưng giá vốn thực tế cao hơn định mức, doanh nghiệp cần biết để điều chỉnh ngay.
5.5. Giai đoạn 5: Kết nối kế toán và báo cáo điều hành
Giai đoạn sau cùng là kết nối dữ liệu kho, POS và kế toán để tạo báo cáo đầy đủ hơn.
Khi đó, doanh nghiệp có thể theo dõi:
Với chuỗi F&B, đây là nền tảng để so sánh hiệu quả giữa các cửa hàng. Cửa hàng nào giá vốn cao bất thường. Cửa hàng nào tồn kho lớn. Cửa hàng nào hủy hàng nhiều. Cửa hàng nào bán tốt nhưng lợi nhuận thấp. Cửa hàng nào cần kiểm tra quy trình.
Phần mềm có giá trị nhất khi nó không chỉ ghi nhận quá khứ, mà giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy vấn đề để hành động kịp thời.
6. Doanh nghiệp nhỏ có cần phần mềm phức tạp không?
6.1. Không nên số hóa quá sức
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai ngay một hệ thống phức tạp. Một quán cafe nhỏ, một nhà hàng độc lập hoặc một mô hình đang ở giai đoạn đầu có thể chưa cần hệ thống nhiều lớp.
Điều quan trọng là chọn mức độ phù hợp với quy mô và năng lực vận hành.
Nếu doanh nghiệp chưa có danh mục hàng hóa chuẩn, chưa có định mức, chưa kiểm kê đều, chưa nhập liệu đúng, việc triển khai phần mềm quá phức tạp có thể làm đội ngũ quá tải. Khi nhân sự không theo được, hệ thống sẽ bị bỏ dở.
Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu từ những phần cốt lõi:
Khi nền tảng đã vững, doanh nghiệp mới nên mở rộng sang các lớp phức tạp hơn.
6.2. File tốt vẫn có giá trị nếu được thiết kế đúng
Không phải lúc nào phần mềm cũng là lựa chọn đầu tiên. Với doanh nghiệp nhỏ, một file quản lý hàng hóa được thiết kế tốt vẫn có thể tạo ra giá trị lớn.
Một file tốt có thể giúp theo dõi:
Điều quan trọng là file phải có cấu trúc rõ, công thức đúng, đơn vị tính chuẩn và người nhập liệu có kỷ luật.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp tăng số lượng món, số lượng nhà cung cấp, số lượng chi nhánh và số lượng giao dịch, file sẽ bắt đầu giới hạn. Khi đó, phần mềm trở nên cần thiết.
File phù hợp với giai đoạn đầu.
Phần mềm phù hợp khi doanh nghiệp cần tốc độ, tính kết nối, phân quyền, báo cáo tự động và khả năng mở rộng.
6.3. Chuỗi F&B cần phần mềm sớm hơn doanh nghiệp độc lập
Với chuỗi F&B, phần mềm không còn là lựa chọn “có thì tốt”. Nó gần như là điều kiện cần nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát đồng nhất.
Khi có nhiều cửa hàng, dữ liệu sẽ phức tạp hơn rất nhanh:
Nếu không có hệ thống phần mềm, chủ doanh nghiệp rất khó kiểm soát giá vốn theo thời gian gần thực tế. Báo cáo chậm, dữ liệu rời rạc và mỗi cửa hàng làm một kiểu sẽ khiến việc mở rộng trở nên rủi ro.
Với chuỗi, phần mềm giúp chuẩn hóa cách làm. Nhưng phần mềm chỉ hiệu quả nếu doanh nghiệp đã thống nhất dữ liệu, định mức, quy trình và trách nhiệm giữa các cửa hàng.
7. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nguyên vật liệu cho F&B
7.1. Phần mềm phải phù hợp với mô hình vận hành
Không có phần mềm nào tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Chỉ có phần mềm phù hợp nhất với mô hình, quy mô và năng lực đội ngũ.
Một quán cafe take away có nhu cầu khác nhà hàng phục vụ tại bàn.
Một bếp trung tâm có nhu cầu khác quán ăn độc lập.
Một chuỗi trà sữa có nhu cầu khác nhà hàng hải sản.
Một mô hình buffet có nhu cầu khác mô hình gọi món.
Trước khi chọn phần mềm, doanh nghiệp cần xác định rõ:
Phần mềm tốt nhưng quá phức tạp so với đội ngũ cũng có thể thất bại.
Phần mềm đơn giản nhưng không đáp ứng bài toán vận hành cũng không đủ dùng.
7.2. Phần mềm phải xử lý tốt đơn vị tính và định mức
Với F&B, đơn vị tính và định mức là điểm rất quan trọng. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ khả năng phần mềm xử lý:
Nếu phần mềm không xử lý tốt đơn vị tính và định mức, báo cáo giá vốn sẽ khó chính xác.
7.3. Phần mềm phải có báo cáo chênh lệch dễ đọc
Báo cáo không chỉ để kế toán xem. Chủ doanh nghiệp, quản lý cửa hàng, bếp trưởng và người phụ trách vận hành đều cần đọc được.
Một phần mềm tốt nên có báo cáo:
Báo cáo càng dễ đọc, khả năng hành động càng cao.
Nếu báo cáo quá phức tạp, chỉ có kế toán hiểu, đội vận hành sẽ không sử dụng. Khi đội vận hành không sử dụng, phần mềm chỉ còn là nơi lưu số liệu, không còn là công cụ cải thiện kết quả.
7.4. Phần mềm phải có phân quyền và nhật ký thao tác
Trong quản lý nguyên vật liệu, phân quyền rất quan trọng.
Không phải ai cũng được tạo mã hàng.
Không phải ai cũng được sửa định mức.
Không phải ai cũng được điều chỉnh tồn kho.
Không phải ai cũng được xóa phiếu nhập.
Không phải ai cũng được thay đổi giá vốn.
Phần mềm cần có phân quyền rõ và nhật ký thao tác để biết ai đã làm gì, vào thời điểm nào.
Các quyền cần kiểm soát gồm:
Nếu phần mềm không có phân quyền, dữ liệu rất dễ bị sửa tùy tiện.
Nếu không có nhật ký thao tác, khi số liệu sai sẽ rất khó truy nguyên.
8. Sai lầm cần tránh khi số hóa quản lý giá vốn
8.1. Mua phần mềm trước, sửa quy trình sau
Đây là sai lầm phổ biến. Doanh nghiệp mua phần mềm trước, rồi mới phát hiện danh mục hàng hóa chưa chuẩn, định mức chưa có, đơn vị tính chưa thống nhất, nhân sự chưa biết nhập liệu, quy trình nhận hàng chưa rõ.
Khi đó, triển khai bị kéo dài, đội ngũ mệt mỏi và phần mềm bị xem là gánh nặng.
Cách đúng là chuẩn hóa nền tảng trước, sau đó mới số hóa.
8.2. Giao toàn bộ việc triển khai cho kế toán hoặc IT
Phần mềm giá vốn không thể chỉ là việc của kế toán hoặc IT. Đây là hệ thống liên quan đến bếp, bar, kho, thu ngân, quản lý cửa hàng, mua hàng, kế toán và chủ doanh nghiệp.
Nếu chỉ kế toán triển khai, dữ liệu có thể đúng trên sổ sách nhưng không sát vận hành.
Nếu chỉ IT triển khai, hệ thống có thể chạy được về mặt kỹ thuật nhưng không giải quyết đúng bài toán giá vốn.
Phải có sự tham gia của đội vận hành, vì chính họ là người tạo ra dữ liệu mỗi ngày.
8.3. Không làm sạch dữ liệu cũ
Nhiều doanh nghiệp đưa toàn bộ dữ liệu cũ vào phần mềm mới, bao gồm cả mã hàng trùng, tên hàng sai, đơn vị tính sai, món đã ngừng bán, nhà cung cấp không còn dùng và định mức cũ.
Khi dữ liệu rác được đưa vào hệ thống mới, phần mềm mới cũng sẽ tạo ra báo cáo rác.
Trước khi chuyển dữ liệu, cần làm sạch:
Dữ liệu sạch là điều kiện đầu tiên để phần mềm chạy đúng.
8.4. Không kiểm tra sau khi vận hành
Triển khai phần mềm xong không có nghĩa là hoàn tất. Giai đoạn sau triển khai mới là lúc cần kiểm tra kỹ nhất.
Doanh nghiệp cần theo dõi:
Nếu không kiểm tra sau triển khai, hệ thống sẽ dần sai lệch và mất giá trị.
Đôi dòng kết luận
Phần mềm là công cụ rất quan trọng trong quản lý nguyên vật liệu và giá vốn F&B. Nhưng phần mềm không phải phép màu.
Phần mềm không thể tự sửa một danh mục hàng hóa rối.
Phần mềm không thể tự hiểu một đơn vị tính sai.
Phần mềm không thể tự cập nhật công thức món đã thay đổi.
Phần mềm không thể tự phát hiện một ly tặng chưa ghi nhận trên POS.
Phần mềm không thể tự làm đúng một kỳ kiểm kê được thực hiện qua loa.
Phần mềm chỉ mạnh khi doanh nghiệp có dữ liệu đúng, quy trình đúng và con người làm đúng.
Muốn ứng dụng phần mềm hiệu quả, doanh nghiệp F&B cần bắt đầu từ nền tảng: chuẩn hóa danh mục hàng hóa, đơn vị tính, định mức, POS, nhập xuất tồn, kiểm kê, phân quyền và trách nhiệm dữ liệu.
Với doanh nghiệp nhỏ, có thể bắt đầu bằng file tốt và quy trình rõ. Với doanh nghiệp đang mở rộng hoặc vận hành chuỗi, phần mềm gần như là điều kiện cần để kiểm soát đồng nhất. Nhưng dù ở quy mô nào, nguyên tắc vẫn không thay đổi: số hóa chỉ có giá trị khi phản ánh đúng thực tế vận hành.
Có phần mềm chưa chắc giá vốn đúng.
Có dữ liệu đúng, quy trình đúng và kỷ luật vận hành đúng, phần mềm mới trở thành công cụ giúp doanh nghiệp giữ được lợi nhuận.
Trong ngành F&B, doanh nghiệp không nên mua phần mềm chỉ để có báo cáo đẹp. Doanh nghiệp cần hệ thống đủ đúng để biết tiền đang nằm ở đâu, thất thoát ở đâu và cần hành động ở đâu.
Bán hàng tạo ra doanh thu.
Quản lý giá vốn giữ lại lợi nhuận.
Phần mềm chỉ thật sự có giá trị khi giúp doanh nghiệp nhìn rõ và giữ lại được phần lợi nhuận đó.