Chi phí Bộ phận Giặt ủi nội bộ (House Laundry) được chia thành hai nhóm chính: Chi phí lao động và các chi phí liên quan (Labor Costs and Related Expenses) và Chi phí khác (Other Expenses).
1. Chi phí lao động và các chi phí liên quan (Labor Costs and Related Expenses)
Chi phí lao động và các chi phí liên quan bao gồm toàn bộ chi phí tiền lương liên quan đến Lương và tiền công (Salaries and Wages), Phân bổ phí phục vụ (Service Charges), Lao động hợp đồng (Contracted Labor), Thưởng (Bonuses) và Các chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) cho nhân viên và nhà thầu.
Danh sách các vị trí thường thuộc Bộ phận Giặt ủi nội bộ được cung cấp trong phần Chức danh tiền lương theo bộ phận (Department Payroll Titles) ở cuối Phần I.
1.1 Lương và tiền công (Salaries and Wages)
Bao gồm thu nhập trả cho nhân viên cho các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động của cơ sở, như lương cơ bản, lương làm thêm giờ và phụ cấp ca.
Nếu một nhân viên làm việc tại một bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức của mình, thu nhập của người đó phải được ghi nhận là Lương và tiền công tại bộ phận đó, bất kể nhiệm vụ đang thực hiện là gì.
Ví dụ: nếu một nhân viên Bộ phận Giặt ủi nội bộ thường xuyên làm công việc ủi đồ trong Bộ phận Giặt ủi và tạm thời làm việc cho Bộ phận Ẩm thực và Đồ uống trong một sự kiện, thu nhập của người đó cho sự kiện phải được ghi nhận vào Lương và tiền công của Bộ phận Ẩm thực và Đồ uống, không phải vào bộ phận chính của họ.
Lương và tiền công phải được phân tách theo các chức danh quản lý và không quản lý quan trọng trong bộ phận. Nếu cần thiết, các chức danh tiền lương có thể được tổng hợp lại để bảo mật thông tin tiền lương của một nhân viên cụ thể.
Lương và tiền công bao gồm cả thu nhập của nhân viên tạm thời khi các chi phí này được xử lý thông qua hệ thống trả lương của cơ sở.
1.2 Phân bổ phí phục vụ (Service Charge Distribution)
Bao gồm chi phí phí phục vụ được chi trả thông qua hệ thống trả lương cho nhân viên khách sạn.
1.3 Lao động hợp đồng, thuê và thuê ngoài (Contracted, Leased and Outsourced Labor)
Bao gồm tổng chi phí của lao động hợp đồng, thuê và thuê ngoài phát sinh khi cơ sở ký kết thỏa thuận với nhà thầu bên thứ ba để cung cấp nhân sự cho các vị trí thường được đảm nhiệm bởi nhân viên thuộc biên chế chính thức.
Trong các trường hợp này, cơ sở ghi nhận hoặc theo dõi số giờ làm việc và thanh toán cho nhà thầu bên thứ ba theo cơ sở giờ công hoặc cơ sở đã thỏa thuận khác.
Ví dụ điển hình là việc sử dụng nhân sự được đưa vào cơ sở để bù đắp tình trạng thiếu hụt nhân viên giặt ủi.
Lao động hợp đồng, thuê và thuê ngoài bao gồm tổng chi phí liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự khi các thỏa thuận đó được hỗ trợ bởi các hợp đồng chính thức.
1.4 Thưởng và khuyến khích (Bonuses and Incentives)
Bao gồm các khoản thưởng theo hợp đồng và thưởng tùy ý, tiền khuyến khích và các hình thức trả lương theo hiệu suất khác nhằm thúc đẩy doanh thu thông qua bán hàng, lợi nhuận hoặc sự hài lòng của khách.
1.5 Tổng Lương, tiền công, phí phục vụ, lao động hợp đồng và thưởng
(Total Salaries, Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses)
Được tính bằng cách cộng Lương và tiền công, Phân bổ phí phục vụ, Lao động hợp đồng, thuê và thuê ngoài, và Thưởng và khuyến khích.
1.6 Các chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses)
Bao gồm các khoản chi trả cho nhân viên liên quan đến nhiệm vụ phục vụ hoạt động của cơ sở và các khoản chi trả cho nhân viên làm việc tại bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức của họ, bất kể nhiệm vụ đang thực hiện là gì.
Các chi phí liên quan đến tiền lương bao gồm:
• Thuế tiền lương (Payroll Taxes). Bao gồm phần đóng góp của người sử dụng lao động vào các chương trình hưu trí quốc gia và bang, thất nghiệp, tàn tật và bảo hiểm y tế, và các loại thuế hoặc bảo hiểm xã hội bắt buộc khác liên quan đến tiền lương. Xem Các chi phí liên quan đến tiền lương – Phụ biểu 14 (Payroll-Related Expenses—Schedule 14).
• Lương bổ sung (Supplemental Pay). Bao gồm ngày nghỉ cá nhân, lương nghỉ phép, lương nghỉ ốm, lương ngày lễ, lương đi làm nghĩa vụ bồi thẩm đoàn, trợ cấp tái định cư, thời gian nghỉ có lương và trợ cấp thôi việc. Xem Các chi phí liên quan đến tiền lương – Phụ biểu 14 (Payroll-Related Expenses—Schedule 14).
• Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits). Bao gồm tất cả các chi phí khác liên quan đến tiền lương như bảo hiểm y tế do người sử dụng lao động chi trả, chi phí bữa ăn cung cấp cho nhân viên, đóng góp quỹ hưu trí và phí công đoàn. Xem Các chi phí liên quan đến tiền lương – Phụ biểu 14 (Payroll-Related Expenses—Schedule 14).
Phân bổ chi phí bữa ăn nhân viên từ Nhà ăn nhân viên – Phụ biểu 13 (Staff Dining—Schedule 13) được ghi nhận vào dòng này.
1.7 Tổng các chi phí liên quan đến tiền lương (Total Payroll-Related Expenses)
Được tính bằng cách cộng Thuế tiền lương, Lương bổ sung và Phúc lợi nhân viên.
Ghi chú về các thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm khách sạn (cluster services): Khi hợp lý và có thể xác định dễ dàng, chi phí lao động liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm phải được ghi nhận vào Lương và tiền công hoặc Các chi phí liên quan đến tiền lương.
1.8 Tổng chi phí lao động và các chi phí liên quan
(Total Labor Costs and Related Expenses)
Tổng chi phí lao động và các chi phí liên quan được tính bằng cách cộng Tổng Lương, tiền công, phí phục vụ, lao động hợp đồng và thưởng với Tổng các chi phí liên quan đến tiền lương.
Tỷ lệ phần trăm cho từng cấu phần chi phí lao động cũng như Tổng chi phí lao động và các chi phí liên quan được tính bằng cách chia số tiền của từng khoản mục cho Tổng Doanh thu hoạt động (Total Operating Revenue) của toàn bộ cơ sở.
Tham khảo Phần III để biết các chỉ số vận hành được khuyến nghị liên quan đến Chi phí lao động và các chi phí liên quan.
2. Chi phí khác (Other Expenses)
Nhóm chi phí này bao gồm các chi phí trọng yếu của Bộ phận Giặt ủi nội bộ (House Laundry) được phê duyệt là Chi phí khác theo Hệ thống Chuẩn (Uniform System).
Các cơ sở riêng lẻ có thể loại bỏ các khoản mục không phù hợp, nhưng Hệ thống Chuẩn không cho phép bổ sung hoặc thay thế các khoản mục chi phí khác. Thay vào đó, cơ sở có thể xây dựng tiểu tài khoản hoặc tiểu phụ biểu để cung cấp chi tiết hơn liên quan đến một khoản mục chi phí cụ thể. Tiểu tài khoản hoặc tiểu phụ biểu này sau đó phải được tổng hợp vào khoản mục phù hợp được liệt kê dưới đây.
2.1 Vật tư vệ sinh (Cleaning Supplies)
Bao gồm chi phí các sản phẩm sử dụng để làm sạch, quét dọn, đánh bóng, phủ sáp và khử trùng các khu vực liên quan đến Bộ phận Giặt ủi nội bộ.
Chi phí vật liệu và vật tư sử dụng cho mục đích giặt được ghi nhận vào Vật tư giặt ủi (Laundry Supplies).
2.2 Dịch vụ miễn phí và quà tặng (Complimentary Services and Gifts)
Bao gồm chi phí cung cấp các vật phẩm quà tặng sử dụng cho mục đích quảng bá miễn phí cho khách và nhà cung cấp của Bộ phận Giặt ủi nội bộ và quà tặng VIP.
2.3 Dịch vụ hợp đồng (Contract Services)
Bao gồm chi phí cho các hoạt động được thực hiện cho Bộ phận Giặt ủi nội bộ bởi các công ty bên ngoài thay vì nhân viên khách sạn.
Ví dụ bao gồm chi phí thuê công ty bên ngoài làm sạch các khu vực liên quan đến Bộ phận Giặt ủi nội bộ.
Nếu vật tư được mua để các công ty hợp đồng sử dụng, vật tư đó được ghi nhận vào tài khoản vật tư phù hợp.
Chi phí hợp đồng giặt và giặt khô của Bộ phận Giặt ủi nội bộ được ghi nhận vào Giặt và Giặt khô (Laundry and Dry Cleaning).
2.4 Phân bổ chi phí văn phòng công ty (Corporate Office Reimbursables)
Bao gồm các khoản phân bổ tiền lương và chi phí của nhân sự Bộ phận Giặt ủi nội bộ thuộc văn phòng công ty hoặc công ty quản lý được lập hóa đơn cho cơ sở bởi văn phòng khu vực hoặc văn phòng công ty hoặc bởi công ty quản lý.
Chi phí đi lại của các nhân sự thuộc văn phòng công ty hoặc công ty quản lý phát sinh khi đến cơ sở, bao gồm chi phí ăn uống và các dịch vụ hoặc tiện ích áp dụng khác được cung cấp cho nhân sự văn phòng công ty hoặc công ty quản lý trong khi làm việc tại cơ sở vì lợi ích của cơ sở, cũng được ghi nhận vào tài khoản này.
2.5 Trang trí (Decorations)
Bao gồm chi phí các vật phẩm trang trí sử dụng tại khu vực Giặt ủi nội bộ cho các ngày lễ và sự kiện đặc biệt.
2.6 Hội phí và đăng ký (Dues and Subscriptions)
Bao gồm chi phí hội viên của Bộ phận Giặt ủi nội bộ hoặc của nhân viên khi được ủy quyền đại diện cho Bộ phận Giặt ủi nội bộ trong các tổ chức kinh doanh hoặc chuyên môn.
Hội phí và đăng ký cũng bao gồm chi phí đăng ký báo, tạp chí và sách sử dụng cho nhân viên Bộ phận Giặt ủi nội bộ.
2.7 Giải trí nội bộ (Entertainment In-House)
Bao gồm chi phí thực phẩm và đồ uống theo giá vốn, tiền thưởng, phí phục vụ và thuế bán hàng (nếu áp dụng) được sử dụng để tiếp khách, nhà cung cấp và khách hàng doanh nghiệp tại các cơ sở ẩm thực của khách sạn.
2.8 Thuê thiết bị (Equipment Rental)
Bao gồm chi phí thuê bất kỳ loại thiết bị nào có thể được sử dụng không thường xuyên trong Bộ phận Giặt ủi nội bộ hoặc dùng thay thế tạm thời cho thiết bị đang ngừng hoạt động.
Các khoản thanh toán thuê thiết bị theo hợp đồng thuê vận hành đủ điều kiện được ghi nhận vào Tài sản và Thiết bị khác (Other Property and Equipment) trong phần Thuê (Rent) thuộc Thu nhập và Chi phí ngoài hoạt động – Phụ biểu 11 (Non-Operating Income and Expenses—Schedule 11).
2.9 Giặt và Giặt khô (Laundry and Dry Cleaning)
Bao gồm chi phí dịch vụ giặt và giặt khô áp dụng cho Bộ phận Giặt ủi nội bộ được thuê ngoài cho công ty bên ngoài.
Khi dịch vụ được thực hiện bởi công ty bên ngoài, số tiền ghi nhận vào Giặt và Giặt khô dựa trên hóa đơn do đơn vị giặt bên ngoài gửi.
Chi phí giặt đồng phục nhân viên được ghi nhận vào Giặt đồng phục (Uniform Laundry).
2.10 Vật tư giặt ủi (Laundry Supplies)
Bao gồm chi phí vật tư sử dụng cho mục đích giặt và giặt khô.
2.11 Giấy phép và giấy phép hoạt động (Licenses and Permits)
Bao gồm chi phí giấy phép cấp quốc gia và địa phương, bao gồm chi phí kiểm tra cần thiết cho việc cấp phép, đối với tất cả các hoạt động của Bộ phận Giặt ủi nội bộ.
2.12 Chi phí khác (Miscellaneous)
Bao gồm bất kỳ chi phí nào của Bộ phận Giặt ủi nội bộ không thuộc các khoản mục được đề cập trong phần này.
2.13 Vật tư vận hành (Operating Supplies)
Bao gồm chi phí vật tư vận hành và văn phòng chung cần thiết để vận hành Bộ phận Giặt ủi nội bộ mà không được bao gồm trong mô tả của các tài khoản vật tư cụ thể như Vật tư vệ sinh (Cleaning Supplies), Vật tư giặt ủi (Laundry Supplies) hoặc In ấn và Văn phòng phẩm (Printing and Stationery).
2.14 In ấn và Văn phòng phẩm (Printing and Stationery)
Bao gồm chi phí các biểu mẫu in sử dụng trong Bộ phận Giặt ủi nội bộ, dù được mua từ bên ngoài hay sản xuất nội bộ.
2.15 Đào tạo (Training)
Bao gồm các chi phí, ngoại trừ tiền lương, có thể được quy trực tiếp cho việc đào tạo nhân viên của Bộ phận Giặt ủi nội bộ.
Ví dụ bao gồm chi phí tài liệu đào tạo, vật tư và phí giảng viên.
Chi phí tiền lương nhân viên phát sinh trong quá trình đào tạo được ghi nhận vào Lương và tiền công (Salaries and Wages).
2.16 Công tác – Ăn uống và giải trí (Travel - Meals and Entertainment)
Bao gồm chi phí được hoàn trả cho thực phẩm và đồ uống phát sinh cho mục đích công tác và giải trí của nhân viên Bộ phận Giặt ủi nội bộ khi đi công tác vì hoạt động của cơ sở.
2.17 Công tác – Khác (Travel - Other)
Bao gồm chi phí đi lại và các chi phí được hoàn trả (ví dụ vé máy bay, thuê xe, tiền phòng khách sạn và thuế, Internet phòng khách, phí đăng ký hội nghị), ngoại trừ thực phẩm, đồ uống và giải trí, của nhân viên Bộ phận Giặt ủi nội bộ khi đi công tác vì hoạt động của cơ sở.
2.18 Chi phí đồng phục (Uniform Costs)
Bao gồm chi phí đồng phục nhân viên sử dụng trong Bộ phận Giặt ủi nội bộ, dù được mua hoặc thuê.
Chi phí sửa chữa cũng được bao gồm trong khoản mục này.
Chi phí giặt đồng phục được ghi nhận vào Giặt đồng phục (Uniform Laundry).
2.19 Giặt đồng phục (Uniform Laundry)
Bao gồm chi phí giặt đồng phục cho nhân viên Bộ phận Giặt ủi nội bộ, dù được thực hiện bởi cơ sở nội bộ của khách sạn hoặc được thuê ngoài cho công ty bên ngoài.
2.20 Tổng chi phí khác (Total Other Expenses)
Tổng chi phí khác được tính bằng cách cộng tất cả các khoản mục được liệt kê trong Chi phí khác.
Tỷ lệ phần trăm của từng khoản mục cũng như Tổng chi phí khác được tính bằng cách chia số tiền của khoản mục cho Tổng Doanh thu hoạt động (Total Operating Revenue) của toàn bộ cơ sở.
3. Tổng chi phí (Total Expenses)
Tổng chi phí được tính bằng cách cộng Tổng Chi phí lao động và các chi phí liên quan với Tổng Chi phí khác.
Tỷ lệ phần trăm của Tổng chi phí được tính bằng cách chia Tổng chi phí cho Tổng Doanh thu hoạt động của toàn bộ cơ sở.
4. Các khoản ghi giảm chi phí (Credits)
4.1 Chi phí giặt của khách và bên ngoài (Cost of Guest and Outside Laundry)
Trường hợp không duy trì bộ phận giặt đồ khách riêng biệt, khoản mục này được ghi có (credited) trên cơ sở hợp lý nhằm phản ánh chi phí xử lý giặt đồ của khách.
4.2 Giặt cho đơn vị nhượng quyền (Concessionaires’ Laundry)
Khi việc giặt được thực hiện theo giá vốn cho các đơn vị nhượng quyền như spa hoặc salon làm đẹp hoặc các khách sạn liên quan khác, khoản tiền thu được phải được ghi có vào tài khoản Ghi giảm chi phí (Credits) để bù trừ chi phí của bộ phận.
Bất cứ khi nào việc giặt được thực hiện cho bên thứ ba với mục đích tạo lợi nhuận, các nguyên tắc ghi nhận doanh thu gộp so với thuần (gross versus net principles) phải được áp dụng.
Nếu báo cáo theo phương pháp gộp (gross), doanh thu và chi phí phải được ghi nhận trong Các bộ phận vận hành khác (Other Operated Departments), đồng thời ghi có vào Bộ phận Giặt ủi nội bộ (House Laundry) cho phần chi phí được phân bổ.
Nếu báo cáo theo phương pháp thuần (net), doanh thu phải được báo cáo trong Thu nhập khác – Phụ biểu 4 (Miscellaneous Income—Schedule 4).
5. Chi phí bộ phận giặt ủi nội bộ (Cost of House Laundry)
Chi phí Bộ phận Giặt ủi nội bộ được tính bằng Tổng chi phí (Total Expenses) trừ đi Các khoản ghi giảm chi phí (Credits).
6. Phân bổ (Allocations)
Chi phí Bộ phận Giặt ủi nội bộ được phân bổ cho các bộ phận trên cơ sở hợp lý phản ánh mức độ sử dụng, ví dụ như chi phí trên mỗi pound đồ vải (cost-per-pound), số lượng món đồ được giặt, v.v.
7. Thu hồi thuần (Net Recovery)
Chi phí Bộ phận Giặt ủi nội bộ trừ đi Tổng phân bổ (Total Allocations) bằng Thu hồi thuần (Net Recovery), và khoản này luôn phải bằng không để phản ánh việc phân bổ đầy đủ chi phí của bộ phận này.