Việc bày bàn cho hội nghị đóng vai trò quan trọng trong việc tạo không gian chuyên nghiệp và thoải mái cho khách tham dự. Quy trình sắp xếp bàn cần được thực hiện cẩn thận, từ việc đặt bộ đồ dùng, gạt tàn, nước uống đến điều chỉnh điều hòa và ánh sáng. Tuân thủ đúng tiêu chuẩn giúp đảm bảo hội nghị diễn ra suôn sẻ và tạo ấn tượng tốt đối với khách mời.
1. Đặt bộ đồ dùng
Đặt mỗi bộ đồ dùng cho một vị trí ghế ngồi (nhân viên phòng tiệc kê bàn ghế).
Tùy thuộc vào cuộc họp và nhà hàng, một bộ đồ dùng có thể bao gồm:
- 1 tập giấy ghi hội nghị.
- Kẹp hồ sơ (bằng bìa hoặc nhựa).
- 1 bút bi hoặc bút chì.
- 1 lót cốc.
- 1 chiếc cốc (dùng rượu vang hoặc cốc trơn không có tay cầm).
- 1 bảng ghi tên khách.
Các đồ trên phải được sắp xếp một cách đối xứng nhau, ly cốc ở trên cùng bên phải, bút chì ở trên tập giấy, bảng tên đặt nằm ngang trên cùng.
2. Đặt gạt tàn và kẹo
Nếu là phòng họp có hút thuốc, hãy đặt gạt tàn như bình thường.
- Mỗi gạt tàn cho 3 người.
- Như thường lệ, nếu là phòng họp không hút thuốc thì không được đặt gạt tàn.
- Nếu có kẹo hoặc các đồ ăn nhẹ khác, hãy đặt chúng ở khoảng trống thông thoáng trên bàn.
3. Đặt nước uống
Đặt nước lạnh hoặc nước đóng chai cho từng khách.
- Bình nước phải có đá và được đặt trên đĩa lót có khăn lót. Thông thường hơn, nước đóng chai phải được làm lạnh và để trong các ô lưới trên bàn, mỗi chai cho 2 khách.
- Việc này phải hoàn tất ngay trước khi cuộc họp bắt đầu (15 - 30 phút).
4. Điều chỉnh lại điều hòa không khí và ánh sáng
Khi đã đặt xong hết các đồ trên, kiểm tra và bật điều hòa không khí (nếu thích hợp) và ánh sáng được điều chỉnh vừa phải.
- Điều hòa không khí chỉ để ở tình trạng hoạt động khi trong phòng có khách, thời gian ngắn trước và sau cuộc họp. Điều chỉnh nhiệt độ thích hợp (18 đến 24 độ C) tùy thuộc vào thời tiết.
- Điều chỉnh ánh sáng tương đương với ánh sáng cần thiết xung quanh.
- Một gian phòng nhỏ có nhiều khách sẽ bị nóng lên rất nhanh khi khách đến.
Kết luận
Bày bàn cho hội nghị không chỉ là việc sắp xếp đồ dùng mà còn bao gồm việc điều chỉnh không gian để tạo sự thoải mái cho khách. Việc tuân thủ quy trình đúng tiêu chuẩn sẽ giúp hội nghị diễn ra suôn sẻ, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự.